Kva skjer og kvifor?
Med "oppdragstakar" meiner vi alle som i DF?-SAP er registert p? medarbeidergruppe 8, undergruppe 50 - s?kalla 8/50. Tidlegare blei desse kalla "bilagsl?nna" (men begrepet har blitt brukt ulikt hos IT og HR). DF? definerer desse som "Eksterne m/utbetaling", og er alle som f?r ei utbetaling, til d?mes honorar, utan ? vere ansatt. I ToA er dette personar med oppdragskontrakt (og ikkje time- eller m?nadskontrakt). UiO har 17 000 slike personar, og ca 5000 av dei har brukarkonto.
I dag er ordninga at alle oppdragstakarar har blitt importert til Cerebrum, s? lokal enhet kan enkelt opprette brukarkonto og gje dei IT-tilgang. Dette har gjort at dei treng berre registrere seg ein gang, i ToA. Enhetane f?r ogs? mindre administrasjon.
Ulempene med dagens ordning er fleire. Vi f?r ut begrensa med data om desse personane fr? DF?-SAP, dei f?r ein sluttdato to ?r etter siste utbetaling, mange av dei skulle i utgangspunktet ikkje hatt IT-tilgang ved UiO, og dei behandlast i fleire tilfeller som ansatte - blant anna i automatiske ansatt-grupper. Vi har rett og slett manglande kontroll p? desse.
Vi flytter difor registreringa av desse: Alle oppdragstakarar (bilagsl?nna) som ogs? treng IT-tilgang p? UiO m? fr? 29.09.2023 registrerast i Gjestetjenesten.
Kva skjer framover?
- 29. september 2023: Aktive oppdragstakarar med IT-tilgang begynner ? bli kopiert over til Gjestetjenesten. Alle f?r gjestetypen "Ekstern partner". Vi kopierer berre dei som ikkje allereie er registrert som aktive i Gjestetjenesten og/eller FS.
- 26. oktober 2023: Alle oppdragstakarar er ferdig kopiert over til Gjestetjenesten. Etter dette slutter Cerebrum ? sj? p? 8/50-personar fr? DF?-SAP, men berre fr? Gjestetjenesten.
- 6. desember 2023: Dette er sluttdatoen vi set p? alle som migrerast. Lokale enheter m? f?r dette sj? over og forlenge tilknyttinga til dei gjestane som treng ? behalde sin IT-tilgang.
Kven blir migrerte?
Av dei med aktiv oppdragskontrakt er det ca 5000 som har ein aktiv brukarkonto. Personar med time- eller m?nadskontrakt blir ikkje p?virka.
Personane kan vidare delast i to grupper:
- 3700 personar er ogs? student eller allereie registrert som gjest. Desse vil ikkje bli migrert over til Gjestetjenesten. Dei vil behalde sin generelle IT-tilgang sidan dei er aktiv p? andre vis, men vil miste sin tilknytting til enheten dei har bilagsregistreringa si p?. Lokale enheter m? sj?lv registrere eventuelle nye tilknyttingar for desse i Gjestetjenesten.
- 1256 personar har ingen andre tilknyttingar til UiO. Desse vil bli kopiert over til Gjestetjenesten, og vil difor behalde sin generelle IT-tilgang fram til desember. Lokale enheter m? sj?lv fjerne eventuelle gjesteregistreringar p? sine enheter som er feil, i Gjestetjenesten. Migrasjonen bruker same enhet som oppdragskontrakta er registrert p? i DF?-SAP.
Ein oversikt over alle aktive oppdragstakarar og kven som migrerast og ikkje finn du p?: Bilagslonna 2023-09-16 [XLSX] (lesebegrensa til alle leiarar). Grunnlaget endrer seg fortl?pande, s? det vil kome endringar i den endelege migrasjonen.
For dei som bruker bofh er dette alle personar som har tilknyttinga "ANSATT/bilag" p? person.
Totalt sett har UiO ca 17 000 personar med aktiv oppdragskontrakt, men dei fleste har ikkje aktiv brukarkonto. Vi ignorerer alle utan aktiv brukarkonto fr? migrasjonen, sidan desse ikkje treng IT-tilgang.
Kva m? eg gjere som lokal enhet?
Vi ber dykk som er ansvarlege for oppdragstakarar sine IT-tilgangar ute p? enhetane om:
- Oppdatere eigne rutiner, s? nye oppdragstakarar som treng IT-tilgang ogs? blir registrert i Gjestetjenesten.
- Etter 26. oktober, men f?r 6. desember: Logg p? Gjestetjenesten og sj? over at alle dine oppdragstakarar er riktig registrert der, og forleng tilgangen til dei som skal behalde tilgangen sin. Om nokon mangler kan du registrere dei sj?lv i Gjestetjenesten. Om du ser nokon som ikkje skulle vore registrert p? din enhet kan du sj?lv avslutte gjesteregistreringa deira.
