BookitLab-veiledninger

BookitLab er oppgradert den 12. nov 2023 og fikk mange endringer i navigasjon osv. Dette gjelder s?rlig prosjekt/core admin brukere. For mer info, se p? denne filen (kun p? engelsk). Veiledninger skal oppdateres fortl?pende.

Alle med en Feide-konto tilknyttet UiO (bruker@uio.no) kan logge p? systemet, men man m? v?re tilknyttet et prosjekt eller en lab, for ? kunne bestille tid p? et instrument eller be om en lab-tjeneste.

Nedenfor finner du veiledninger som beskriver forskjellige bruksscenarier. Noen av disse gjelder kun for personer med spesielle roller i systemet, som lab- eller prosjektledere og ?konomiansvarlige ved instituttene. Hvis dette er din f?rste befatning med Bookitlab, ta gjerne en kikk p? ordlista/begrepsavklaringene. 

For ? komme i gang

Jeg vil reservere et instrument / bestille tjenester

Steg 1: Logg deg p? BookitLab UiO med UiO Feide konto

1. G? p? UiOs BookitLab nettside "https://ecore.bookitlab.com/uio".
2. Klikk "Feide Login" knapp. Da blir du f?rt til Feide p?loggingsside.
3. Logg inn med UiO brukernavn og passord.  
   • UiO brukernavn er den delen f?r "@uio.no" og er ikke epostadressen din.
   • Hvis det ikke "Universitetet i Oslo" vises som "Din tilh?righet", velg "Universitetet i Oslo" fra listen, og klikk "Fortsett" ("Continue").
   • Hvis du ikke har UiO brukerkonto, se egen veiledning.
4. Les hvilke opplysninger som skal sendes til tjenesten for ? fullf?re innloggingen. Hvis det er greit, klikk "Ja, fortsett" ("Yes, continue"). 
   • Du kan se detaljer ved ? klikke p? hver kategori som vises.
   • BookitLab UiO tilbys av serveren som ligger innen EU omr?det.
   • Hvis du har tilknytting til to ulike seksjoner (eller lignende), for eksempel, b?de som ansatt og student, blir du spurt om ? velge en "org unit". Hvis du opplever noe problem ? g? videre etter ? ha valgt en, pr?v med en annen nettleser eller incognito/privat vindu av den samme nettleseren.
5. Du vil bli f?rt tilbake til "BookitLab UiO" som ber deg om ? velge en "core".Hvis du har spesifikk lab/"core" som du vil benytte, klikk p? kortet til den "core"-en og du blir f?rt til dets "Dashboard".
   • Valgt "core" fungerer som et filter slik at kun instrumenter/tjenester tilbudt av den "core"-en skal vises p? "Dashboard".
   • "core"-navn best?r av ("forkortelse for institutt/senter e.l." - "navn p? lab eller tilsvarende")
   • Hvis du vil velge flere "core"-er, huk av sjekkboks p? kortene (eller radene i tabell visningen) til de "core"-ene, og klikk "Continue with Selected " knappen. 
   • Hvis du vil f? vite hvilke "core" som finnes, er det ogs? nyttig ? se p? offentlig publisert lista av core/instrumenter/tjenester. Husk at ikke alle core/instrumenter/tjenester er synlige utenfor BookitLab systemet.
6. N?r du er i "Dashboard" p? BookitLab kan du se instrumenter/tjenester innenfor den "core"-en du har valgt.

Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt i BookitLab

1. Har du ikke enn? har satt opp et budsjett og et delprosjekt som skal belastes for din bruk av instrument/tjeneste, gj?r f?lgende:
   1. Beregn kostnad for bruk av instrument/tjenester som skal bookes/bestilles via BookitLab.
      • Prisene er ikke synlige p? BookitLab f?r en bruker er tilknyttet ett prosjekt. Vennligst g? til hver "core"-sin nettside for ? se p? prisliste eller ta kontakt med  hver "core" hvis prisliste ikke er publisert.
      • Etter man er tilknyttet ett prosjekt, kan BookitLab automatisk beregne kostnad for hver booking/bestilling. Husk at prisen endres avhengig av ulike faktorer som feks. prosjekttype (intern, bidrag, eller oppdrag), peak/off peak tid, osv.
   2. F? godkjenning fra din prosjektleder, Primary Investigator (PI) eller tilsvarende som har budsjettansvar for prosjektet som skal belastes for din bruk av instrumenter eller bestilling av tjenester.
   3. Gi din prosjektleder, PI eller tilsvarende kontaktinformasjon til "core admin" av "core"-en som instrumentene/tjenestene du ?nsker ? bruke/bestille. 
2. Prosjektleder, primary Investigator (PI) eller tilsvarende m? ta kontakt med "core admin" innfor den "core"-en som skal benyttes med f?lgende:
   • Brukerens UiO feidebruker kontonavn
   • Delprosjektnummer
   • Budsjett som settes til ? reservere/bestille instrumenter p? BookitLab (NB: prosjektet kan knyttes til flere brukere)
3. "Core admin" skal kontakte "project admin" slik at han/hun knytter brukeren til prosjektet. 
4. Brukeren f?r epost n?r hun/han er tilknyttet prosjektet og er klar for reservasjon av et instrument eller bestilling av en tjeneste.

