For prosjektledere ved Matematisk institutt

F?r oppstart

Kontrakt og Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@savtaler

F?r vi kan sette i gang prosjektet (og begynne ? bruke penger), m? alle avtaler v?re p? plass. For alle prosjekter skal det skrives en kontrakt med finansi?ren, og i tillegg m? det ofte lages Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@savtaler med partnere som skal v?re med i prosjektet. Dette hjelper forskningskonsulenten deg med.

Budsjett

Samtidig som vi ordner med kontrakter og avtaler g?r vi gjennom budsjettet som vi satte opp i s?knaden. Ofte m? det mindre justeringer til i forbindelse med oppstarten av prosjektet. N?r budsjettet er ferdig vil ?konomene hjelpe oss med ? opprette et "?konomiprosjekt", alts? en konto i UiO-systemet som kan brukes til ? ta vare p? prosjektets ?konomi, b?de inntekter og utgifter.

Nettsider

De fleste prosjekter har en egen nettside. Dette er ofte et krav fra finansi?ren. Her finner du listen over instituttets prosjekter. Ta kontakt med instituttets nettredakt?r for ? f? satt opp en slik nettside. 

Oppstartsm?te

F?r prosjektstart kaller forskningskonsulenten inn til et oppstartsm?te. Hvem som deltar p? m?tet avhenger av prosjektets karakter. Mulige deltagere kan v?re kontorsjef, ?konom, personalkonsulent osv. i tillegg til prosjektleder og andre sentrale deltagere i prosjektet. P? dette m?tet kan prosjektleder informere om prosjektet, og vi kan g? gjennom alle praktiske sp?rsm?l som m? avklares f?r prosjektet starter.

Datah?ndteringsplan

De fleste finansi?rer krever at prosjektet har en datah?nderingsplan. Les mer om hva en datah?ndteringsplan er og hvordan du lager en slik her.

N?r prosjektet er i gang

Hold oversikten - lag en liste

N?r vi skal rapportere fra prosjektet trenger vi en oversikt over hva som har skjedd i prosjektet. Hvem har reist hvor og snakket om hva, hvem har v?rt p? bes?k og holdt seminar, hvilke publikasjoner er sendt inn osv osv. Vi anbefaler derfor at prosjektleder har to lister som oppdateres gjennom prosjektperioden. En liste over gjennomf?rte aktiviteter og en liste over prosjektutgifter. Dette gj?r det mye lettere ? rapportere og holde oversikten underveis. 

Ansettelser

I mange prosjekter skal det ansettes noen, ofte phd-er og postdocer. Ved oppstart lager vi en plan for ansettelsestidspunkt, og avvik fra denne planen m? avklares med finansi?ren. Kontorsjefen bist?r med ansettelsesprosessen (utlysning, komit¨¦sammensetning osv). Ved ansettelser m? prosjektleder/komit¨¦medlemmer sette seg inn i gjeldende regelverk og st?tte seg p? tilsettingsutvalget. Husk ? holde forskningskonsulenten oppdatert p? avvik fra ansettelsesplanen, slik at vi kan informere finansi?ren.

Arrangere konferanser og m?ter/motta gjester

Skal du arrangere en konferanse eller workshop, husk ? planlegge i god tid. Ta en titt p? UiOs nettsider om arrangementsst?tte for informasjon. Konferansens nettside skal ligge p? UiOs nettsted (ikke p? andre servere). Ta gjerne kontakt med forskningskonsulenten eller kontorsjefen og be om hjelp til ? finne ut av regler og muligheter. 

Ekspedisjonen ved Matematisk institutt kan hjelpe med matbestilling, hotellbestilling for gjester osv. 

Les mer om reiser for UiOs ansatte her. 

Rapportering og ?rlige prosjektm?ter

De fleste finansi?rer har krav om periodisk rapportering i prosjektets levetid. Det er ogs? viktig at vi med jevne mellomrom g?r gjennom ?konomi og de administrative sidene ved prosjektet. Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@skonsulenten innkaller derfor til ?rlige m?ter med hver enkelt prosjektleder for ? gjennomg? disse tingene. Hvis du ?nsker slike m?ter oftere er det bare ? ta kontakt.

Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ og "takk" p? publikasjoner

Husk ? bruke UiO-adresse p? alle publikasjoner. Du kan lese mer om adressering p? publikasjoner her. I tillegg har mange finansi?rer krav om at man "takker" finansi?ren i artikkelen. Her er et eksempel (ERC - Horizon 2020) p? en slik takketekst (husk ? sjekke om din finansi?r har angitt en standardtekst i kontrakten.):

This project has received funding from the European Research Council (ERC) under the European Union's Horizon 2020 research and innovation programme (grant agreement n¡ã xxxx"

Sp?r instituttets Cristinsuperbruker hvis du har sp?rsm?l om dette.

Registering av publikasjoner

Alle publikasjoner tilknyttet prosjektet skal registereres i Cristin og det skal lastes opp en fulltekstversjon av publikasjonen. (Dette er krav fra de fleste finansi?rer).  Les mer om Cristin og hvordan dette gj?res her. Sp?r instituttets Cristinsuperbruker hvis du har sp?rsm?l om dette.

Krav til ?pen tilgang

De fleste finansi?rer har krav om at forskningen som kommer ut av prosjektet er ?pent tilgjengelig. Les mer om dette p? Universitetsbibliotekets sider. 

Hva skjer n?r noe ikke g?r som planlagt?

De f?rreste prosjekter g?r akkurat som planlagt. Dersom noe skjer som du trenger hjelp med, ikke n?l med ? ta kontakt. Administrasjonen ved instituttet har lang erfaring med ? drifte prosjekter og kan som oftest hjelpe til med ? finne en l?sning p? problemet.

Prosjektslutt

Rapportering

De fleste finansi?rer krever en sluttrapport som inneholder b?de ?konomi og faglig rapportering. Fristen for en slik rapport er 30-60 dager etter prosjektslutt (avhengig av finansi?r). Sluttrapporten lages i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ mellom administrasjonen og prosjektleder, slik at vi f?r dekket alle krav fra finansi?ren.

?konomiavslutning

N?r sluttrapporten er innsendt og godkjent blir hele prosjektets ?konomi gjennomg?tt og kontoen i UiOs ?konomisystem avsluttes. Det er derfor viktig at alle fakturaer og reiseregninger kommer inn s? raskt som mulig n?r prosjektet skal avsluttes. 

..og hva n?? 

I god tid f?r prosjektavslutning b?r du tenke gjennom: er det noe vi kan ta med oss videre fra dette prosjektet? Kan det legge grunnlag for nye nettverk, nye s?knader, ny aktivitet? Som vanlig er det bare ? ta kontakt med forskningskonsulenten for ? diskutere muligheter.