Veileder for intern mobilitet ved UiO

Hva er intern mobilitet?

Med intern mobilitet menes i denne sammenhengen at ansatte f?r endrede arbeidsoppgaver, eller at stillinger flyttes til andre enheter. Endringen av arbeidsoppgaver kan v?re permanent eller gjelde i en begrenset tidsperiode.

Intern mobilitet kan v?re aktuelt der leder ?nsker ? legge til rette for at ansatte f?r pr?ve nye arbeidsoppgaver, ser behov for ? omfordele oppgaver mellom ansatte eller ? flytte en stilling. Endringene kan omfatte hele eller deler av en stilling. Intern mobilitet kan i tillegg brukes n?r loven ?pner for ansettelse uten forutg?ende utlysning.

Form?let med intern mobilitet ved UiO

Intern mobilitet st?tter opp om UiOs personalpolitikk, hvor det blant annet kommer frem at UiO skal fremst? som en attraktiv arbeidsplass gjennom tilbud om meningsfulle oppgaver, individuelle utviklingsmuligheter, godt arbeidsmilj? og en institusjonskultur preget av h?yt faglig og sosialt engasjement.

UiO skal v?re en arbeidsgiver som stiller h?ye krav til kompetanse, innsats og resultater, men som samtidig sikrer medarbeiderne faglig og kollegial st?tte, samt mulighet for videre kvalifisering og utvikling. Det er ogs? et personalpolitisk m?l at UiO skal utvikle sine medarbeidere slik at de kombinerer kompetanse, engasjement, selvstendighet og ansvarsbevissthet.

?kt grad av digitalisering og teknologiutvikling f?rer til at arbeidsoppgaver ved UiO over tid kan m?tte endres, eller at de bortfaller helt. For ? kunne m?te disse utfordringene p? en god m?te, m? UiO utvikle m?tene ansatte jobber, samhandler og Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@er p?. Det inneb?rer ogs? at UiO m? legge til rette for kompetanseheving, og for at eksisterende kompetanse kan brukes p? nye m?ter.

?kt intern mobilitet kan bidra til ? l?se disse utfordringene ved bruk egne ansatte og ressurser, som alternativ til ekstern rekruttering av ny kompetanse. ?kt intern mobilitet ved UiO er dermed en overordnet m?lsetting, b?de for ? bidra til ? m?te endringer i arbeidsmetode og i arbeidsmarkedet, og for ? sikre at UiO rekrutterer og beholder dyktige ansatte. 

Dersom en ansatt uttrykker ?nske om nye utfordringer, kan arbeidsgivers beste virkemiddel for ? beholde vedkommende v?re ? tilby nye arbeidsoppgaver eller ansvarsomr?der.

Det formelle rammeverket

Statsansatteloven, arbeidsmilj?loven, tariffavtaler og individuelle arbeidsavtaler inng?tt med enkeltansatte, danner i utgangspunktet handlingsrommet for intern mobilitet.

Intern mobilitet kan ikke benyttes i de tilfeller der det foreligger ledig stilling. I slike tilfeller inntrer utlysningsplikten i statsansatteloven ¡ì 4, som inneb?rer at ledige stillinger skal lyses ut offentlig, med mindre et unntak er fastsatt i lov, forskrift eller tariffavtale. S?rskilt hjemmel for intern fortrinnsrett kan v?re et slikt aktuelt unntak.

St?rre omorganiseringer og nedbemanninger reguleres av s?rskilte regler, som blant annet finnes i hovedavtalen og omstillingsavtalen, og aktualiserer normalt ikke slik frivillig intern mobilitet slik begrepet forst?s i denne veilederen.  Veilederen her omtaler ikke reglene om rett til annen passende stilling i forbindelse med oppsigelse.

Mobilitetsordningene som beskrives i dette dokumentet antas ? v?re i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende lov- og avtaleverket i staten. N?rmeste leder har likevel overordnet ansvar for ? s?rge for at rettighetene til de ansatte ivaretas i henhold til gjeldende rett.

Ulike grunnlag for intern mobilitet

UiO vil i denne veilederen gi en samlet oversikt over hvilke muligheter som finnes for intern mobilitet.

Endringer innenfor rammen av arbeidsgivers styringsrett

Arbeidsgiver har anledning til ? omdisponere de ansatte og tillegge stillinger nye arbeidsoppgaver og nytt ansvar, forutsatt at endringene ligger innenfor stillingens grunnpreg. I slike tilfeller vil det ikke v?re snakk om noen ny stilling, og utlysningsplikten inntrer derfor ikke.

