English version of this page

Innstillinger for instruments booking

Har instrumentet regler eller restriksjoner ved booking, m? "core admin" sette innstillinger. Man kan sette blant annet restriksjoner p? tid for booking, kansellerings regler, krav om godkjenning av bookinger, osv.

BookitLab er oppgradert den 12. nov 2023 og fikk mange endringer i navigasjon osv. Dette gjelder s?rlig prosjekt/core admin brukere. For mer info, se p? denne filen (kun p? engelsk). Veiledninger skal oppdateres fortl?pende.

G? til instrumentets "Instrument Settings" siden

For ? legge til /redigere innstillingene av ett instrument, m? man g? til "Instrument Settings" siden til instrumentet. Der finner man ulike faner for ? sette regler.

Hvor finnes "Instrument Settings" siden ?

Man kan komme fram til "Instrument Settings" siden p? flere m?ter, men her viser en eksempel.

Klikk de f?lgende:

  1. "ADMIN PANEL", den nederste p? navigasjons meny (p? den venstre siden)
  2. "INSTRUMENTS" p? navigasjons meny
  3. "Instruments List" rett under "INSTRUMENTS"
  4. Instrumentets navn du vil legge til /redigere opplysninger av. Hvis det ikke finnes i lista, bruk filter eller s?k ved s?kefeltet nederst p? siden.

P? "Working Hours" fane

Instrumentet kan kun bookes p? tidene som er satt som sitt arbeidstid. Det vil si at det er umulig ? reservere instrumentet p? tiden som ikke er satt p? arbeidstids tabellen her.

Spesialtilfelle 1: Bruk av "RESTRICT RESERVATION TO TIME SLOTS"

Det ? skru p? "RESTRICT RESERVATION TO TIME SLOTS" betyr at alle reserveringer benytter hele tidsluken ("time slots"). Dette kan benyttes, for eksempel, til ? ha timepris for "Peak time slot type" og fast pris for "Off peak time slot type" som f?lgende.

  • For ? benytte timepris p? "Peak time slot type";
    • lag mange 1-times tidsluker med "Peak" p? "TIME SLOT TYPE".
    • bruk "Reservation (h)" p? "FEE TYPE" feltet p? "Price Sheet" og sette timepris p? "RATE" der.
    • V?r oppmerksom p? at da er reservering mulig kun ved ? starte p? startstidspunkt av en tidsluke og slutte ved endetidspunkt av den tidsluka eller senere. For eksempel, hvis tidsluker er satt som 9:00-10:00, 10:00-11:00, osv., er det mulig ? reservere instrumentet i en time fra 9:00 til 10:00 men ikke fra 9:30 til 10:30.
  • For ? benytte fast pris p? en reservasjon;
    • lag en tidsluke, for eksempel 18:00-8:00, med "Off Peak" p? "TIME SLOT TYPE".
    • bruk "Reservation (fixed)" p? "FEE TYPE" feltet p? "Price Sheet" og sette pris p? "RATE" der.
    • alternativt kan man bruke "Reservation (h)" og sette (fast pris)/timer (i denne tilfellen er det 14) p? "RATE"

Spesialtilfelle 2: Blokkerings tid

Det er mulig ? ha en "blokk" der det ikke g?r an ? reserve tid.

  • Ikke lag "time slots" der "blokken" skal v?re slik at tidsintervallet med "blokk" skraveres gr?tt i kalenderen.
  • Det er ikke mulig ? reservere tidsintervallet som er "blokkert".
  • Det er ikke mulig ? reservere et tidsintervall som inneholder "blokken".

P? "Restrictions" fane

Restriksjoner felles for alle brukere

Her kan man sette restriksjoner som er felles for alle brukere. 

Restriksjoner som kan settes for alle brukere er:

  • Lengde p? en booking (minimum og maksimum)
  • Tid mellom bookinger for brukere
  • Antall timer / dager eller klokkeslett samme dag det m? bookes f?r instrumentet skal brukes

Restriksjoner og tillatelse for enkelte brukere eller brukergrupper

Ved ? skru av "ALLOW UNLIMITED RESERVATION FOR ALL USERS" toggle under "Reservation Quotas", kan man legge til flere innstillinger som skal gjelde enkelte brukergruppe eller individer. 

Det er tre niv?er for booking regler. Fra h?yeste prioritets niv?, er de;

  • For utvalgte brukere (h?yest prioritert),
  • For et bestemt instrument, og
  • For en bestemt core/fasilitet.

