Faktura sending fra BookitLab

Du kan ogs? laste ned instruksen med skjermdumper "Sending av faktura" i PDF format. 

Du kan bytte undertekst til norsk ved ? klikke "Subtitles"-knappen og velg "Norwegian".

Hvor finnes menyene relevant til faktura sending? 

1. Klikk p? "BILLING" p? navigasjons meny
2. Der kan du se de tre menyene som kun "core admin" har tilgang til: 
   • Invoice Batches: Fakturaer kan sendes herfra.
   • Billing: Opprettet fakturaer sjekkes her.
   • Billing Preview: Fakturaer opprettes her.

Opprett fakturabunt

1. G? til "Billing Preview" side.
2. Sett alltid de f?lgende filtrene f?r du oppretter en fakturabunt:
   • Dates Period
   • Core (og velg kun en core)
   • Billing Type
3. Ved behov legg til flere typer av filter, og klikk "Apply" knappen.
4. Sjekk bookinger eller bestillinger som vises i tabellen.
   • Disse skal inkluderes ved ? klikke "+ Generate Invoices" knappen over tabellen.
   • V?r oppmerksom p? at etter at faktura er opprettet, de bookingene og bestillingene som er inkludert i fakturaen, l?ses. 
5. Etter at "+ Generate Invoices" knappen ble trukket, blir fakturabunt opprettet. Da f?r du beskjed med lenka til opprettet fakturabunten. 
   • Du f?r opp et vindu som viser "Invoice Default VAT" (VAT: Value Added Tax), men du trenger ikke ? gj?re noe her, fordi Unit4 tar vare p? MVA.

Sjekk og rediger fakturabunt

1. En faktura bunt kan ha en eller flere fakturaer. Disse kan vises ved enten av de f?lgende:
   • Klikk p? lenka p? beskjeden du fikk p? steg 4 av "Opprett fakturabunt".
   • G? til "Invoice Batches" meny, og klikk p? tall i "Invoices" kolonne av den fakturabunten du opprettet.
2. Klikk tallet p? "ID" kolonne.
3. Da f?r du informasjon om alle bookinger og bestillinger som kommer under fakturaen. N?r faktura er opprettet, l?ses bookinger og bestillinger som er under fakturaen og kan ikke endres.
   • Hvis det finnes bookinger eller bestillinger som burde fjernes fra fakturaen, huk rader som vil fjernes og klikk "Delete Invoice Rows" knappen som dukker opp ovenfor tabellen.
   • Hvis den fakturaen b?r fjernes i helheten, da kan det gj?res p? "Billing" side; huk raden av fakturaen og klikk p? "Delete" knappen".
   • Hvis n?dvendig, kan bel?pet som faktureres fortsatt endres ved ? klikke p? tall i "#" kolonne i fakturas side (eller tre prikker i "Action" kolonne p? lengst h?yre og deretter "Edit") p? raden for bookingen / bestillingen. Der kan "Quantity" og/eller "Base Rate" endres.
     • OBS! Booking/bestilling rekord som refereres til i seg selv endres ikke. Hvis brukeren ?pner bookingen/bestillingen, fortsatt kan han/hun se den opprinnelige verdier (f. eks. Hvor mange timer man har reservert, selv om det ble endret p? fakturaen).

Send fakturaer til ?konomisystemet 

1. G? til "Invoice Batches" meny.
2. Huk rader av fakturabunter som skal sendes til ?konomisystemet (Unit4).
3. Klikk "Send to external system" knapp.
   • N?r man velger eksterne fakturabunter, er "Send to UiO billing system" knapp aktivert, mens "Send to external system (External Billing)" knapp deaktiveres.
   • Det er ikke mulig ? sende eksterne og interne fakturabunter samtidig.

Sjekk statusen av fakturaene

Du kan sjekke betalings statusen av fakturaene p? enten av de f?lgende m?tene.

1. Klikk "Invoice Batches" p? navigasjons meny, klikk tallet i "Invoices" kolonne av bunten som du vil vite om.
2. Klikk "Billing" p? navigasjons meny, finn en faktura du vil sjekke. Hvis n?dvendig, bruk filtrerings funksjon.

Du f?r opp en tabell av fakturaer. P? "Status Name" kolonne helt til h?yre i tabellen, kan du se statusen.

• For interne fakturaer:
  • Statusen blir "Paid" n?r bokf?ringen er vellykket i Unit4. N?r det er "Paid" og dersom "Amount" er mer enn 0, vises "Bilagsnummer" i sitt kolonne ogs?.
  • Fakturas detaljerside viser bilagsnr. i Unit4 p? "Referanse" kolonne i tabellen under "Invoice Payments" seksjonen.
• For eksterne fakturaer: 
  • Eksterne fakturaer skal opprettes innen Unit4 automatisk basert p? data sendt fra BookitLab.
  • Fakturaer skal sjekkes og korrigeres ved behov av UiO sentral f?r de sendes til kunder.
  • BookitLab skal hente kun status om opprettelse av fakturaer i Unit4 og ikke om betalings status.
  • S? lenge statusen ikke er ?Rejected?, vises balanse som "0" etter at fakturabunten ble sendt til Unit4.