- Billetter og hotell
- Disputasleder
- Henting av kappe
- Pressemelding/foto
- Trykking og distribusjon av avhandling
- Klargj?ring av lokaler og blomster
- Middag og lunsj
- Kontrakter, reiseregninger, kontoinformasjon
Som vedtatt i Fakultetsstyret 28. oktober 2011, skal instituttene fra 2012 betale alle utgifter ved disputaser, bortsett fra utbetaling av komit¨¦medlemmenes honorar. Instituttene f?r overf?rt en rundsum fra fakultetet slik at kostnadene kan dekkes.
Billetter og hotell
Bruk UiOs leverand?ravtaler og bestillingssystemet (innkj?pssystemet).
Instituttene har gjort alle bestillingene i forbindelse med disputasene tidligere, men husk at instituttenes egne bestillerkoder n? m? oppgis siden fakturaene ikke lenger skal sendes til fakultetet.
Administrator og instituttadministrasjon har i fellesskap ansvar for ? kontakte medlemmene og avklare deres behov og ?nsker i forbindelse med reise og opphold ved disputasen.
Normalt har det blitt dekket to netter i enkeltrom med frokost for eksterne medlemmer som kommer fra Norge og europeiske land, og tre-fire netter for medlemmer som reiser fra land i andre verdensdeler. Dersom reiseutgiftene reduseres betydelig ved et lengre opphold, og det er aktuelt for medlemmet kan instituttet vurdere det som en l?sning.
UiO har leverand?ravtaler med en rekke hoteller, og vi m? bruke disse avtalene n?r vi bestiller opphold til komit¨¦medlemmene. Bestillinger gj?res via bestillingssystemet, med mindre noe annet en spesifisert i leverand?ravtalen.
Instituttet betaler for alle reiseutgifter for den sakkyndige. Den sakkyndige kan be instituttet om hjelp til ? bestille flybilletter, eller han/hun kan bestille disse selv. I det siste tilfellet vil kostnadene bli refundert over reiseregningen etter at disputasen har funnet sted. Merk at flybilletter ikke skal bestilles f?r avhandlingen formelt er godkjent for forsvar i disputas. Det skal normalt bestilles billetter i rimeligste klasse. F?lg UiOs leverand?ravtaler for bestilling av reiser.
Normalt har det ikke blitt dekket utgifter for veilederes reiser og opphold i forbindelse med disputasen, og normalt ikke for eventuelle hotellopphold for administrator. Det har heller ikke blitt dekket reise og opphold for sakkyndiges ektefelle. Instiututtet kan avtale med hotellet ved bestilling at det betaler prisen for et enkeltrom, mens den sakkyndige dekker det overskytende bel?pet til et dobbeltrom.
Disputasleder
Fakultetet avklarer disputasledelse med dekanatet. Hvis dekanatet har mulighet til ? lede en eller flere disputaser vil instituttadministrasjonen bli informert om dette s? snart svaret fra dekanatet foreligger. For de disputasene der dekanatet ikke kan stille som ledere er det instituttadministrasjonens ansvar ? finne disputasledere. Instituttadministrasjonen m? melde tilbake til fakultetet n?r disputasledelse er avklart. Dette b?r skje senest to uker f?r disputasen. Aktuelle kandidater er instituttleder og viseinstituttleder, forskningsleder, ph.d.-utvalgsleder og tidligere dekaner. Kandidatens veiledere kan ikke lede disputasen.
Henting av kappe
Hvis disputasen avholdes i Universitetets gamle festsal trenger man ikke tenke p? henting av kappe, da kapper for samtlige fakulteter henger der. Hvis man derimot skal lede en disputas p? Blindern m? man hente kappe senest dagen i forveien hos fakultetets saksbehandler.
Pressemelding/foto
Fire uker f?r disputasen skal kandidaten sende fakultetet en pressemelding om sin avhandling, samt et foto av seg selv. Fakultetet publiserer pressemeldingen i egne oppslag p? UiOs og HFs nettsider samt i HF-aktuelt, i tillegg til ? sende den ut til en rekke pressekontakter. Instituttets informasjonskonsulent skal bist? kandidaten med utforming av pressemelding og elektronisk fotografi dersom ?nskelig. Informasjon om utarbeidelse av pressemelding
Trykking og distribusjon av avhandling
N?r avhandlingen er godkjent og disputasen fastsatt av fakultetet, vil avhandlingen normalt bli trykket hos 07-Gruppen. Kandidaten skal sende rekvisisjonsskjema for trykking til instituttet.
