Interne retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Universitetet i Oslo

1. Avgrensninger og definisjoner

Retningslinjene er gitt av Universitetsdirekt?r p? fullmakt av Universitetsstyret med virkning fra 1.januar 2016 og erstatter retningslinjene av 1. januar 2009. Retningslinjene tar utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteter og h?yskolers forpliktende Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13) (regjeringen.no) og tilh?rende veileder.

Ord og uttrykk i UiOs interne retningslinjer brukes slik de er definert i KDs reglement(F-07-13). For ?vrig vises det til omtale av sentrale begreper i den l?pende teksten og UiOs begrepsliste for prosjekt?konomistyring.

1.1 Reglementets virkeomr?de

Prosjekter som omfattes av bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet under punkt 1.2, skal forvaltes etter disse retningslinjene.

KDs reglement gjelder Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ om faglig aktivitet med andre institusjoner og virksomheter. Universitetet i Oslo (UiO) legger til grunn at aktiviteten skal v?re av faglig interesse og styrke evnen til ? utf?re prim?roppgavene, ref. punkt 1.1.a i rundskriv F-07-13. [1] 

1.2 Hovedregel

Alle aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder, skal:

• v?re av faglig interesse
• som hovedregel organiseres internt ved universitetet
• dokumenteres skriftlig
• prosjektstyres
• totalbudsjetteres og -regnskapsf?res slik at alle relevante kostnader og inntekter framkommer

2. Kategorisering av prosjekter

Viktige oppgaver i forbindelse med avtaleinng?else og prosjektoppretting er klassifisering av prosjektet, som et bidrags- eller oppdragsprosjekt.

Bidragsprosjekter utgj?r hovedtyngden av prosjekter ved Universitetet i Oslo. Retningslinjene er derfor skrevet med utgangspunkt i bidragsprosjekter, men slik at s?rlige tilleggs- og/eller unntaksbestemmelser som gjelder oppdrag markeres spesielt. Det samme gjelder eventuelle spesielle hensyn som m? tas pga. prosjektenes innhold (forskning, utdanning, mv.).

2.1 Bidragsprosjekter

Med bidragsfinansiert aktivitet forst?s prosjekter hvor institusjonen f?r st?tte fra eksterne finansieringskilder, uten at det foreligger krav om motytelse i inng?tt avtale.

Bidragsprosjekter er bidrag eller gave fra en bidragsyter som helt[4] eller delvis finansierer aktivitet ved UiO. Bidragsfinansiert aktivitet skjer p? bakgrunn av innvilget s?knad eller Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ hvor partene finansierer felles forsknings- eller undervisningsaktivitet.

Ved bidragsfinansiert aktivitet skal det forhandles med kontraktspartene om fordeling av eierskap til forskningsresultater. Ved felles undervisningsprosjekter skal Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@savtalen omfatte opphavsrett til undervisningsmateriell.

2.2 Oppdragsprosjekter

Med oppdragsfinansiert aktivitet forst?s prosjekter institusjonen utf?rer mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) n?r det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen n?r avtale/kontrakt inng?s.

Motytelse i oppdragsfinansiert aktivitet er typisk forskningsresultater eller et undervisningsopplegg. Oppdragsgiver vil som hovedregel ha eierskapet til forskningsresultatene, men UiO skal under enhver omstendighet ha anledning til ? anvende resultatene til videre forskning og utdanning.

Ved oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget f?rer med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette. I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste p? oppdraget, jf. E?S- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig st?tte. Dette betyr at institusjonen ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader som prosjektet m?tte medf?re. Oppdrag kan ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut i fra en vurdering av prosjektets faglige interesse.

2.3 Gaver

Midler som tilflyter institusjonen i den hensikt ? styrke den ?konomisk klassifiseres som gave. Det m? ikke v?re slike bindinger p? gaven slik at den kan anses som betaling for en ytelse til giveren.

Det er ikke uvanlig at midler som gis som gave til en institusjon fra giverens side er ment ? tilgodese et eller flere bestemte form?l, og det kan i enkelte tilfeller v?re vanskelig ? avgj?re om man st?r overfor en gave eller et bidrag.  Gaver skal h?ndteres i henhold til UiOs retningslinjer som gavemottaker. Gaver under 30 000 resultatf?res p? basis ved mottak.

2.4 Andre salgsinntekter/inntekter

Aktivitet som etter art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som oppdragsfinansiert virksomhet kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg. Disse omfattes ikke av reglementet men er omtalt i veilederen. Merk at egenbetaling fra studenter skal kategoriseres som salgsinntekter og totalbudsjetteres p? samme m?te som oppdragsprosjekter. Hva universitetet kan ta betalt for av studenter reguleres gjennom Forskrift om egenbetaling ved universiteter og h?yskoler (lovdata.no).

Tildelinger under 30 000 kr kan f?res som inntekt p? basis forutsatt at finansi?ren ikke krever rapportering av midlene. De vanligste vil v?re salg av forsknings- og undervisningstjenester.

For mer informasjon om typer av prosjekter refereres til eksempelliste (regjeringen.no) knyttet til veileder til regelverket.

