Flytting av UiOs e-post og kalenderdata til Microsoft 365 (Exchange Online) ble besluttet av universitetsdirekt?ren 7. februar 2024. → Se beslutningsdokumentet som ble sendt til enhetene v/fakultets-, museums- eller fagdirekt?r.
Mange fordeler
– N?r vi tar i bruk Exchange Online, alts? e-postl?sningen som er en del av MS365, f?r vi mye ny funksjonalitet og mange fordeler. E-post og kalender vil i st?rre grad fungere s?ml?st med de andre verkt?yene i MS365, og 欧洲杯在线买球_欧洲杯投注网站推荐@ med andre som bruker samme l?sning blir ogs? lettere, sier IT-direkt?r Gard Thomassen forn?yd.
– I tillegg starter vi p? en satsning der vi legger opp til at UiO i st?rre grad skal ta i bruk den fulle funksjonaliteten i MS365, og bruke chat i Teams til enkle henvendelser i stedet for ? sende e-post, og heller sende lenker til dokumenter enn ? sende dem som vedlegg. Slik kan vi redusere mengden data vi lagrer, og dermed spare penger og redusere klimaavtrykket, fortsetter Thomassen.
En god og n?dvendig endring
UiO har brukt Microsofts e-postl?sning Exchange og MS365 (tidligere Office 365) i mer enn 10 ?r n?. Da Exchange ble tatt i bruk, ble det besluttet at UiO skulle drifte l?sningen hos seg selv p? egne servere. N? er det besluttet at ogs? e-post og kalender skal v?re en del av MS365. – Exchange i MS365 gir oss ogs? en sikrere l?sning med tofaktorautentisering p? all e-post, noe som var ikke var mulig med den gamle l?sningen. I tillegg er det bedre tilgang p? kompetanse om den nyere l?sningen, noe som er sv?rt viktig for driften. E-post i MS365 er ogs? den vanligste l?sningen i sektoren, s? n?r vi ogs? flytter over, blir 欧洲杯在线买球_欧洲杯投注网站推荐@ og felles l?sninger enklere. Dette er en god, men aller mest en n?dvendig endring, forteller IT-direkt?ren. Han avslutter med ? si at der det finnes s?rlige grunner, kan det v?re aktuelt ? la enkeltpersoner ha e-post i en lokalt driftet l?sning. En slik l?sning vil ha lav grad av funksjonalitet ut over ? gi mulighet til ? ta imot og sende e-post.
Hva kommer til ? skje?
Alle studenter og ansatte f?r e-post og kalenderdata flyttet til den nye e-postl?sningen. Alle vil f? varsel i god tid f?r flytting, og tidsplaner og mer informasjon blir tilgjengelig n?r det er klart. IT-avdelingen ?nsker ? ha et komplett bilde av hva vi bytter til, og hvordan vi skal jobbe. Dette arbeides det intenst med for tiden, og resultatene vil bli lagt fram for alle p? UiO n?r det er klart. Frank Paul Silye fra IT-avdelingens seksjon for digital kommunikasjon leder det tekniske arbeidet med flyttingen og forteller:
– Flyttingen vil medf?re flere nye funksjoner, s?rlig n?r de brukes sammen med andre verkt?y fra MS365. En ny og mer Mac-lignende versjon av Outlook blir tilgjengelig for Mac-brukere, og alle kan ogs? bruke Outlook Mobile p? telefoner og nettbrett, noe vi ikke har kunnet anbefale tidligere. Vi kommer tilbake med informasjon rundt hvilke andre programmer som vil fungere p? hvilke plattformer og til hvilket bruk.
Ingen r?de data
.jpg)
IT-jurist Isak Falch Alsos har ogs? v?rt involvert i det forberedende arbeidet med overgangen. Han har blant annet v?rt involvert i vurderinger av hvordan vi skal h?ndtere informasjon med beskyttelsesbehov, s?kalte "r?de data", i den nye l?sningen. Dette kan v?re data som inneholder s?rlige kategorier personopplysninger eller annen sensitiv informasjon som gj?r at de m? beskyttes ekstra. Se UiOs klassifiseringsguide for ? l?re om de forskjellige dataklassene. Det har ogs? tidligere v?rt restriksjoner for ? sende slik informasjon med e-post, men n? er det stopp.
– R?de data kan ikke sendes eller lagres i e-post uten at vi kan s?rge for tilstrekkelig informasjonssikkerhet, sl?r Alsos fast. – Vanlig ukryptert e-post er i utgangspunktet en ?pen kommunikasjonsform som ikke vil tilfredsstille krav til informasjonssikkerhet for sensitiv informasjon. Det er lett at beskyttelsesverdig informasjon sendes feil eller havner p? avveie. Vi m? fjerne eventuelle r?de data vi allerede har i e-postboksene v?re f?r de flyttes til ny l?sning, og vi m? endre arbeidsflyter og tilpasse oss nye retningslinjer for hvordan man jobber med r?de data.
Retningslinjene kommer s? snart IT-avdelingen kan presentere en enkel, helhetlig og fungerende l?sning.
Alle m? rydde!
IT-avdelingen jobber n? med ? utvikle informasjonsmateriell der det blir tips om god og riktig rydding. For det er ikke bare "r?de data" som m? fjernes fra e-postkassene. Det er et uttalt m?l for overgangen at vi ogs? skal drive "dataminimering". Dette inneb?rer ? begrense mengden opplysninger som lagres til det som er n?dvendig. Unyttig e-post m? slettes, og informasjon som skal tas vare p? m? lagres riktig og sammen med aktiviteten den gjelder, eller arkiveres hvis det er arkivverdig. – Vi kan ikke ta vare p? enorme mengder un?dvendig informasjon! Her er det bare ? slette i vei. Nyttig informasjon skal ikke bare bli liggende i innboksen heller, for hvis er den nyttig, skal den ogs? v?re tilgjengelig. Og arkivverdig informasjon skal i arkivet, sier IT-jurist Alsos.
Kortversjonen
IT-direkt?r Thomassen oppsummerer de viktigste punktene: – Ja, n? f?r alle p? UiO en bedre og sikrere e-postl?sning med en rekke nye funksjoner. Den dagen e-posten din blir flyttet m? du gj?re et par ekstra par klikk, men s? er du i gang. Det kommer ogs? veiledninger og oppl?ring for de som ?nsker det, ikke minst for de h?ndterer r?de data og ?nsker et alternativ til ? sende r?de data internt i UiO-epost. Det er uansett sv?rt viktig at alle rydder i e-posten sin, og planlegger hvordan de skal jobbe bedre digitalt framover. Her vil vi komme med tydelige anbefalinger og veiledninger. For ikke bare er det en sikkerhetsrisiko ? ha all verdens informasjon liggende i e-posten, det er ogs? dyrt ? lagre det, og det har innvirkning p? UiOs klimaavtrykk. Ta en skikkelig v?ropprydding og v?r klar!
Endringslogg:
14. mars 2024: Lenke til universitetsdirekt?rens beslutning er lagt inn
12. februar 2024: Setning lagt til i 2. avsnitt: "Han avslutter med ? si at der det finnes s?rlige grunner, kan det v?re aktuelt ? la enkeltpersoner ha e-post i en lokalt driftet l?sning. En slik l?sning vil ha lav grad av funksjonalitet ut over ? gi mulighet til ? ta imot og sende e-post."