BookitLab er oppgradert den 12. nov 2023 og fikk mange endringer i navigasjon osv. Dette gjelder s?rlig prosjekt/core admin brukere. For mer info, se p? denne filen (kun p? engelsk). Veiledninger skal oppdateres fortl?pende.
Sette n?dvendige opplysninger om core
Redigering informasjon om core
"Core admin" har tilgang til redigerings side om core'en som hun har ansvar for.
- Klikk "ADMIN PANEL" som finnes p? nederste av navigasjons meny p? venstre siden.
- Klikk "Cores" under "CORES" p? navigasjons meny
- Velg core'en som du skal redigere fra lista eller s?k din core fra s?kefelt
Koststed og delprosjekts nummer
Core m? ha et sted som mottar pengene ved utleie og tilbud av tjenester til brukere.
- Klikk "Billing Account" tab p? cores redigerings side.
- Sett delprosjekts nummer p? "PROJECT CODE" felt og koststed p? "COST CENTER" felt.
Sette kontaktinformasjon til core admin
Kontakt info til "core admin" m? settes p? nettsiden som er ?pent til alle s? at eksterne brukere uten UiO Feide konto kan ta kontakt.
- Klikk "Landing Page Details" tab p? cores redigerings side.
- Skriv kontaktinformasjon om "core admin" p? enten av de to "CORE STAFF" feltene (merket med gr?nn firkant med stiplet linje p? figuren ovenfor).
- Det finnes to "CORE STAFF" felter; det ene er med ren tekst felt og det andre med flere formaterings funksjoner herunder mulighet til ? legge til lenke p? tekst eller legge til bilde. Det er opp til hver "core admin" hvilket felt skal brukes.
- Hvis leiested/lab har sin egen arbeidsflyt, sett kontaktinfo til de som kan ta ansvar for videre kommunikasjon mellom "core admin" og de vedkommende.
- Sett "Yes" p? "OPEN TO PUBLIC" felt (merket med r?d firkant p? figuren ovenfor).
- For ? ha cores informasjonsside ?pent til alle, m? i hvert fall ett instrument eller tjeneste ogs? ha "Yes" p? "OPEN TO PUBLIC" felt. Feltet finnes p? "Assets" tab p? redigerings side om instrument.
Registrere instrumenter og tjenester
For at leiestedet er klar til ? bookes via BookitLab, m? "core admin" gj?re de f?lgende (Veiledninger i PDF-format (delvis kun p? Engelsk) er ogs? tilgjengelie):
- Registrere instrumenter og / eller tjenester
- Sette opp "price sheet"
- Sette "instrument price category" for hvert;
- For instrumenter, videre m? du gjerne;
- sette instrumentets ymse innstillinger for booking.
- legge til nyttige opplysninger om instrumentet blant annet hvor det finnes, beskrivelse av instrumentet, osv. Det er ogs? mulig ? laste opp relevante dokumenter.
Dersom det er flere instrumenter som er p? samme pris for ? leie/bruke, kan det v?re lurt ? snu p? rekkef?lgen og definere/sette opp ?Instrument price category? (steg 3) f?rst og s? ?Price sheet? (steg 2), og til slutt instrumenter og/eller tjenester (steg 1).
N?r instrument/tjeneste har sitt eget delprosjekt
Det er mulig ? sette delprosjekts nummer for hver enkelt instrument dersom et instrument eller en request har eget delprosjekts nummer. Men de (alts? delprosjekts nummer for core og det for instrument) m? v?re under det samme koststedet.
Instrument
- Fra Admin side, g? til "Instrument Settings" side av instrumentet du vil redigere.
- P? "Resource" tab, sett inn delprosjekts nummer i "PROJECT NUMBER" felt.
Tjeneste
- Fra Admin side, g? til "Edit Request Type" side av tjenesten du vil redigere.
- P? "Request Settings" tab, sett inn delprosjekts nummer i "PROJECT NUMBER" felt.
For ? synliggj?re "core"s instrumenter/tjenester til kun godkjente brukere
Det er anbefalt til ? gj?re "core" og dets instrumenter og tjenester synlige for BookitLab brukere. Men hvis det er behov for ? gj?re instrumenter og tjenester under "core" synlige til kun godkjente brukere, kan "core admin" gj?re det p? f?lgende m?te:
- Sette opp slik at brukere kan sende en foresp?rsel om tilgang til "core"
- P? "Service Group Settings" fane av "core" sin redigerings side, sl? p? "Expose services and instruments in this group ..." toggle.
- Da dukker en ny fane "Allowed Org Units/Universities" opp.