Generelt begrenser styringsretten seg til ? flytte ansatte mellom stillinger av samme art. Det vil v?re relativt vide rammer for ? endre arbeidsoppgaver s? lenge endringene ligger innenfor samme stillingskode og fagomr?de.

Eksempelvis vil organisatorisk flytting av en stilling til annen avdeling, eller geografisk flytting til annet kontor, i samme virksomhet normalt kunne foretas p? styringsrettslig grunnlag. Dersom slik flytting av stilling kombineres med endrede arbeidsoppgaver, m? det imidlertid vurderes konkret om endringene ligger innenfor arbeidsavtalen, slik som nevnt ovenfor.

Adgangen til ? endre den ansattes oppgaver, er mer vidtg?ende i tilfeller hvor det kun er snakk om en midlertidig endring. Form?let med den midlertidige endringen m? likevel v?re saklig begrunnet i forhold ved virksomheten eller den ansatte.

Ved midlertidig behov for innplassering av arbeidstaker til en annen stilling, m? leder f?lge reglene som gjelder for s?kalt administrativ ansettelse. En ansettelse kalles administrativ n?r den ikke vedtas av et ansettelsesorgan, men nettopp av administrasjonen alene. Adgangen til administrativ ansettelse er snever, se UiOs personalreglement punktene 2.1 til 2.5, jf. statsansatteloven ¡ì 7.

Leder m?, som nevnt ovenfor, vurdere om endringene ligger innenfor stillingens grunnpreg. Leder m? da foreta en sammenlignende vurdering av stillingsinnholdet f?r og etter endringen. Vurderingsmomenter er blant andre:

• Utlysningsteksten fra ansettelse i eksisterende stilling
• Skriftlig arbeidsavtale, eventuelle andre individuelle avtaler og/eller konkret stillingsbeskrivelse
• Gradvise endringer som har blitt til i l?pet av ansettelsesperioden, og som m? anses for ? ha blitt en del av den ansattes faste arbeidsoppgaver (for eksempel beskrevet i l?nnskrav, referater fra medarbeidersamtaler o.l.)

Det skal alltid legges til rette for god og tett dialog med den ansatte om aktuelle endringer. Videre m? eventuelle endringer av arbeidsoppgaver alltid v?re saklig begrunnet. Saklighetskravet inneb?rer at b?de selve endringen, og begrunnelsen for den, m? v?re saklig begrunnet i virksomhetens og/eller den ansattes behov.

Hospitering

UiO legger i tr?d med statlige retningslinjer til rette for hospitering i egen virksomhet eller i en annen statlig virksomhet. Hospitering vil si at en ansatt ved UiO gjennom en hospiteringsavtale arbeider ved et annet tjenestested i en avtalt periode, som et kompetansehevingstiltak. 

Hospitering gir en ansatt mulighet til ? arbeide i en annen stilling ¨C eller p? en annen enhet ¨C enn der vedkommende er ansatt. Det handler blant annet om ? observere og utf?re oppgaver i et annet arbeidsmilj?. Hospitanten f?r innsikt i annen arbeidsplass og/eller i annet arbeid, og skaffer seg ny kompetanse samtidig som det bygges nye nettverk. En hospiteringsordning kan ogs? ?pne for ? hente inn en hospitant som kan tilf?re enheten ny kompetanse. Hospitering fungerer dermed som et system som legger til rette for gjensidig l?ring og utvikling. Det kan bidra til ?kt organisasjonsforst?else og samhandling p? tvers av UiO.

Hospitering er frivillig for den enkelte ansatte og krever tillatelse fra b?de avsendende og mottakende leder. Hospiteringen kan skje p? heltid eller i en prosentandel av stillingen. Begge parter kan ta initiativ til ordningen. Hospiteringen b?r som et utgangspunkt avvikles i l?pet av en periode p? mellom tre m?neder og ett ?r.

En hospiteringsavtale m? f?lge rammene for administrativ ansettelse. Det vil si at det ikke vil v?re adgang til ? avtale en hospiteringsperiode som overskrider ett ?r, og det m? uansett foreligge hjemmel for midlertidig ansettelse. For en hospitering med varighet p? mellom seks og tolv m?neder gjelder ogs? vilk?ret inntatt i UiOs personalreglement om at det m? v?re en vesentlig ulempe ? lyse ut stillingen, se n?rmere om dette under punktet om administrative ansettelser nedenfor.

Ved hospitering skal det inng?s en avtale mellom de ber?rte parter. Bruk gjerne KMD sin mal for avtale om hospitering.