I samanheng med dette kjem vi i oktober til ? opprette gjestetypen "Sensor", som du st?r fritt til ? bruke. Sj? sida Gjestetyper i Gjestetjenesten for meir detaljar.
Kva er konsekvensene?
Oppdragstakarar som ikkje vert registrert i Gjestetjenesten vil ikkje lenger kunne f? IT-tilgang til UiO berre utfr? registreringa i DF?-SAP. Lokal enhet m? endre sine rutiner.
Migrasjonen av oppdragstakarar fr? DF?-SAP til Gjestetjenesten vil gje nokre konsekvenser:
- Oppdragstakaren vil bli registrert i Gjestetjenesten med gjestetilknytting "Ekstern partner" p? same enhet som oppdragsavtala er p?. I bofh g?r dei fr? ? ha tilknyttinga "ANSATT/bilag@enhet" til "TILKNYTTET/ekst_partner@enhet".
- Oppdragstakaren vil bli meldt ut av dei automatiske gruppene "ansatt-STEDKODE", "ansatt-bilag-STEDKODE", samt tilsvarande meta-ansatt-grupper. Desse gruppene brukast ulikt av enheter, til d?mes for e-postlister og tilgangar i Vortex, s? her er konsekvensane ulike per enhet.
- Oppdragstakaren vil bli meldt inn i dei automatiske gruppene "tilknyttet-STEDKODE", samt tilsvarande meta-tilknyttet-grupper.
- Oppdragstakaren vil miste nokre tilgangar, til d?mes:
- Tilgang til ? hente ut tr?dlauskonto i Brukerinfo.
- Enkelte tilgangar i bofh.
Andre sp?rsm?l
Sp?rsm?l: P?virker dette utbetalingar?
Svar: Nei, rutinene for ? registrere utbetalingar er uendra. Denne endringa er eit tillegg, og gjeld berre dei oppdragstakarane som ogs? treng IT-tilgang hos UiO. Bilagsl?nnsregistreringar m? gjerast som f?r.
Sp?rsm?l: Kva om eg finn ein person som ikkje skulle hatt tilgang til min enhet?
Svar: D? kan dei som har vertstilgang til din enhet avslutte gjesteregistreringar i Gjestetjenesten. I utgangspunktet har alle leiarar vertstilgang til sin enhet, men kan delegere dette - sj? sida Delegering av vertstilgang.
Sp?rsm?l: Kva om eg gl?ymde ? forlenge tilgangen til ein person, og 6. desember er passert?
Svar: Du kan framleis g? til Gjestetjenesten og forlenge gjesteregistreringa, sj?lv om f?rre sluttdato er passert. Personen vil f? tilbake sine IT-tilgangar n?r du har gjort dette.
Sp?rsm?l: P?virker dette timel?nna, m?nadsl?nna eller andre grupperingar?
Svar: Nei, timel?nna er registrert i medarbeidergruppe 4. Denne endringa p?virker berre dei som er registrert i MG 8, MUG 50.
Time- og m?nadsl?nna kan registrerast som f?r, og f?r dei same IT-tilgangane som f?r, og treng ikkje ? registrerast som gjest.
Sp?rsm?l: P?virker dette den manuelle registreringa av sensorar i Inspera?
Svar: Nei, rutina for ? registrere sensorar manuelt i Inspera blir ikkje p?virka av denne endringa. Endringar i den rutina kan eventuelt komme seinare.
Vi oppretter ein ny gjestetype "Sensor", som enhetar kan bruke for ? gje sensorar UiO-brukar og fleire IT-tilgangar. Dersom ein sensor berre treng tilgang i Inspera, treng dei ikkje ? registrerast i Gjestetjenesten. D? treng du berre invitere sensoren inn i Inspera, som f?r. Denne rutina kan bli endra seinare eventuelt.
Sp?rsm?l: Kvifor har vi brukt ordet "bilagsl?nna" i dette dokumentet tidlegare, n?r dette gjeld oppdragstakarar?
Svar: ?rsaka er rett og slett ei misforst?ing. I Cerebrum har vi feilaktig brukt begrepet "Bilagsl?nna" for 8/50-personar, og ikkje forst?tt at ogs? dei p? time- og m?nadskontrakt inng?r i kategorien bilagsl?nna. Vi har oppdatert dette dokumentet og spissa det meir ned mot oppdragstakarar, som vi no har forst?tt er eit meir korrekt ord for 8/50-personar.
Sp?rsm?l: Hva menes med "IT-tilgang"?
Svar: IT-tilgang vil si at man f?r tildelt en UiO-brukerkonto. De som registreres i Gjestetjenesten, f?r automatisk opprettet en brukerkonto. Denne gir mye av det samme som brukerkontoene til studenter og ansatte: mulighet til ? logge inn via Feide i ymse tjenester, tilgang til UiOs nettsider (inkl. tilgangsbegrensede dokumenter de har blitt tildelt rettigheter til), en e-postadresse, tilgang til Microsoft Teams, o.l.