Steg 3: Reserver instrument eller bestille tjenester

N? er du klar til ? kunne reservere instrument og/eller bestille tjenester. 

Jeg er ansvarlig for et leiested/en lab og ?nsker ? benytte BookitLab som et bookingssystem for v?re instrumenter/tjenester

Viktige begrep

I BookitLab er de f?lgende begrepene essensielle:

• "Stage"- og "prod"-milj?: BookitLab er et komplekst system med mange funksjoner og muligheter. Derfor har BookitLab en "sandkassa" for at man skal kunne teste, f.eks. oppsett av en kjernefasilitet, f?r man setter den opp p? riktig og brukere kan booke utstyr, instrumenter eller tjenester. Denne "sandkassen" kalles "stage"-milj?et og finnes p? https://ecore.bookitlab.com/uiostage. BookitLab sitt "stage"-milj? er koblet mot ?konomisystemet sitt utviklingsmilj? med fiktive data, og det er trygt ? teste med dem. Man b?r alltid begynne med "stage"-milj? f?r man  oppretter en kjernefasiltet/lab p? "prod"-milj? som er i drift og koblet mot ?konomisystemet/Unit4. 
• "Core": hvert leiested, lab, eller en lignende enhet skal registreres som en "core" i BookitLab. En "core" inneholder ¨¦n eller flere "fasiliteter", dvs. utstyr eller instrument, eller ev. (ogs?) tilby tjenester. For eksempel, er de f?lgende leiestedene/lab-ene registrert som "core".
  • IBV - Oslo NorMIC Imaging Platform
  • IG - Goldschmidt Laboratory
  • KI - Mass Spectrometry Laboratory
• "Instrument": lab-fasiliteter eller verkt?y som en sluttbruker kan reservere og bruke (f.eks. mikroskop, SEM). 
• "Request": tjenester som en sluttbruker kan bestille (f.eks. sample analysis). 
• "Core admin": En bruker med rettigheter til ? sette opp en "core" slik at dets instrumenter og tjenester, kalt "requests" blir tilgjengelige for brukere. "Core admin" har ansvar for alle opplysninger, reservasjoner og bestillinger p? sin "core".
• "Project admin": En bruker med rettigheter til ? opprette prosjekter i BookitLab. Det vil typisk v?re en prosjekt?konom som ogs? har tilgang til ?konomisystemet ved UiO, slik at vedkommende kan hente informasjon derfra til BookitLab og bekrefte at opplysningene hentet fra Unit4 til Bookitlab stemmer overens. Prosjekt?konomen har ogs? ansvar for ? knytte (legge inn) brukere p? prosjektene, slik at bruken belastes rett delprosjekt i ?konomisystemet.

For ? opprette en ny kjernefasilitet/ et nytt leiested, dvs. "core"

En ny "core" m? alltid opprettes av en person med "main admin"-rettighet i BookitLab. Deretter vil en labansvarlig f? "core admin"-rettigheter p? den opprettede lab/fasiliteten, slik at vedkommende kan legge inn og redigere informasjon om fasiliteten, dvs. opprette bestillingsklare instrumenter, utstyr, og ev. tjenester.

Etter ? ha bli godt kjent med og testet oppsett av f.eks. en lab p? "stage"-milj?et, be main admin (bookitlab-hjelp@usit.uio.no) om ? opprette laben p? "prod"-milj?. 