N?r doktoranden har fylt ut den delen av skjemaet som er merket ¡±Fylles ut av doktoranden¡± sendes rekvisisjonsskjemaet per e-post (som word-fil) til forskningskonsulenten ved doktorandens institutt. Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@skonsulenten s?rger for ? fylle ut skjemaet p? vegne av instituttet, kontrollere kandidatens bestilling og innhente signatur fra instituttledelsen. Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@skonsulenten s?rger ogs? for ? scanne dokumentet, konvertere det til PDF-fil og returnere det til kandidaten per e-post.
Dersom avhandlingen inneholder mer enn 40 sider med fargeillustrasjoner b?r doktoranden s?ke instituttet om st?tte til trykking av fargesidene i god tid f?r manus leveres til trykking (hvis avhandlingen har 40, eller f?rre, sider med fargeillustrasjoner trenger doktoranden ikke ? s?ke).
Instituttet dekker fra og med 2012 trykking av alle eksemplarer av avhandlingen til disputas.
- 10 eksemplarer skal fakultetsadministrasjonen ha
- 7 skal til Nasjonalbiblioteket avd. Rana
- doktoranden f?r 10 eksemplarer
- minimum 10 eksemplarer skal bestilles til instituttet (plikteksemplarer). Instituttet kan bekoste tilleggseksemplarer dersom ?nskelig.
Doktoranden st?r fritt til ? velge andre ordninger enn trykking i regi av 07-Gruppen, men da vil hun m?tte dekke trykkekostnadene selv. ?rsaken til dette er at fakultetet og instituttet er bundet av UiOs gjeldende rammeavtale for trykketjenester. Som en f?lge av rammeavtalen kan vi ikke dekke kostnadene hvis kandidaten velger ? benytte en annen leverand?r av trykketjenester enn 07-Gruppen.
10 eksemplarer av avhandlingen sendes direkte fra 07-Gruppen til fakultetet. Instituttet f?r de ?vrige avhandlingene oversendt fra 07-Gruppen og m? snarest mulig distribuere disse videre. Instituttet skal sende 10 til kandidaten. 7 eksemplarer sendes av 07-Gruppen til Nasjonalbiblioteket (avdeling Rana, Pliktavlevering, 8607 Mo i Rana).
Fakultetets saksbehandler sender ett eksemplar av avhandlingen til Universitetsbiblioteket (UBO - Humsam, Tilvekstkontoret, Postboks 1009, Blindern), for ? oppfylle kravet fra ¡ì 17.2 i ph.d.-forskriften, som sier at "Avhandlingen skal v?re offentlig tilgjengelig ved Universitetsbiblioteket senest to uker f?r dato for offentlig forsvar av avhandlingen". Etter disputas oversender fakultetets saksbehandler eventuelle avhandlingseksemplarer som har blitt til overs, til instituttets forskningskonsulent.
Klargj?ring av lokaler og blomster
Gamle festsal: Ved bestilling av Gamle festsal til disputas vil Gruppe for arrangementsst?tte uten n?rmere beskjed gj?re lokalene klare i forkant av disputasen. Det inneb?rer ? sette bord og stoler i riktig posisjon, rigge opp mikrofoner, sette fram vann osv. Instituttet m? avklare med kandidat og komit¨¦ p? forh?nd om det er behov for bruk av spesielt teknisk utstyr under pr?vene. Slike behov m? meldes inn til nina.fyhn@admin.uio.no / booking-sentrum@admin.uio.no noen dager f?r pr?vene.
Auditorier p? Blindern: Ved bestilling av auditorier p? Blindern m? egen beskjed gis til Teknisk avdeling minst to uker f?r pr?vene om klargj?ring av lokalene. Teknisk avdeling er organisert i underavdelinger som har ansvar for de ulike bygningene (nedre Blindern, vestre Blindern etc.). Oversikt over bygningene og e-postadresser til avdelingene finner du p? Teknisk avdelings nettsider. Husk ? gi utfyllende informasjon om arrangementet.
Georg Morgenstiernes hus: Arne N?ss' auditorium er holdt av til HFs disputaser p? fredager. For ? bestille auditoriet sender du e-post til fakultetets saksbehandler, minst fem uker f?r disputas. V?r oppmerksom p? at auditoriet ikke er holdt av til pr?veforelesninger p? torsdager, men det kan bestilles i FinnRom. I tillegg m? du gi teknisk ?stre beskjed om at det skal settes fram bord og stoler til disputas (og eventuelt pr?veforelesning). Instituttet rigger mikrofonene og sjekker at utstyr fungerer selv (ta kontakt med AV-tjenesten p? HF hvis det oppst?r problemer).
