Protokoll fra m?te i universitetsstyret

Dagorden ble godkjent. Det ble meldt ¨¦n ny sak under O-sak 5 Eventuelt.

Protokoll vedtatt p? sirkulasjon.

U. off ¡ì13, fvl. ¡ì13

Universitetsstyret sluttet seg til universitetsdirekt?rens vedtaksforslag.

For?vrig vises det til B-protokoll som er unntatt offentlighet.

U.off. ¡ì13, fvl. ¡ì13

Sak utsatt.

Universitetsstyret godkjenner det framlagte forslaget til kunngj?ringstekst for universitetsdirekt?rstillingen med de endringer som fremkom i m?tet.

Universitetsdirekt?ren samt ass. universitetsdirekt?r forlot m?tet under behandlingen av saken.

Roller og ansvar:

1. Organiseringen av universitetets administrative tjenester skal f?lge en desentral modell som inneb?rer ?kt ansvar og myndighet p? lokalt niv? (n?rhetsmodell) som styrker prim?rvirksomheten. Det forutsettes etablert mekanismer som hindrer vekst i administrative ?rsverk totalt sett. IHR-m?let om ? oppn? en gevinst p? 10 ¨C 30 % m?lt i kroner og/eller kvalitet st?r fast.
2. I de tilfeller der det kan p?vises stordriftsfordeler med gode effektiviseringsgevinster, eller der oppgavene krever s?rlig kompetanse, skal det velges sentraliserte og/eller standardiserte l?sninger.
3. Universitetsdirekt?ren videref?rer arbeidet med ? detaljere organiseringen av UiOs administrative portef?lje. I denne sammenheng arbeides det videre med ny organisering av SA 5 (FA, KA, OPA, STA og ?PA) og Teknisk avdeling. Som et ledd i dette arbeidet skal det gjennomf?res en konsekvens- og risikoanalyse. Forslag til organisering av disse enhetene fremlegges til behandling i Universitetsstyret 05.02.13. Som en del av dette arbeidet skal det vurderes ? etablere en egen enhet for tjenesteleveranser:
   a) Tjenesteleveranser som l?nn, regnskap og arkiv skal vurderes skilt ut i en egen fellestjeneste underlagt universitetsdirekt?ren. I vurderingsgrunnlaget inng?r forslag til avtaler om tjenesteleveranser mellom den nye enheten som leverand?r og fakulteter/museer/UB og fagavdelinger som tjenestemottakere. Tilsvarende avtaler kan etableres ogs? mellom USIT/TA og fakulteter/museer/UB og fagavdelinger.
   b) I det videre arbeidet med organisering av de administrative tjenestene skal det vurderes om ogs? andre oppgaver b?r legges inn under fellestjenesten eller overf?res til fakultetene.
4. Universitetsdirekt?ren legger frem en plan for ? styrke UiOs strategiske kraft nasjonalt og internasjonalt. Et f?rste forslag fremlegges for behandling i Universitetsstyret den 5. februar 2013
5. Universitetsdirekt?ren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i gjennomf?ringsarbeidet. Det lages en tids- og kommunikasjonsplan for dette arbeidet.

IT-systemer:

1. Organisering og standardisering av UiOs IT-virksomhet skal f?lge innstillingen fra plangruppen for administrative IT-tjenester. F?lgende omr?der m? imidlertid utredes n?rmere:
   -Felles brukerst?ttesenter
   -Normkravene til lokale IT-ledere og -tilsatte
   -Forholdet mellom USIT som tjenesteleverand?r og USIT som premissgiver
2. For ? sikre god kommunikasjon mellom lokal-IT og USIT m? alle fakulteter etablere en organisering av sin IT-virksomhet som sikrer ett formalisert kontaktpunkt inn mot USIT. Personen som ivaretar bindeleddet mellom fakultet og USIT m? v?re oppdatert p? fakultetets strategi og satsinger.
3. Universitetsdirekt?ren skal i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med ledelsen ved fakulteter og institutter etablere en modell for prioritering og styring av IT-utviklingstiltak som ikke faller inn under kategorien administrativ IT
4. Universitetsdirekt?ren skal i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med ledelsen ved fakulteter og institutter utarbeide forslag til:
   -Strategi for universitetets IT-virksomhet
   -Arkitektur og integrasjonsrammeverk
   -Tjenestekatalog
   Det lages en fremdriftsplan for dette.
5. Universitetsdirekt?ren skal i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med ledelsen ved fakulteter og institutter fremme forslag til Universitetsstyret om hvordan st?tte til IT i undervisning og forskning skal organiseres ved UiO.
6. Universitetsdirekt?ren gjennomf?rer tiltak for ? bedre kommunikasjonen og legge til rette for bedre samhandling mellom USIT og den ?vrige organisasjonen.
7. Universitetsdirekt?ren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i implementeringsarbeidet. Det utarbeides en tidsplan for dette arbeidet.