3. Merverdiavgift

Merverdiavgiftsloven gjelder fullt ut og uavhengig av BOA-reglementet. S? selv om det i praksis ofte vil v?re harmoni mellom det BOA-reglementet betegner som motytelse og omsetningsbegrepet i mva-loven er det ikke mulig ? begrunne vurderinger i den ene med den andre. Se tabell under.

Bestemmelsene i BOA-reglementet gj?res i praksis ¨¦n gang i forbindelse med kategorisering. Merverdiavgiftsloven m? derimot vurderes hver gang det skal utfaktureres p? prosjektet.

For oppdragsprosjekter hvor omsetningsvilk?ret i mva-loven er oppfylt vil de ordin?re unntakene og fritakene for plikt til ? beregne p?slag av MVA gjelde.

Rutiner og kontaktpunkt for h?ndtering og sp?rsm?l knyttet til merverdiavgift for eksternt finansierte prosjekter finnes p? UiO sine nettsider for ansatte.

Definisjon av motytelse

Med motytelse menes at risiko og kontroll over en eiendel overf?res fra institusjonen til motparten(e) i avtaleforholdet, med andre ord at det foreligger en transaksjon mellom partene i avtaleforholdet. Med risiko menes i denne sammenhengen eiendelens gevinst- eller tapspotensial, og med kontroll menes beslutningsmyndighet og r?derett over eiendelen, jf. definisjonen av transaksjon i SRS 9.

4. Roller og ansvar

Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for at bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet drives i samsvar med gjeldende regler, rammeverk og vedtatte strategier, og for at aktiviteten st?tter opp under prim?roppgavene.

I planlegging og gjennomf?ring av prosjekter f?lges prinsippet om delegert ressursforvaltning ved Universitetet i Oslo, som inneb?rer at ansvaret er lagt til fakultets- og instituttniv? (eller tilsvarende). Gjennomf?ring av eksternt finansierte aktiviteter er et lederansvar (prosjekteier), og den enkelte prosjektleder har ingen fullmakter til ? inng? bindende avtaler. F?lgende enheter og personer har ansvaret for gjennomf?ringen av retningslinjene:

• Prosjekteier: UiO ved leder (instituttleder eller tilsvarende med budsjettdisponeringsmyndighet) for den enheten som har godkjent s?knaden for prosjektet [2]
• Prosjektleder: Den person som er faglig leder for prosjektet og for ? gjennomf?re prosjektet innen rammene avtalt med finansi?r og prosjekteier.

4.1 Overordnet ansvar

Universitetets sentrale administrasjon (LOS) har det overordnede ansvaret for det til enhver tid gjeldende reglementet og for utvikling av verkt?y som standardkontrakter, budsjetteringsmaler og regnskapsrapporter. LOS kan ogs? ved behov gi st?tte til lokal administrasjon.

4.2 Dokumentasjon av rutiner

LOS ved avdeling for Administrativ st?tte har tilrettelagt for overordnede rutinebeskrivelser innen operativ ?konomistyring av eksternt finansierte prosjekter, i henhold til UiOs minimumsstandard for prosjekt?konomistyring. I tillegg ytes det bistand og r?dgivning til enhetene p? kontrakter, s?knads- og driftsh?ndtering av EU-prosjekter samt koordinering og tilrettelegging i tilknytning til st?rre satsninger (f.eks. SFF og SFI).

I prosjekter finansiert av Norges forskningsr?d og EU skal deres standardavtaler benyttes. I tillegg er det utarbeidet et sett av standard kontraktsmaler som kan benyttes. Juristene sentralt kan yte juridisk bistand ved ytterligere avklaringer og skal involveres dersom det er aktuelt ? gj?re endringer i standardavtalene. Juristene i Avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon, Seksjon for forskningforvaltning, kan i slike tilfeller kontaktes p? juridiskbistand@admin.uio.no. Alle vedlegg til avtale skal foreligge i endelig form f?r avtale signeres. Avtale skal undertegnes av prosjekteier ved ansvarlig enhet, og arkiveres lokalt.

Fakultetsledelsen er ansvarlig for ? etablere tilfredsstillende lokale oppf?lgingsrutiner for de eksternt finansierte prosjektene.  Lokale rutiner dokumenteres skriftlig og m? v?re i henhold til UiO praksis og rutiner for prosjekt?konomistyring. Rutinene skal gi n?dvendig oversikt til ? rapportere faglig framdrift, ?konomisk status, og ev. andre relevante parametere for oppf?lging ved fakultetet.

Vedlegg: Ansvarsmatrise

Fotnoter

[1] Vi viser ellers til Statens regnskapsstandarder (s?rlig SRS 9 og 10) for behandling av inntekter, herunder inntekter som ikke kan/skal klassifiseres som prosjekter i disse retningslinjenes forstand.

[2] For prosjekter som ber?rer flere institutter ved et fakultet, vil prosjekteierrollen kunne v?re p? fakultetsniv? eller tilknyttet et spesifikt institutt (eks. SFF og SFI).