English version of this page

N?r du s?ker

I en god s?knadsprosess er det viktig ? avklare hvem som skal gj?re hva f?r s?knaden sendes. Du f?r best hjelp fra det administrative st?tteapparatet hvis du involverer dem tidlig i prosessen. Lag en fremdriftsplan fram mot s?knadsfristen.

Forankring hos ledelsen

Hvis ikke du allerede har gjort det, s? m? prosjektet forankres n?.

  • Prosjektleder har ansvar for ? forankre prosjektet ved sin enhet.  
  • Forankring skjer i linjen til institutt- eller avdelingsleder.
  • Godkjenning fra leder skal dokumenteres, via e-post eller annet. 

Frister

Noen enheter har klare frister for forankring. Kontakt lokal forskerst?tte for frister ved din enhet.

Hvorfor forankre?

Det er b?de faglige og ?konomiske grunner til at det er viktig med god forankring. 

Husk at alle eksterne prosjekter, nesten uten unntak, koster noe for enheten/instituttet - i tillegg til din forskningstid.

Tidlig forankring gj?r det lettere ? f? god administrativ st?tte.  

Momenter som kan diskuteres: 

  • om det skal s?kes (og til denne fristen) 
  • Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartnere 
  • forskningsetiske problemstillinger 
  • behov for forskningsadministrativ st?tte 

For medisinsk og helsefaglig forskning gjelder egen rutine for intern fremleggelse av prosjekt (Se punkt 4.2). 

Varsle st?ttefunksjoner om at du skal s?ke

Ta kontakt med lokal forskerst?tte s? tidlig som mulig for ? gi beskjed om at du skal s?ke.

Merk at UiO krever at budsjettet utarbeides i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med prosjekt?konom.

Oppstartsm?te for s?knadsteam

N?r du har bestemt deg for ? s?ke og skal i gang med selve s?knadsprosessen, b?r alle som er relevante bidragsytere i s?knadsprosessen samles til et eget oppstartsm?te. Lokal forskningsr?dgiver kaller inn til et slikt m?te hvis det er behov for det.

Prosjektleder og forskningsr?dgiver er selvsagte deltagere. F?lgende kan ogs? involveres:

  • enhetens forskningsledelse
  • administrativ ledelse
  • ?konomipersonell
  • eventuelt representanter fra kommunikasjon, personal og IT

I oppstartsm?tet m? dere gjennomg? hvilke oppgaver som m? utf?res, interne milep?ler og hvem som skal gj?re hva. Det er viktig ? sette interne frister for ulike trinn i s?knadsprosessen. 

Viktige momenter som b?r tas opp i oppstartsm?tet:

  • Krav om godkjenning av budsjettet hos instituttledelsen 

  • Andre instanser som m? kontaktes ¨C for eksempel ved etiske problemstillinger, personvern, IPR og kommersialisering 

  • Vurdere behov for ? innhente n?dvendige godkjenninger

  • Lokale rutiner og regler som m? f?lges

For mer konkret oversikt over planlegging av prosjekt, se punktet under om prosjektplanlegging.

Prosjektplanlegging

F?r du begynner ? skrive s?knaden m? du:

  • ha et overblikk over hvor mye aktivitet prosjektet kan inneholde. Dette begrenses vanligvis av penger og varighet, som er satt av finansi?r. 
  • finne ut hvor mange ansatte prosjektet kan l?nne og frikj?pe.

De fleste st?rre prosjekter deles opp i arbeidspakker eller underprosjekter. PERT- og Gantt-chart er eksempler p? verkt?y for ? planlegge aktiviteten i prosjektet. 

PERT og Gantt visualiserer: 

  • hva som skal gj?res
  • hvem som skal gj?re det 
  • n?r det skal gj?res 

Det inneb?rer en oversikt over hva prosjektet krever av:

  • ressurser (f.eks. m?nedsverk, andre kostnader),
  • forutsetninger (f.eks. godkjenninger, resultater som m? foreligge) og
  • kompetanse (hvilken kompetanse trengs for ulike arbeidsoppgaver). 

PERT eksempler (lenke)

Gantt eksempler (lenke)

Budsjettering

Alle eksternt finansierte prosjekter skal totalbudsjetteres i tr?d med Kunnskapsdepartementets reglement for bidrags- og oppdragsprosjekter. Det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteten m? synliggj?res i budsjettet, uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene. Slike kostnader kan for eksempel v?re:

  • l?nn til fast vitenskapelig ansatte
  • l?nn til midlertidig ansatte
  • drift (inkludert leiested)
  • indirekte kostnader. Satsen for indirekte kostnader endres fra ?r til ?r, og er integrert i malene for budsjettering.