Vennligst gj?r f?lgende:

1. Hvis du ikke har gjort det tidligere, logg deg p? b?de https://ecore.bookitlab.com/uio og https://ecore.bookitlab.com/uiostage med din Feidekonto slik at din brukerkonto opprettes i BookitLab.
   • Se ev. instruksen om p?logging
   • https://ecore.bookitlab.com/uiostage er en "sandkasse" der man kan teste ut funksjonaliteten i Bookitlab, og f?r man tar i bruk https://ecore.bookitlab.com/uio, dvs. "produksjonsmilj?et". Det anbefales p? det sterkeste ? pr?ve/teste i stage-versjonen, f?r man g?r til produksjon.
2. Ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no med de f?lgende opplysningene slik at "main admin" kan opprette din lab/ditt leiested samt gi veiledning om videre oppsett, bl.a.
   • Instituttet/museum som din lab eller tilsvarende enhet tilh?rer
   • Engelsk navn p? lab/leiested/kjernefasilitet
   • Delprosjektsnummer og prosjektets navn som mottar betalingen for utleie og tjenester.
   • Hvem som skal v?re "core admin"; navn og UiO brukernavn (den delen f?r @uio.no)
   • (hvis tilgjengelig) Lenke til informasjon, f.eks. en Vortex-side, om laben/leiestedet/kjernefasiliteten.

OBS! Navn p? en "core" skal v?re i format av "[institutts forkortelse] - [navn p? leiested i engelsk]", maks 65 tegn.

Jeg jobber som prosjekt-/institutt?konom og ble spurt om ? sette opp et prosjekt i BookitLab

Hvorfor m? jeg bruke BookitLab?

BookitLab er integrert med UiOs ?konomisystem, Unit4. Det vil si at n?r brukere betaler for bruk av f.eks. et instrument/en lab fra et delprosjekt registrert i Unit4, kan bokf?ringen av kostnadene ved ? benytte intrumentet/laben i BookitLab gj?res veldig enkelt.

Men for at sluttbrukere (studenter, forskere, osv.) skal kunne booke instrumenter og bestille tjenester som benytter BookitLab, m? delprosjektet som skal belastes brukeren v?re tilgjengelig for brukerne i BookitLab.

Hva m? jeg gj?re f?rst?

Prosjekt?konom/institutt?konom m? gis en spesiell rettighet i Bookitlab, kalt "project admin" for ? kunne legge inn n?dvendig informasjon. Denne rettigheten kan gis av en med "main admin"-rettigheter. 

Vennligst logg deg p? BookitLab med Feide-kontoen din, og ta deretter kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no og be om "project admin"-rettigheter. (Hvis dette er f?rste gang du ber om en slik rettighet i systemet, vil vi tilby oppl?ring.) 

Jeg er BDM og skal godkjenne prosjekter i BookitLab

Hvorfor m? jeg forholde meg til BookitLab?

BookitLab fungerer ikke kun som et bookings-/bestillingssystem, men h?ndterer ogs? betalingsinformasjon. F?r sluttbrukere kan bruke BookitLab for ? booke instrumenter eller bestille tjenester som koster noe, m? de knyttes til et delprosjekt med et budsjett i BookitLab.

Prosjekt?konom/institutt?konom setter opp n?dvendige opplysninger p? hvert delprosjekt, bl.a. budsjettramme, hvilke brukere som kan benytte prosjektmidlene osv. Dette m? s? godkjennes av en person med BDM.

Hva m? jeg gj?re f?rst?

For at du kan legges inn som en med BDM i BookitLab, m? du finnes som en bruker av BookitLab-systemet. Med mindre man har logget seg p? BookitLab en gang tidligere, finnes man ikke som bruker. 

Vennligst logg deg p? BookitLab med Feide-kontoen din, og deretter ta kontakt med prosjekt koordinatoren til prosjektene som du skulle v?re BDM p?.

Jeg har ikke UiO brukerkonto, men vil reservere instrumenter og/eller bestille tjenester som benytter BookitLab UiO

Ulik arbeidsflyt gjelder avhengig av typen prosjekt som skal belastes. 

