1. Innledning
Form?let med reglementet er ? verne om universitetets omd?mme og tilliten til de ansattes integritet, ved at det legges opp til ?penhet om mulige interessekonflikter og h?ndtering av slike.
Reglementet er hjemlet i universitets- og h?gskolelovens § 1-5 Faglig frihet og ansvar (lovdata.no), statsansattelovens bestemmelser (lovdata.no), hovedtariffavtalens sentrale bestemmelser punkt 1.1.4 Ekstraerverv (regjeringen.no), Statens personalh?ndbok punkt 10.13 Ekstraerverv mv. (lovdata.no) og Etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no).
2. Definisjoner
Med ?sidegj?rem?l? menes arbeid som utf?res og verv som innehas i tillegg til den ordin?re universitetsstillingen, uansett om det er l?nnet eller ikke. Som sidegj?rem?l anses ogs? arbeid som utf?res gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte.
Med ?eierinteresser? menes at den ansatte direkte eller indirekte eier virksomheter, andeler i virksomheter, verdipapirer eller andre formuesgoder som er egnet til ? generere inntekter for den ansatte.
3. Hva regulerer reglementet?
For det f?rste forbyr reglementets pkt. 6 og pkt. 7 ansatte ? ha visse typer sidegj?rem?l og eierinteresser uten en forutg?ende skriftlig avtale med UiO. Dersom ansatte er i tvil om sidegj?rem?l/eierinteresser er i strid med forbudet, skal UiO foresp?rres f?r den ansatte p?tar seg sidegj?rem?let eller etablerer eierskap.
For det andre p?legger reglementet visse ansattegrupper ? melde sidegj?rem?l og eierinteresser til UiOs sidegj?rem?lsregister. Hvilke ansatte dette gjelder fremg?r av pkt. 4. Det n?rmere omfanget av meldeplikten fremg?r av pkt. 5.
4. Hvem omfattes av reglementet?
I utgangspunktet gjelder reglementet for alle ansatte ved UiO. Reglene om meldeplikt etter pkt. 5 gjelder imidlertid kun for f?lgende ansattekategorier:
- alle vitenskapelig ansatte, herunder vitenskapelige ledere
- ?vrige ansatte som har budsjettdisponeringsmyndighet
5. Meldepliktens omfang
5.1 Ansatte som nevnt i pkt. 4 skal, med de unntak som f?lger av pkt. 5.2 og 5.3, melde henholdsvis sine sidegj?rem?l og eierinteresser til UiO.
Ogs? sidegj?rem?l og eierinteresser som faller utenfor meldeplikten kan meldes til UiO, dersom den ansatte ?nsker dette.
5.2 Meldeplikten etter punkt 5.1 gjelder ikke for sidegj?rem?l som utvilsomt ikke kommer i strid med den ansattes plikter overfor UiO, blant annet:
- Medlemskap i eksterne bed?mmelseskomiteer
- Ekstern sensorvirksomhet
- Referee for fagtidsskrift
- Enkeltst?ende mindre ressurskrevende undervisningsoppdrag ved annen institusjon
- Enkeltst?ende oppdrag i forbindelse med etter- og videreutdanningskurs i regi av andre
- Enkeltst?ende faglige foredrag som ledd i universitetets formidlingsplikt til samfunnet
- Opplysningsvirksomhet som fagekspert gjennom deltakelse i media eller lignende, unntatt hvor dette utgj?r fast virksomhet over lengre tid
- Annen lignende virksomhet av begrenset omfang og varighet som kan anses som et ledd i oppfyllelsen av universitetets samfunnsansvar
- Faglige verv som f?lger hovedstilling
- Ubetalte verv av mindre omfang og sporadisk vederlagsfri innsats for allmennyttige institusjoner
- Verv som kan medf?re at det avdekkes opplysninger om den ansattes etniske opprinnelse, politiske oppfatninger, religion, overbevisning eller fagforeningsmedlemskap. Tilsvarende gjelder verv som kan avdekke opplysninger om den ansattes helse, seksuelle forhold eller seksuelle orientering, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1)
- Verv i borettslag, idrettslag, o.l.
Unntaket for meldeplikt for enkeltst?ende oppdrag gjelder ikke gjentatte oppdrag for samme oppdragsgiver/arbeidsgiver/mellommann. Se veiledning.