Bilagsl?nn:

1. Det gjennomf?res standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foresl?tt i rapporten ?Forslag til standardiseringstiltak og systemst?tte for ? oppn? kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagsl?nn?.
   Dette inneb?rer:
   -standardisere de overordnede arbeidsprosessene
   -utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor omr?det
   -innf?ring av delegert ansvar for saksbehandlere for bilagsl?nn, herunder etablering av faglige nettverk
   -utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastl?nn til ogs? ? omfatte bilagsl?nn
   -utrede konsekvensene av ? gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagsl?nn
   -gjennomf?re kompetansehevende tiltak
2. Det innf?res systemst?tte for ? oppn?:
   -at grunndata behandles bare en gang
   -tilretteleggelse for elektronisk saksflyt
   -enklere tildeling og oppf?lging av BDM
3. Som et ledd i oppf?lgingen av styrevedtaket skal effektene av tiltakene beregnes. Effektene m?les i kroner og kvalitet
4. Universitetsdirekt?ren gjennomf?rer vedtakene og rapporterer til universitetsstyret om fremdriften.

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@:

1. Organiseringen av arbeidet skal som hovedprinsipp f?lge n?rhetsmodellen.
2. Arbeidsoppgaver som gir stordriftsfordeler skal samles ett sted som leverer tjenester til alle enheter.
3. Oppgaver som krever s?rlig kompetanse koordineres sentralt.
4. Det etableres et veikart for samlet koordinering og organisering av de tre feltene i tr?d med de reviderte forslagene, herunder standardisering.
5. Det igangsettes en pilot for masteropptaket med minst ett deltakerfakultet. Det er en forutsetning at piloten gjennomf?res med en felles s?knadsfrist for deltakende fakultet(er). Rektor gis fullmakt til ? foreta de n?dvendige regelendringer for ? gjennomf?re en slik pilot. Det forutsettes en evaluering av piloten f?r utrulling.
6. Universitetsdirekt?ren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i gjennomf?ringsarbeidet. Det utarbeides en tids- og kommunikasjonsplan for dette arbeidet.

Saksdokumenter:

1. Styret tar Finansregnskapet pr. 31. august 2012 for Universitetet i Oslo inkludert T?yenfondet og Observatoriefondet til etterretning.
2. Styret tar virksomhetsrapporten 2. tertial 2012 til etterretning.

Saksdokumenter:

Universitetsstyret anbefaler at Kulturhistorisk museum utvikles p? Tullinl?kka, med arealer under Tullinl?kka, og rehabilitering av Historisk museum.

Styret opprettholder anbefalingen om utvikling av et vikingtidsmuseum p? Bygd?y i samsvar med anbefalingen i styrem?tet 19.6.2012.

Saksdokumenter:

Rektorvalg: april 2013
Forslagsfrist: 15. februar kl. 1200
Godkjenning av kandidater: valgstyrem?te mandag 18. februar
Valgstart: torsdag 4. april kl. 1200
Valgslutt: torsdag 18. april kl. 1200

Styrevalg (unntatt studentrepresentanter): mai 2013
Forslagsfrist: mandag 29. april
Godkjenning av kandidater: valgstyrem?te 30. april
Valgstart: tirsdag 13. mai kl. 1200
Valgslutt: torsdag 30. mai kl. 1200

Det er et ?nske at valg p? studenter og midlertidig tilsatte foretas parallelt.

Saksdokumenter:

Universitetsstyret oppnevner f?lgende medlemmer til det sentrale valgstyret for perioden 1. august 2013 til 31. juli 2017:

Harald Baldersheim, professor, Institutt for statsvitenskap (leder)
Anne Ma Eide, fakultetsdirekt?r, Det humanistiske fakultet
K?re-Olav Stensl?kken, postdoktor, Det medisinske fakultet
Johan Tunestam, student (vara: Stian L?gstad)

Rektor fratr?dte under behandlingen av saken og prorektor ledet m?tet.

Saksdokumenter:

Rektor orienterte.

Saksdokumenter:

Universitetsdirekt?r og ?konomidirekt?r orienterte.

Rektor orienterte.

Saksdokumenter:

Saksdokumenter:

Liv-Elisif Queseth Kalland orienterte om bakgrunnen for oppslaget i Uniforum vedr Forum for midlertidige vitenskapelige ansatte ved UiO(UiODoc).