Administrative ansettelser

Statsansatteloven ¡ì 7 gir adgang til at leder foretar en midlertidige ansettelser for inntil seks m?neder uten offentlig utlysning og etter en forenklet ansettelsesprosedyre. Det m? imidlertid v?re et klart behov for ? ha noen ansatt i en kort periode, eventuelt i en overgangsperiode.

Ett eksempel er n?r det oppst?r et kortvarig vikarbehov, og det vil v?re for omfattende ? gjennomf?re en fullstendig rekrutteringsprosess. Vedtak om administrativ ansettelse kan i slike tilfeller fattes av ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den denne gir fullmakt, uten forutg?ende innstilling.

Videre kan offentlig utlysning av ledig stilling unnlates for ansettelser inntil ett ?r, jf. statsansatteloven ¡ì 7 annet ledd. Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet m? imidlertid ogs? ansettelser med varighet p? mellom seks m?neder og ett ?r utlyses der ordin?r ansettelsesprosess kan gjennomf?res ?uten vesentlig ulempe? for virksomheten, jf. UiOs personalreglement punktene 2.2. til 2.3. N?rmeste leder avgir i slike tilfeller innstilling, mens ?verste leder ved fakultet eller enhet p? tilsvarende organisatoriske niv?, eller den denne gir fullmakt, har ansettelsesmyndigheten.

En administrativ ansettelse kan eksempelvis brukes for ? dekke opp for frav?r p? arbeidsplassen eller ved tidsbegrenset behov for ekstra arbeidskraft.

Det forutsettes at det i alle tilfeller foreligger lovlig hjemmel for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven ¡ì 9, bokstavene a til e.

Frikj?p

UiOs ordning om frikj?p inneb?rer at hele eller deler av den ansattes l?nnskostnad overtas av annen enhet. Den ansatte vil fortsatt organisatorisk tilh?re samme enhet, og ?rsverket forflyttes ikke.

Det finnes ulike typer frikj?p. Frikj?p kan gj?res b?de eksternt og internt, og fra hele eller deler av stillingen.

Ved eksternt frikj?p betaler en ekstern akt?r frikj?pet, normalt gjennom prosjektbevilgning. Denne ordningen vil v?re aktuell n?r den ansatte frikj?pes fra hele eller deler av sin faste stilling for ? jobbe med et bestemt prosjekt i en spesifisert tidsperiode. Tiden den ansatte benytter i prosjektet, skal dermed den ansattes enhet f? dekket.

N?r vitenskapelige ansattes l?nnskostnader dekkes av eksterne finansieringskilder, skal dette normalt dekke like stor andel av undervisningstiden som forskningstiden, som vil si at frikj?p skjer b?de fra forskning og undervisning.

Frikj?p kan ogs? skje med interne UiO-midler, ved at en enhet ved UiO ?nsker ? benytte en ansatt ved annen enhet til ? utf?re enkelte oppgaver eller for ? dekke et mer permanent behov. Typisk bruk av internt frikj?p kan v?re der man ?nsker ? benytte en ansatt ved annen enhet til ? undervise i et bestemt emne.

Frikj?p kan ogs? brukes i mer permanente tilfeller, eksempelvis hvor en enhet har behov for en s?rskilt tjeneste, men hvor det er naturlig ? plassere den ansatte organisatorisk ved en annen enhet.

Eksternt finansierte oppdrag

Det klare utgangspunktet er at ogs? stillinger som er eksternt finansierte, skal utlyses offentlig. Forskrift til statsansatteloven ¡ì 3 (3) ?pner imidlertid for at man kan gj?re unntak fra reglene om kunngj?ring, innstilling og ansettelse ved ansettelse av ansatte som skal utf?re oppdrag som er eksternt finansierte. Dette inneb?rer at dersom den ansatte samtykker, s? kan vedkommende etter omstendighetene plasseres direkte inn i eksternt finansierte stillinger, uten forutg?ende plikt til utlysning.

Det kan eksempelvis gj?res unntak fra utlysningsplikten begrunnet i at oppdragsgiver/ekstern finans?r er har utpekt en s?rlig kvalifisert ansatt til ? utf?re arbeidet. I Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sprosjekter kan det ogs? v?re forutsatt at ansatte fra oppdragsgivers egen virksomhet skal delta i prosjektet. Dette kan v?re viktig der hensikten er at kompetanse skal overf?res og det er behov for en rask ansettelsesprosess.

Ved behov for bistand

Enheter som har behov for veiledning i en konkret sak, kan kontakte Avdeling for organisasjon og personal per e-post til ap-arbeidsrett@admin.uio.no.