5.3 Meldeplikten for eierinteresser etter pkt. 5.1 gjelder ikke for eierinteresser som utvilsomt ikke har betydning for UiOs virksomhet. Se veiledning.
6. Sidegj?rem?l som er forbudt, eller krever UiOs godkjenning
6.1 Sidegj?rem?l (jf. definisjon i pkt.2) som nevnt nedenfor er ikke tillatt uten i henhold til egen skriftlig avtale med UiO:
- Sidegj?rem?l som inneb?rer bruk av UiOs ressurser, ut over det bagatellmessige. En slik avtale skal regulere vilk?rene for bruken av ressursene, herunder betaling (se veiledning)
- Sidegj?rem?l som helt eller delvis forutsettes utf?rt i normalarbeidstiden, ut over det bagatellmessige (se veiledning)
- Sidegj?rem?l som kan komme i konkurranseforhold til UiOs virksomhet (se veiledning)
- Sidegj?rem?l av langvarig eller spesielt omfattende karakter (se veiledning)
- Sidegj?rem?l som kan v?re egnet til ? skape tvil om den ansattes vilje eller evne til ? utf?re sitt arbeid ved UiO p? den m?ten stillingens og universitetets form?l forutsetter (se veiledning).
6.2 Statens personalh?ndbok pkt. 10.13.1 (lovdata.no) forbyr statsansatte ? ha f?lgende sidegj?rem?l:
- sidegj?rem?l som er direkte forbudt for ham/henne i lov eller forskrift,
- det direkte er satt forbud mot ved reglement, tariffavtale eller annen avtale,
- emmer eller sinker det ordin?re arbeid, med mindre det foreligger s?rskilt p?legg eller tillatelse, jf. Hovedtariffavtalene pkt. 1.1.4 (regjeringen.no), SPH pkt. 7.1.1.1.4 (lovdata.no), SPH pkt. 7.2.1.1.4 (lovdata.no).
- inneb?rer at tjenestemannen driver med eller medvirker til illojal konkurranse med den statlige virksomheten hvor han/hun er ansatt,
- gj?r at tjenestemannen kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle,
- inneb?rer at tjenestemannen lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til virksomheten hvor han/hun er ansatt,
- inneb?rer at han/hun benytter virksomhetsinformasjon p? en illojal m?te,
- skader tjenestestillingens eller den offentlige arbeidsgivers anseelse.
Hvis den ansatte er i tvil om et sidegj?rem?l krever forutg?ende samtykke fra UiO, eller omfattes av forbudene i SPH, skal den ansatte forelegge sp?rsm?let for godkjenning i samsvar med pkt. 10. Den ansatte kan ikke p?ta seg slike sidegj?rem?l f?r godkjenning eventuelt er gitt.
7. Eierinteresser som er forbudt, eller krever UiOs godkjenning
Ansatte ved UiO kan ikke ha eierinteresser som inneb?rer at den ansatte kommer i en posisjon som beskrevet i SPH pkt. 10.13.1 (lovdata.no), jf. ovenfor under pkt. 6.
Videre forbyr de etiske retningslinjene for statsansatte at statsansatte eier eller handler med finansielle instrumenter der dette er uforenelig med den statlige arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til ? svekke tilliten til forvaltningen.
Hvis den ansatte er i tvil om et konkret eierskap rammes av disse forbudene, skal den ansatte forelegge sp?rsm?let for godkjenning i samsvar med pkt. 10. Eierskap kan ikke etableres f?r slik godkjenning eventuelt er gitt.
8. N?r sidegj?rem?l og eierskap skal meldes
Ved nyansettelser skal ansatte som nevnt i pkt. 4, som har meldepliktige sidegj?rem?l eller eierskap, melde disse s? snart som mulig og senest én m?ned etter tiltredelse. Det samme gjelder ansatte med sidegj?rem?l og eierinteresser som krever forutg?ende avtale etter pkt. 6 og pkt. 7.
Ansatte som nevnt i pkt. 4 plikter ? melde eventuelle nye sidegj?rem?l og eierskap s? snart som mulig. Det samme gjelder for ansatte som f?r nye sidegj?rem?l/eierskap som krever godkjenning etter pkt. 6 eller pkt. 7. Den ansatte skal ikke starte opp med sidegj?rem?let eller erverve eierskap f?r det er godkjent, med mindre annet er avtalt med den ansattes leder.