Definer et "Permission Level"

Regler for brukere kan defineres som "Permission Level". Dette kalles "permission (tillatelse)" ettersom dette definerer tilstander der instrumentet kan bookes. For tilstander som ikke en innen definerte tilstander i "Permission Level", er det ikke mulig ? booke instrumentet.

"Permission Level" m? defineres i forkant av ? legge til en regel for enkelte brukere eller brukergrupper.

  1. (Hvis du ikke er enn?) G? til "ADMIN PANEL" fra navigasjons meny p? venstre siden.
  2. Klikk "Permission Level" meny under "INSTRUMENTS" p? navigasjons meny.
  3. Trykk p? "+" ikonet for ? lage et nytt "Permission Level".
  4. Der kan man velge mellom de to tillatelses typene:
    • "Reservation Period Limitations": Antall timer per dag / uke / m?ned og antall ?pne bookinger.
    • "Booking Window Limitations": Start / slutt for bookings vindu og maks tid i forkant av fors?ket det er lov ? booke. 

Legg til "Permission Levels" for brukere

  1. G? tilbake til "Restrictions" fane p? instrumentets "INSTRUMENT SETTINGS" side
  2. (Hvis ikke gjort) Skru av "ALLOW UNLIMITED RESERVATION FOR ALL USERS" toggle under "Reservation Quotas"
  3. Trykk p? "+" ikonet ved "User Permission" seksjonen nedenfor p? siden.
  4. Der kan man velge "Permission Level" og n?r ("Time Slot Type") og hvem (ulike niv? av brukergrupper eller individer) dette skal gjelde.

Her kan man ogs? sette "Training Level" dersom relevant. "Training Level" kan opprettes av kun "main admin". Hvis du trenger en ny "Training Level" definert, ta kontakt til bookitlab-hjelp@usit.uio.no.

P? "Cancellation" fane

Regler for avbestilling av bookingen kan defineres her.

"Cancellation Policy"

For ? forhindre kansellering p? den dagen bookingen er satt, kan fristen av kansellering settes som klokkeslett.  

Andre regler

Andre regler kan defineres ved ? fylle inn de f?lgende feltene p? "Add New Record" rad og trykke p? "Insert".

  • "HOURS BEFORE START": Angi antall timer f?r start (av fors?ket) regelen gjelder for.
  • "% OF RESERVATION COST": Angi prosent av kostnad som skal belastes.
  • "ALLOW USERS TO": Velg mellom ulike regler / betingelser;
    • "No changes allowed": ikke noe endring tillates.
    • "Allow to modify": endring tillates men ikke kansellering.
    • "Allow to cancel": kansellering kan tillates.

Ved valg av flere regler er det den som er "sist passert p? tidslinjer" (fram mot start av fors?ket) som gjelder.

P? "Training Sessions" fane

Her kan man sette regler for p?meldinger til trenings?kt p? instrumentet. En ny trenings?kt p? instrumentet kan opprettes herfra. 

Opprette en ny trenings?kt

  1. Klikk p? "View/Add Trainings sessions". Da kommer man til instrumentets "Instrument Specifications" side.
  2. G? ned til "Trainings Sessions" seksjonen og trykk "+" ikonet.
  3. Fyll inn n?dvendige opplysninger om trenings?kt og trykk "Submit" knappen. 
  4. Trenings?kten blir synlig i kalenderen. 

Brukere kan booke seg inn selv til trenings?kten. Det er ogs? mulig at core admin legge til brukere til trenings?kten. 

Felles regler for p?meldinger til trenings?kt

  • For at p?meldinger til trenings?kt m? godkjennes av "core admin", m? man velge "PENDING" for "CREATE TRAINING SIGN UP AS".
  • Dersom det er tidsfrist for ? oppn? minimum antall deltagere, kan det settes p? "DEADLINE FOR REACHING MINIMUM ATTENDANCE (H)". Dette m? gis i form av antall timer (i.e. hvis det er 2 dager i forkant, gis 48 her).

P? "Assisted" fane

Her kan man sette om instrumentet b?r bookes med assistanse, enten om det er valgfri eller obligatorisk avhengig av ulike betingelser. 

N?r bookinger krever godkjenning, enten kun f?rste reservasjon eller alle framtidige reservasjoner ogs?, kan innstillingen settes her ved ? ha assistansen obligatorisk.