I tillegg m? forskningskonsulenten ved instituttet sende en egen beskjed noen dager f?r pr?vene dersom det er meldt inn behov for spesielt teknisk utstyr. Husk b?de ? gi beskjed om pr?veforelesning(er) og disputas. Beskjed om utstyr sendes til:
Eilert Sundts Hus: teknisk-ostre@admin.uio
Georg Morgenstiernes hus: AV-tjenesten p? HF
Georg Sverdrups hus: teknisk-ostre@admin.uio
Helga Engs hus: it-hjelp@uv.uio.no
Sophus Bugges hus: AV-tjenesten p? HF
Instituttet har for ?vrig ansvar for ? kontrollere at lokalene ser ryddige ut i forkant av pr?vene, og m? kontakte Teknisk avdeling dersom noe ikke er i orden. Instituttet har ogs? ansvar for at komit¨¦ og kandidat f?r den n?dvendige tekniske bistand underveis i pr?vene.
Instituttet bestiller og betaler blomster til lokalene, og m? selv bes?rge at blomstene leveres til riktig sted.
Middag og lunsj
Instituttet administrerer, bestiller og betaler middagen etter pr?veforelesningen og disputaslunsj.
Ved en del restauranter er det anledning til ? gj?re avtale p? forh?nd om at kostnadene kan faktureres, slik at administrator slipper ? legge ut for middagen etter pr?veforelesningen.
Lunsjen b?r bestilles omtrent en uke i forkant av disputasen. Deltakere i disputaslunsjen er kandidat, bed?mmelseskomit¨¦, disputasleder og eventuelle veiledere. Til veilederne m? det p? forh?nd sendes invitasjoner, og det kan ogs? v?re hensiktsmessig ? sende kandidaten en egen beskjed om lunsjen. Husk ? informere b?de administrator og disputasleder om tid og sted for lunsjen, samt om hvem som skal delta. Dersom disputasen begynner kl. 13.15 og lunsjen dermed finner sted f?r pr?ven, m? alle deltakerne informeres p? forh?nd. Ellers er det administrators ansvar ? informere de eksterne medlemmene.
Hvis disputasen foreg?r p? Blindern bestilles lunsjen hos gjeldende leverand?r, alt etter hvor lunsjen skal spises. Ved disputas i Gamle festsal har det v?rt vanlig at lunsjen foreg?r i Vinterhaven, Hotell Bristol. Lunsjlokale p? Blindern kan for eksempel v?re Klubben eller personalkantinen i 10. etasje i Administrasjonsbygget, eventuelt andre passende lokaler.
Utgiftene til lunsjen b?r holdes innenfor rimelige ?konomiske rammer og har vanligvis hatt et tak p? maks 1500 kroner. Merk at det kan v?re vanskelig ? holde dette taket hvis lunsjen skal spises i Vinterhaven. Det bestilles for korrekt antall deltakere, som vil variere fra 5-8 avhengig av antall komit¨¦medlemmer og antall veiledere. I tillegg til den lunsjmeny instituttet bestemmer seg for fra leverand?r og restaurant har det v?rt vanlig ? bestille wienerbr?d, kaffe og te, samt mineralvann og alkoholfritt ?l. Ved reservasjoner i Vinterhaven har det v?rt vanlig ? oppgi at garderobeavgiften for deltakerne dekkes.
Kandidatene har ikke hatt anledning til ? arrangere lunsjen selv og f? utgifter refundert i ettertid
Kontrakter, reiseregninger, kontoinformasjon
Ved oppnevning av komiteen sender fakultetet ut informasjon til medlemmene om utbetaling av honorar og reiseutgifter. Eksterne medlemmer bosatt i utlandet f?r tilsendt kontoopplysningsskjema (payments abroad-skjema), som de blir bedt om ? fylle ut og returnere. Deretter f?r de en kontrakt (to eksemplarer) fra fakultetet, som skal signeres og sendes inn sammen med reiseregningen og eventuelle bilag til reiseregning.
Komit¨¦medlemmene skal selv fylle ut dokumentene, men erfaringsmessig vil de ha behov for bistand, spesielt til utfylling av reiseregningen. Instituttet s?rger for ? kontrollere at reiseregningen er utfylt, instituttet konterer, attesterer, anviser og videresender til L?nningsseksjonen. Alle dokumenter m? v?re korrekt og komplett utfylt for at utbetalingene skal kunne foretas. Ved feil og mangler vil dokumentene returneres fra den sentrale L?nningsseksjonen, noe som medf?rer store forsinkelser.
Instituttet videresender kontrakten til fakultetet, som s?rger for utbetaling av honorar til komit¨¦medlemmene. I enkelte, helt spesielle tilfeller kan medlemmene ha ?nske om ? f? utbetalt honoraret per sjekk n?r de er i Oslo. Dette krever en del ekstra administrasjon og b?r avklares med L?nningsseksjonen i god tid f?r disputasen.