9. Hvor sidegj?rem?l og eierskap skal meldes
Sidegj?rem?l og eierskap skal meldes gjennom den elektroniske registreringsl?sningen i selvbetjeningsportalen.
10. Innholdet i meldingen
Melding om sidegj?rem?l og s?knad om godkjenning i.h.t. pkt. 6 skal inneholde f?lgende opplysninger:
- Registreringsdato
- Den ansattes navn, tittel og instituttilknytning/ansettelsessted.
- Navn og organisasjonsnummer p? den organisasjon/ virksomhet sidegj?rem?let er knyttet til
- Organisasjonstype: statlig/kommunal arbeidsgiver (ikke utdanningsinstitusjon), offentlig/privat utdanningsinstitusjon, stiftelse, annet
- Start- og sluttdato for sidegj?rem?let
- Omfanget av sidegj?rem?let i prosent av en full stilling
- Sidegj?rem?lets art, eksempelvis undervisning, styreverv, konsulentoppdrag, dommerverv mv.
Dersom sidegj?rem?let forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte ogs? gi slike ?vrige opplysninger som den ansatte forst?r er av betydning for UiOs vurdering.
Melding om eierforhold og s?knad om godkjenning i.h.t. pkt. 7 skal omfatte f?lgende opplysninger:
- Registreringsdato
- Navn og organisasjonsnummer p? det enkeltmannsforetak/det selskap den ansatte har eierandeler i
- Eierskapsform: enkeltpersonforetak, andeler i selskap/annet
- St?rrelsen p? eierandelen hvis det ikke dreier seg om et enkeltpersonforetak
- N?r eierandelen ble etablert
- Hvilken virksomhet enkeltpersonforetaket/selskapet driver
Dersom eierskapet forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte ogs? gi slike ?vrige opplysninger som kan ha betydning for UiOs vurdering.
UiO kan p?legge en ansatt ? gi ytterligere opplysninger om sidegj?rem?l og eierskap.
De opplysningene som fremg?r av meldingen vil bli publisert i sidegj?rem?lsregisteret, jf. reglementets pkt. 15. Allmennheten vil dermed f? innsyn i opplysningene. Dersom den ansatte mener det er grunnlag for ? unnta opplysningene, eller enkelte av dem, fra slik publisering, skal dette angis i meldingen. Standpunktet b?r begrunnes.
11. UiOs behandling av meldinger og s?knader om godkjenning
- I de tilfeller sidegj?rem?let eller eierskapet krever UiOs godkjenning, jf. pkt. 6 og pkt. 7, skal UiO behandle s?knaden s? snart som mulig og meddele om godkjenning gis, eller om videre prosess, senest innen en m?ned etter at UiO mottok s?knaden.
- Tilsvarende skal UiO snarest mulig behandle s?knader fra den ansatte om unntatt publisering/offentliggj?ring av sidegj?rem?l og eierinteresser, eller enkeltopplysninger knyttet til dette. Senest innen én m?ned skal det gis beskjed om s?knaden etterkommes, eller om den videre prosess. UiO skal ikke offentliggj?re opplysningene f?r universitetet har tatt stilling til s?knaden og meddelt den ansatte resultatet.
- Beslutning om godkjenning iht. pkt. 6 og pkt. 7 og om eventuell unntatt publisering/offentliggj?ring skal foretas av den ansattes n?rmeste overordnede. Dette inneb?rer for instituttledere at beslutning treffes av dekanen, og for dekaner og fagdirekt?rer at beslutningen treffes av rektor og universitetsdirekt?ren etter samr?d.
- I tvilstilfeller skal den som har beslutningsmyndighet forelegge s?knaden for sin overordnede.
12. Oppdatering av sidegj?rem?l og eierinteresser og fornyede vurderinger om godkjenning
- Den ansatte plikter s? snart som mulig ? melde endringer i meldepliktige sidegj?rem?l, herunder endringer i sidegj?rem?lets art, omfang og varighet. P? samme m?te plikter den ansatte uten un?dig opphold ? melde endringer i meldepliktige eierandeler mv., herunder ?kning i og avvikling av eierandeler. Uvesentlige endringer omfattes ikke av meldeplikten etter dette punkt.
- Dersom det inntrer endringer i sidegj?rem?l eller eierinteresser som forutsetter universitetets godkjenning, skal den ansatte uten un?dig opphold fremsette fornyet s?knad og redegj?re for endringene. UiO skal foreta en fornyet vurdering innenfor de frister som f?lger av pkt. 11.