Bidragsprosjekt/UiO som Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartner i prosjektet

1. Ta kontakt med "core admin" p? den laben/kjernefasilteten du ?nsker ? benytte, helst ved ? vise til en person, f.eks. prosjektleder/PI, som kan verifisere at du trenger tilgang, at "core admin" kan; A) opprette en gjestekonto for deg, og B) knytte din gjestekonto til delprosjektet som skal belastes.
   • Personer med labansvar ("core admin"" finner man i oversiktsiden over "core"-ene p? BookitLab ved UiO. 
     • Under institutt-niv? ("department"), finner du "core"-er.
     • Klikk p? et gr?tt-ark-ikon. Da f?r du se "core"-en sin side.
     • Finn "core staff" eller g? til "core" egen nettside p?uio.no for ? finne hvem du b?r ta kontakt med.
   • S?knad for ? f? opprettet en gjestekonto sendes av en kontaktperson p? instituttet hvor lab/leiested ("core") h?rer hjemme. Opplysningene dine som trengs finnes p? lista "Opplysninger om gjest og organisasjon".  
   • Prosjektlederen/PI-en m? ogs? sende "core admin" opplysninger om delprosjektnummeret som skal belastes samt budsjettet som er godkjent av BDM. Se ogs? p? "Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt innen BookitLab systemet" under veiledningen for de som har UiO brukernavn.
2. N?r din UiO gjestekonto er opprettet, logg deg p? https://ecore.bookitlab.com/uio. 
   • For mer informasjon om p?logging, se "Steg 1: Logg deg p? BookitLab UiO med UiO Feide konto".
3. Informer "core admin" (og eventuelt "project admin" ogs?, hvis du vet hvem det er) at du har logget deg p? BookitLab slik at hen kan ta prosessen videre.
4. Du f?r beskjed n?r du er tilknyttet prosjektet, og klar til ? reservere instrument/bestille tjenester.

Oppdragsprosjekt / korttidskontrakt om forskning uten prosjekt

1. Ta kontakt med "core admin" p? relevant lab/leiested slik at "core admin" kan; A) opprette en gjestekonto for deg, og B) forberede det slik at din gjestekonto tilknyttes et spesielt opprettet prosjekt innen BookitLab.
   • Lab-ansvarlige ("core admin") finnes p? oversiktsiden av "cores" p? BookitLab UiO. 
     • Under instituttniv? ("department"), kan du finne "cores".
     • Klikk p? et gr?tt-ark-ikon. Da kommer du inn p? "core"-en sin side.
     • Finn "core staff" eller g? til "core's" egen nettside p? uio.no for ? finne hvem du b?r ta kontakt med.
   • S?knad for ? opprette en gjestekonto skal sendes en kontaktperson p? relevant institutt. Opplysningene dine som trengs finnes p? lista "Opplysninger om gjest og organisasjon".  
   • Siden en bruker m? v?re tilknyttet minst ett prosjekt innen BookitLab, m? et prosjekt opprettes innen BookitLab. Dette prosjektet brukes kun til ? administrere kostnadene internt hos UiO, men det m? settes opp med budsjett. Beregn kostnadene og informer om et budsjett ogs? til "core admin".
   • For mer info om forholdet mellom en bruker og et prosjekt i BookitLab, se p? "Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt innen BookitLab systemet" under veiledningen for de som har UiO brukernavn.
2. N?r din UiO gjestekonto er opprettet, logg deg p? https://ecore.bookitlab.com/uio. 
   • For mer informasjon om p?logging, se p? "Steg 1: Logg deg p? BookitLab UiO med UiO Feidekonto".
3. Informer "core-admin" (og eventuelt "project admin" ogs?, hvis du vet hvem det er) at du har logget deg p? BookitLab, slik at hen kan ta prosessen videre.
4. Du f?r beskjed n?r du er tilknyttet prosjektet og klar til ? reservere instrument/bestille tjenester.

Ordliste/Begrepsavklaringer

Nedenfor har vi fors?kt ? oppsummere de viktigste begrepene man m?ter p? n?r man tar Bookitlab i bruk. Begrepene er sortert etter den engelske benevnelsen for det i systemet.

Ord som BDM, dvs. person som har budsjettdisponeringsmyndighet, og som har en viktig funksjon i systemet, er ikke forklart her.

Veiledninger for ulike roller

Avhengig av hva din rolle (rettighet) er i BookitLab, f?r du et tilpasset brukergrensesnitt med tilgang til relevante funksjoner.

• For alle brukere
• For lab-leder/-tekniker ("core admin")
• For prosjekt?konom ("project admin")

Har du sp?rsm?l?

Er det noe du lurer p?, eller noe vi kan hjelpe med, vennligst ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.