Velg om assistansen skal v?re valgfri eller obligatorisk

  • Hvis valgfri, sl? p? kun "TRAINING/APPROVAL POSSIBLE" (eventuell assistanse m? godkjennes).
  • Hvis obligatorisk, sl? p? b?de "TRAINING/APPROVAL POSSIBLE" og "REQUIRE APPROVALS".
    • Assistanse er obligatorisk for f?rste reservasjon.
    • "Core admin" kan velge om assistanse er obligatorisk etter f?rste reservasjon, nemlig admin godkjenner den f?rste og ogs? framtidige reservasjoner.
    • Hvis bruker likevel ber om assistanse etter f?rste reservasjon, m? den godkjennes.
  • Hvis assistansen er tilgjengelig kun for bestemte tidsintervaller (vises i kalenderen), sl? p? b?de "TRAINING/APPROVAL POSSIBLE", "REQUIRE APPROVALS" og "ASSISTED RESERVATIONS ARE ALLOWED ONLY DURING ASSISTED HOURS".
    • Sett n?r assistansen er tilgjengelig under seksjoner nedenfor p? siden.
    • Det kan velges mellom ukentlige satt tid eller bestemt dato og tidspunkt.

Velg om hva godkjenningen av assistert reservasjon gjelder

N?r "core admin" godkjenner p?meldingen til trenings?kt, kan man velge om:

  • Godkjenning gjelder kun den aktuelle reservasjonen.
  • Framtidige reservasjoner ogs? skal godkjennes. I denne tilfellen blir en "User Training" automatisk opprettet.
  • Det skal registreres en ny "User Training". I denne tilfellen blir ikke automatisk godkjenning av framtidige reservasjoner. 

Hvis noen brukere er godkjent for framtidige reservasjoner en gang men dette m? annulleres p? en eller annen grunn, sl? av "Active" toggle den gjeldende "User Training"-en som er opprettet.

"User Training" finnes under "TRAINING" p? navigasjons meny p? venstre siden.

Andre innstillinger

P? "Prerequisite trainings" fane

N?r instrumentet krever at brukere har tatt en trening p? annen instrument eller en trenings program f?r kan dette settes her. 

Det er ogs? mulig ? gj?re instrumentet som et krav til ? booke andre instrumenter, for eksempel det hele leiestedet eller instrumenter av den samme kategorien. Trenings program i seg selv kan ogs? registreres som et instrument. Dette kan gj?res ved ? sette "AVAILABILITY" feltet p? "Resource" fane som "Training programs".

P? "Notification" fane

Her kan man sette opp ulike typer av epostvarseler, for eksempel n?r instrumentet fikk en reservasjon som trenger godkjenning. 

Det er sterkt anbefalt til ? opprette epostvarseler dersom instrumentet krever godkjenning p? reservasjoner.

P? "Access Control" fane

Forel?pig er denne fanen ikke veldig relevant til UiO milj?et. 

"Not Loanable" betyr at instrumentet ikke kan tas ut av lokalen der instrumentet finnes.

P? "Accompanied" fane

Dersom instrumentet m? bookes sammen med en tjeneste, det kan settes her. Selve tjenesten m? opprettes p? forh?nd fra "Accompanied Services" menyen under "INSTRUMENTS" p? navigasjons meny p? "ADMIN PANEL". 

VIKTIG! V?r oppmerksom p? de f?lgende:

  • Prisen satt p? "accompanied service" valgt ved booking skal overskrive prisen satt p? selve instrumentet. 

  • N?r flere "accompanied services" er valgt ved booking, s? kommer summen av prisene til de satt "accompanied services".

  • S? lenge en eller flere "accompanied service" er definert og er aktive i et instrument, s? M? i hvert fall en "accompanied service" velges ved booking.

  • Hvis KUN "core admin" b?r kunne velge hvilken "accompanied service(s)" skulle brukes p? en booking, m? de f?lgende gj?res:

    ""

    1. Opprette flere "accompanied services" herunder en som settes som "Default Accompanied service",
    2. Huke av ?Staff Only? sjekkeboks p? alle de opprettet ?accompanied services? BORTSETT FRA for den som er satt som default, 
    3. Sette en ?accompanied service? p? ?Default Accompanied service? felt. (dette sier du allerede i f?rste kulepunkt)

Det er sterkt anbefalt til ? teste hvordan “accompanied service? fungerer og prisen beregnes ved ulike scenarier p? stage milj?et f?r man setter opp i produksjon milj?. Ved sp?rsm?l, ta kontakt til bookitlab-hjelp@usit.uio.no
 

Publisert 31. aug. 2022 08:51 - Sist endret 10. nov. 2023 12:09
Del p? e-post