Arbeidsst?tte

Organisasjonsendring (omorganisering)

Denne prosessen gjelder for st?rre organisatoriske endringer.

Ved mindre endringer meldes dette via nettskjemaer:
Informasjon og nettskjemaer i forbindelse med organisasjonsendringer.
dette gj?res fortl?pende gjennom hele ?ret.

En organisasjonsendring krever endringer i administrative systemer.
Disse gjennomf?res i samspill mellom ber?rte enheter og sentrale fagavdelinger.
Prosessen krever ryddige forberedelser og omfatter noen aktivitetstrinn.

 

Merk: Frister tar utgangspunkt i at organisasjonsendringen iverksettes fra 01.01 nytt ?r. Det er avgj?rende at frister overholdes.

Arbeidsdokumenter

Enheter under endring har en egen Vortexmappe hvor alle originale arbeidsdokumenter knyttet til endringsprosessen skal lagres og bearbeides.

G? til Vortexmappene

Oppgaver for enhetene

 

  • Melde vedtak om organisasjonsendring - Trinn 1
    Frist 01.09
    • Enheten opplyser sentrale fagavdelinger (senest 4 m?neder f?r planlagt iverksettelse av organisasjonsendring) om vedtatt endringsforslag for organisasjonen.ved ? sende mail til:
      systemeier-organisasjonsendringer
  • Levere beskrivelse av ny organisasjonsmodell - Trinn 2
    Frist 15.09
    • Enheten beskriver de nye organisasjonsenhetene, se aktivitet 1
    • Enheten m? vurdere behov for andre endringer, se trinn 7
  • Utfylling med nye verdier av excelskjemaer - Trinn 6
    Frist 01.11
    • Excel oversikt over gyldige delprosjekt og anlegg er lastet opp i vortex. Enhet fyller ut  konverterings-tabell med nye verdier, og laster opp i enhetens  vortexmappe
  • Melde inn behov for andre endringer - Trinn 7
    Frist 15.11
    • Tilganger til e-Phorte, i tillegg til praktiske forhold som telefon, e-postlister, filomr?der, nettinformasjon. 
      Dette krever ofte bistand fra andre enheter, se aktivitet 5
  • Utfylling av verdier og tilganger til ansatte i ny organisasjon SAP/Unit4 - Trinn 9
    Frist 01.12
    • Fyll ut nettskjema og excelskjema med nye verdier, excelskjema ligger lagret i enhetens vortexmappe
      se aktivitet 6
  • Kvalitetssikre ansattdata i ny organisasjon - Trinn 11
    Frist 15.12
    • Enheten er selv ansvarlig for at alle endringene er fullstendige og korrekte
      se aktivitet 8
  • Avslutningsaktiviteter - Trinn 12
    Frist etter 01.01
    • Forskjellige tidspunkt etter oppstartsdatoen av ny organisasjon
      se aktivitet 9

Oppgaver for sentrale fagavdelinger

 

  • Kvalitetssikre ny organisasjonsmodell - Trinn 3 
    Frist 01.10
    • OPA kvalitetssikrer forslag med aktuelle fagavdelinger
      Forslag til ny organisasjonsmodell ligger lagret i enhetens vortexmappe
      Se aktivitet 1.
  • Etablere ny organisasjonsmodell i administrative systemer - Trinn 4
    Frist 15.10
    • Systemeier SAP tildeler organisasjonsnummer, se aktivitet 2
  • Forberede oppdatering av ?konomidata - Trinn 5
    Frist 20.10
    • Data listes i excelskjema, oversikt over prosjekter og aktiva, samt en konverterings-tabell. Skjemaet legges i enhetens vortexmappe for utfylling med nye verdier, se aktivitet 3, og i enhetens vortexmappe
  • Forberede excelskjema for flytting av ansatte - Trinn 8
    Frist 01.11
    • Ansattdata - fra dagens organisasjon listes i excelskjema med én linje per ansatt og beskrivelse for hvilke dataelementer som skal fylles ut med nye verdier.
      ePhorte - oversikt over brukere listes i excelskema,  med forslag til roller og tilgangskoder basert p? eksisterende data I ePhorte.
      Se aktivitet 4
      Skjema legges i enhetens vortexmappe
  • Legge inn ny data i administrative systemer - Trinn 10
    Frist 10.12 (SAP)
    Frist 02.01 (andre systemer) 
    • Systemeiere oppdaterer de administrative systemene med enhetens, se aktivitet 7
  • Avslutningsaktiviteter - Trinn 12
    Frist etter 01.01
    • Forskjellige tidspunkt etter oppstartsdatoen av ny organisasjon
      se aktivitet 9