Det er utviklet ulike budsjetteringsmaler til ulike s?knadstyper. Les mer om budsjettering av bidrags- og oppdragsprosjekter.

Alle s?knadsbudsjetter skal utarbeides i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med ?konomifunksjonen, og kvalitetssikres f?r s?knad sendes.

Ta kontakt med ?konomifunksjonen p? din enhet

S?knadsskriving

? skrive en s?knad er en omfattende jobb. En god s?knad forutsetter et klart fokus og en tydelig prosjektid¨¦.  

  • Sett en tidsplan med skrivem?l underveis for hvordan du skal komme i m?l f?r fristen. 
  • Om det er et Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sprosjekt er det en fordel om konsortiet er p? plass n?r du skal begynne ? skrive, slik at du kan delegere deler av arbeidet.  
  • Sett deg inn i kriterier og maler.
  • Sjekk veiledninger og bakgrunnsdokumenter for den aktuelle utlysningen n?ye.  Forskjellige finansi?rer har forskjellige krav til hvordan s?knaden skal skrives. Samme begrep kan bety forskjellig ting i en ny kontekst. Det er derfor viktig ? avklare hvilke forventninger finansi?ren har.  
  • Bruk riktig s?knadsmal.  

Skriv for leseren  

  • Han/hun er sannsynligvis ikke ekspert p? ditt fagfelt.
  • Gj?r det enkelt for evaluator ? skj?nne hva som er viktig. 
  • Fremhev viktige punkt ved bruk av stilistiske grep som fet skrift eller tekstbokser. 
  • Unng? et altfor fagtungt spr?k. 
  • Bruk gjerne illustrasjoner og diagrammer. 

Skriv det viktigste f?rst 

  • Gi leseren raskt et inntrykk av hva prosjektet handler om. De fleste evaluatorer har begrenset tid per s?knad.
  • Abstraktet og s?knadens f?rste side er s?knadens viktigste deler.
  • Les deg opp p? hvordan du skriver et godt prosjektsammendrag (abstract) 
  • Begynn gjerne med en eller to setninger, som p? enkelt vis forklarer problemstillingen i prosjektet, og hvorfor prosjektet er viktig.  

Hvor mange skal forfatte s?knaden?

  • Involver prosjektgruppen, men ha ¨¦n redakt?r 
  • I st?rre s?knader er det vanlig at man fordeler skrivejobben p? flere av partnerne i prosjektet. Det er viktig at alle i prosjektet fortl?pende har mulighet til ? p?virke teksten. 
  • Send presise bestillinger n?r du ber om innspill til teksten.  
  • For ? unng? upresist spr?k og forskjellige stiler, er det viktig at ¨¦n person tar redakt?ransvar. Redakt?ren skal sikre at teksten er konsistent, leselig og fremst?r som troverdig og gjennomarbeidet.
  • Redakt?rjobben er det oftest naturlig at prosjektleder tar.  

Se lesetips knyttet til ulike temaer, forskjellige finansi?rer og s?knadsskriving

Intern godkjenning av s?knad

Fordi et prosjekt vil p?virke instituttet ditt med eventuelle nytilsettinger og frikj?p, er det viktig at instituttledelsen er kjent med effektene et prosjekt har p? instituttets budsjett og undervisningsressurser. F?r s?knad sendes inn skal derfor s?knadsbudsjettet godkjennes og signeres av ledelsen.

Kommunikasjon

Noen finansi?rer har krav til planer for formidling og kommunikasjonstiltak i prosjektbeskrivelsene.

Se finansi?renes krav til kommunikasjon p? nettsiden om Kommunikasjon og impact i eksternfinansierte prosjekter.

Lag en kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonen skal st?tte synliggj?ring av m?lene for impact i prosjektet. Det er lurt ? tenke p? dette allerede i s?knadsfasen for ? vise at m?l, tiltak og ressurser er gjennomtenkte og realistiske.

Se nettsiden om kommunikasjonsstrategi for forskningsprosjekter

Interessentanalyse

I forkant av ? lage en kommunikasjonsstrategi er det lurt ? foreta en interessentanalyse - hvem vil du n? og hvorfor?

Kanaler for formidling av forskningsprosjekter

Tips til profilering av forskningsprosjekter

Arkivering av s?knad

Les mer om arkiveringsrutiner knyttet til ekstern finansiering

Enhetenes sider om eksternfinansierte prosjekter

Alle fakultetene, noen institutter og museene v?re har egne lokale sider om eksternfinansierte prosjekter:

Sp?rsm?l?

Finn kontaktpersoner for forskningsst?tte ved din enhet

Publisert 15. mai 2018 14:02 - Sist endret 28. apr. 2023 14:03
Del p? e-post