- Den ansatte plikter ogs? uten un?dig opphold ? s?ke om fornyet godkjenning n?r det skjer endringer i arbeidsforholdet ved UiO som tilsier revurdering av registrerte sidegj?rem?l/eierinteresser.
- Uavhengig av ovennevnte forpliktelser skal den ansatte foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegj?rem?l og eierinteresser n?r UiO ber om det. Det h?rer med ? melde fra om de sidegj?rem?l og eierandeler som er avsluttet, ? foreta eventuelle korreksjoner i eksisterende sidegj?rem?l/eierinteresser, eller ? bekrefte at de registrerte sidegj?rem?lene/eierinteressene er oppdaterte og dekkende.
13. Tilbaketrekking av tidligere gitt tillatelser
En tidligere gitt tillatelse til sidegj?rem?l eller eierinteresser kan trekkes tilbake eller endres dersom de faktiske forholdene, lovgivningen eller retningslinjer fra andre organer endrer seg, slik at sidegj?rem?let/eierinteresser blir i strid med sidegj?rem?lsreglene eller annet regelverk. Det samme gjelder dersom det tilkommer nye opplysninger, som inneb?rer at sidegj?rem?let/eierinteresser vurderes til ? v?re i strid med slikt regelverk.
14. Registrering, behandling og fjerning av opplysninger
- Alle innmeldte sidegj?rem?l og eierinteresser vil bli registrert i UiOs sidegj?rem?lsdatabase.
- UiO er behandlingsansvarlig.
- Form?let med behandlingen fremg?r av innledningen i dette reglementet.
- Som en del av form?let vil opplysningene bli publisert.
- Registreringen og publiseringen har hjemmel i personvernforordningen (forordning 2016/679) artikkel 6 nr. 1 bokstav f, jf. personvernforordningen artikkel 5 og personopplysningsloven 2018 § 1. Bakgrunnen for publiseringen er at UiO gjennom ?penhet ?nsker ? sikre tilliten til universitetets uavhengighet og de ansattes integritet, samt at man ?nsker ? unng? interessekonflikter.
- Den ansatte kan kreve retting av feilaktige opplysninger om seg selv.
- De opplysningene som ikke publiseres iht. pkt. 15 eller kan kreves fremlagt etter offentlighetsloven, vil kun v?re tilgjengelig for enhetens ledelse og andre ved UiO som har saklig interesse i ? kjenne dem.
- UiO vil av eget tiltak fjerne sidegj?rem?l fra publisering n?r den ansatte avvikler sitt ansettelsesforhold ved universitetet. Den ansatte kan anmode universitetet om at sidegj?rem?l eller eierinteresser som er opph?rt blir unntatt fra publisering, jf. pkt. 12 ovenfor.
15. Publisering
Registrerte sidegj?rem?l og eierinteresser vil bli offentliggjort med de opplysninger som fremg?r av punkt 10 f?rste avsnitt, bokstav A – G, og tredje avsnitt, bokstav A – F, med mindre UiO etter anmodning fra den ansatte finner at det foreligger grunnlag for unntatt offentliggj?ring av samtlige eller enkelte opplysninger knyttet til sidegj?rem?let/eierinteressene.
16. Klageadgang - sidegj?rem?lsnemnda
- Nektelse av ? p?ta seg eller fortsette med et sidegj?rem?l/eierinteresser – herunder nektelse av ? inng? avtale som nevnt i punkt 6 eller 7 – skal gis en kort begrunnelse n?r den det gjelder anmoder om det.
- Nektelse som nevnt i punktet ovenfor kan den ansatte p?klage til sidegj?rem?lsnemnda.
- Sidegj?rem?lsnemnda skal ha tre medlemmer, oppnevnt av universitetsstyret. Nemndas leder skal v?re jurist og ikke ansatt ved UiO. Ett medlem oppnevnes etter forslag fra fagforeningene ved UiO, og ett medlem etter forslag fra universitetsdirekt?ren.
- Klager som er begrunnet i at behandlingen av personopplysninger er rettsstridig, kan rettes til UiO som behandlingsansvarlig eller eventuelt klages inn for Datatilsynet. Det samme gjelder andre innsigelser til behandlingen.
17. Brudd p? reglementet
Ved brudd p? dette reglementet gjelder statsansattelovens bestemmelser (lovdata.no).