Katalogtjenesten ved UiO
Ansatte ved UiO oppf?res automatisk i universitetets elektroniske katalog, som er prim?rkilden for kontaktinformasjon om institusjonens personale.
Katalogtjenesten inneholder informasjon om ansattes navn, stillingstittel, enhet/adresse, brukeridentifikasjon overfor datamaskiner, telefon- og telefaksnummer og e-postadresse. Opplysningene hentes fra universitetets brukeradministrative system (Cerebrum), med UiOs l?nnssystem som kilde.
Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for registrering av opplysningene er hjemlet i personopplysningsloven. Lovens § 8 pkt. f) ?pner for registrering uten individuelt samtykke, s?fremt registreringen er n?dvendig for:
at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrerte personen ikke overstiger denne interessen.
Det kan likevel forekomme tilfeller hvor en ansatt ?nsker ? reservere seg mot deltakelse i katalogtjenesten. Personopplysningsloven § 28, tredje ledd forutsetter i denne sammenheng at:
Den registrerte kan kreve at opplysninger som er sterkt belastende for han eller henne skal sperres eller slettes dersom dette:
- ikke strider mot annen lov, og
- er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av bl. a. andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte, kulturhistoriske hensyn og de ressurser gjennomføringen av kravet fortsetter.
Reservasjonsrett
- Med henvisning til behov for ? kunne tilby UiOs brukere kontaktinformasjon, legger universitetsdirekt?ren til grunn at de ansatte som hovedregel skal v?re registrert i katalogen. Individuelle unntak forutsetter at det kan dokumenteres en berettiget grunn.
- Ved ?nske fra ansatte om reservasjon m? arbeidsgiver foreta en skj?nnsmessig avveining mellom hensynet til henholdsvis virksomhetens og den ansattes interesser.
- Ansatte som mener de har berettiget grunn til ? reservere seg mot deltakelse i katalogtjenesten m? i f?rste omgang ta dette opp med n?rmeste overordnede. Eventuelle krav om sletting av opplysninger fra den elektroniske katalogen sendes deretter til Avdeling for personalst?tte for avgj?relse. Uttalelse fra den ansattes leder skal v?re vedlagt.
- Dersom kravet im?tekommes, vil samtlige opplysninger om vedkommende ansatt bli fjernet fra den elektroniske katalogen. Det er ikke anledning til ? slette enkeltfelt i katalogen.
- Ved eventuelle avslag fra UiO p? krav om sletting, kan den ansatte kontakte enten personverneombudet ved UiO (e-post) eller Datatilsynet (datatilsynet.no), dersom vedkommende vil hevde at avgj?relsen er i strid med personopplysningsloven.