- P? "Service Group Settings" fane, sl? p? "Allow users to request registration to the core" toggle.
- P? "Email registration request to" feltet, skriv inn epostadresse til som mottar foresp?rsel.
- Brukere sender en foresp?rsel.
- "core admin" godkjenner eller avsl?r foresp?rselen.
- G? til "Allowed Org Units/Universities" fane av "core" sin redigerings side.
- Klikk "Edit" knapp og godkjenn / avsl? brukere som er under "Pending" status.
Husk at denne innstillingen skjuler "core"-en fra;
- "Dashboard", "Browse by Department / Core" seksjonen (oversikt over "core"-ene sortert etter institutts niv?)
- "Public View" (oversikt over tilgjengelige instrumenter og tjenester som kan bookes eller bestilles via BookitLab UiO uten p?logging) selv om "OPEN TO PUBLIC"-felt p? "core" sin "Landing Page Details" er satt "yes".
Sluttbrukere kan finne "core"-en likevel p? oversikt over "core"-ene fra "Core Directory"-meny under "CORES" p? navigasjons meny p? venstre side. Der kan de sende foresp?rsel til tilgang til "core"-en ved ? trykke p? "Request Access" i "Action"-kolonne.
N?r du har nye brukere
Det er "core admin" sin rolle til ? kommunisere med den vedkommende og prosjektlederen som skal betale for bruk av instrumenter eller bestilling av tjenester. Samtidig m? "core admin" kontakte med prosjekt?konom og andre admin folk p? din enhet for ? opprette en gjestekonto og prosjektet innen BookitLab slik at den vedkommende kan booke og bestille.
For brukere som ikke har UiO Feide konto
Da m? de f? opprettet UiO Feide gjestekonto. Dette m? s?kes av deg eller evt. prosjektlederen til det bidrags prosjektet eksterne brukere er knyttet mot.
Les "Slik s?ker du om IT-tilganger for gjester" for n?rmere informasjon og lenka til s?knadsskjemaet.
Brukere med intern / bidrag prosjekt
- Nye brukere gir deg f?lgende opplysninger:
- Feide kontonavn (i tilfelle at de vedkommende ikke har UiO Feide konto, se p? "For brukere som ikke har UiO Feide konto" for n?rmere informasjon),
- delprosjektnummer, og
- budsjett som skal settes til BookitLab.
- Du kommuniserer med prosjekt?konom som har "Project admin" rettighet innen BookitLab slik at han kan;
- opprette prosjektet i BookitLab hvis dette ikke finnes, og
- legge til de nye brukere
Brukere med oppdrags prosjekt (ren salg)
- Ta kontakt til fakultets ?konomiseksjon slik at de kan sjekke om kundeinformasjon herunder kundenummer allerede er registrert i Unit4, og hvis ikke, dette m? registreres f?rst.
- (Hvis de vedkommende ikke har UiO Feide konto) F?lg instruksen p? "For brukere som ikke har UiO Feide konto" seksjonen.
- (Hvis kundens enhet ikke finnes i BookitLab) Ta kontakt til bookitlab-hjelp@usit.uio.no slik at en ny "org unit" opprettes i BookitLab.
- Prosjekt?konom med "project admin" rettighet innen BookitLab skal opprette et prosjekt og legge til brukere dit
- Hvis de nye brukerne er en del av allerede eksisterende prosjekt innen BookitLab, kan de legges til det prosjektet.
- I tilfelle at de nye brukerne legges til allerede eksisterende prosjekt, m? dere kommunisere godt om prosjektets budsjett b?r ?kes.
Abonnement ("subscription")
Et abonnement (“subscription”) gir en bruker tilgang til tjenester som dekkes av det med en fast pris i en spesifisert periode. En bruker m? fortsatt velge et prosjekt n?r en bestilling opprettes og/eller bestiller en foresp?rsel.
For mer informasjon om abonnement, se p? egen instruks.
Sending faktura
For ? opprette faktura bunter og sende dem, m? man ha "core admin" rettighet. Hver enkelt institutt har ulike rutinger ang?ende hvem pleier ? ta denne oppgaven (enten lableder eller prosjekt?konom p? institutt), s? det er opp til lablederen om man gir core admin rettighet til sin prosjekt?konom for ? la ham/henne sende fakturaer.
Se n?rmere p? veiledningen om faktura sending.
Har du sp?rsm?l?
Forel?pig er veiledninger til "core admin" tilgjengelige som PDF filer som er lenket fra tekstene ovenfor. Har du noe sp?rsm?l eller problem med ? ?pne filer osv., vennligst send foresp?rsel til bookitlab-hjelp@usit.uio.no