Meld dato, tid og sted for disputasen til fakultetet og disputaskalender i Teams i god tid.
Det er ogs? utarbeidet beskrivelser for digital disputas av USIT. Merk at disse avviker noe fra v?re, spesielt mht gjennomf?ring av disputas. Bruk v?re retningslinjer som hovedregel.
1. Skal disputasen v?re digital, hybrid eller en fysisk disputas (ordin?r)?
Instituttet m? i samr?d med kandidaten avgj?re om disputasen er skal v?re digital, hybrid eller ordin?r. Det m? ogs? avklares om pr?veforelesning skal gjennomf?res ordin?rt eller som opptak.
Med digital disputas menes at alt foreg?r Zoom, b?de pr?veforelesning og selve disputasen. Dette er f?rstevalg dersom kandidaten ikke kan v?re tilstede.
Kravet til offentlig disputas ivaretas ved at disputasen streames p? nett.
Med hybrid disputas menes at kandidat, disputasleder og publikum er fysisk tilstede i samme lokale, men der ¨¦n eller ingen av opponentene er tilstede. Disputasen skal vanligvis streames p? nett.
For hybride disputaser anbefales Eilert Sundts hus auditorium 2 eller auditorium 7 (sjekk om de er ledige ved ? klikke p? lenkene).
Kravet til offentlig disputas ivaretas ved streaming og/eller at publikum er tilstede.
Med ordin?r disputas menes at opponentene, disputasleder, kandidaten og publikum er tilstede. Det er ikke anbefalt ? streame en ordin?r disputas med dagens tekniske utstyr.
Dersom du planlegger ordin?r disputas trenger du ikke ? lese videre. Dersom du planlegger digital eller hybrid disputas, g? til punkt 2.
2. Oppsett av webinar (digital og hybrid).
Dette punktet gjelder kun digital og hybrid disputas med streaming. Du skal sette opp normalt ca. 5 dager f?r disputas.
a. G? til www.zoom.us, logg deg inn med brukernavn og passord du har f?tt fra fakultetet (digital-disputas@sv.uio.no eller digital-disputas+1@sv.uio.no ). Passordet finner du i Teams. Logg deg inn med ordin?r innlogging, du skal ikke bruke Feide.
b. Klikk p? Webinar -> Schedule a webinar. Topic: Xxxx Xxxx's Public Defence
c. Velg riktig dato og klokkeslett. Bruk tidspunktet for disputas. Du bruker den samme lenken til ? gjennomf?re teknisk test og eventuell pr?veforelesning.
d. Velg duration, 4 timer. Webinaret avsluttes ikke f?r du trykker avslutt.
e.
- Ikke velg recurring, ikke Registration, ikke Password.
- Skru p? video for b?de host og panelist, og sett Audio: Both.
- P? Webinar Options skal bare Practice Mode v?re p?, s? skru av Q&A.
- Sett p? backup-tekniker som alternative host. Denne vil etterp? vises som panelist. S? lenge du selv har scheduling privilege for den upersonlige brukerene vil du automatisk bli host n?r du starter opp webinaret.
f. Klikk Schedule. Du kommer tilbake til oversikten over webinaret ditt. Scroll til nederst p? siden. Under Invitations vil det st? No panelists invited. Klikk p? edit. Her skriver du inn doktorand, begge opponenter, administrator og disputasleder. NB! UiO brukere skal legges inn ved ? begynne ? skrive navnet, s? dukker de opp. Da f?r de formatet "brukernavn@uio.no". Hvis ikke f?r UiO brukere ikke logget seg inn p? webinaret. Andre m? legges inn med e-postadressen du sender invitasjons-eposten til.
g. Du er ferdig! Hvis du er usikker p? om alt er rett, s? ta gjerne kontakt med fakultetets disputas ansvarlige (mattheww@uio.no) som kan sjekke innstillingene for deg.
3. Send e-post til alle parter den dagen du har satt opp webinaret.
E-posten sendes ut s? snart du har lenken til Zoom klar, normalt 4-5 dager f?r disputasen. Dersom du vil sende e-posten tidligere b?r du s?ke om ? ha webinarlisensen fra et tidligere tidspunkt.
Bruk gjerne denne E-post malen (?pnes i Outlook).
Husk ? beregne tidssoner i eposten.
4. Gjennomf?ring av de digitale m?tene: Teknisk test.
Dersom du har digital eller hybrid disputas gjennomf?res det en teknisk test med alle parter til stede i Zoom 24 til 48 timer f?r disputas (hvis pr?veforelesning skal gjennomf?res "live" b?r teknisk test v?re 24-48 timer f?r pr?veforelesning). Meld ?nsket tidspunkt til digital-disputas@sv.uio.no om du trenger tekniker som kan v?re til stede b?de p? teknisk test og disputas.
Det viktigste med den tekniske testen er:
a. ? sjekke at alle parter kommer inn i m?tet, fortrinnsvis som panelist (paneldeltaker). Det forutsetter at du har lagt dem inn som ?panelist? da du satte opp webinaret p? Zooms webside. Hvis paneldeltakeren logger seg inn med samme e-postadresse i Zoom s? vil de automatisk delta som paneldeltaker. Det er ikke alltid alle vet hvilken innlogging de bruker i Zoom. Du vil i s? fall oppleve at de kun f?r logget seg inn etter at du har satt webinaret i broadcast og at de da kommer inn som attendee, alts? publikum. De m? v?re panelist for ? kunne delta i disputasen. Ikke bruk mye tid p? ? f? folk til ? v?re innlogget riktig. Da er det bedre og starte broadcast i god tid f?r disputas, finne vedkommende i listen over publikum og klikke promote to panelist.
b. At alle parter har akseptabel lyd og bildekvalitet.
c. At kandidaten (og eventuelt opponentene) f?r delt powerpointpresentasjonen. Det skal de som default, men hvis du opplever problemer kan du trykke p? pilen ved Share Screen og s? trykke p? radioknappen for ? tillate share screen for all panelists.
d. At disputasleder forklarer gangen i disputasen for komit¨¦ og kandidat, og forklarer sin rolle. Disputasleder skal ogs? v?re kjent med rutinene for Ex. Auditorio.
e. At alle har forst?tt sin rolle i disputasen og er trygge p? hva de skal gj?re.
Dersom du gjennomf?rer en hybrid uten streaming, bruker du vanlig zoomm?te, og har opponentene projisert p? lerret. Siden ingen utenfra har tilgang til Zoom-m?tet har du ikke behov for den sikkerheten et webinar gir.
Ved hybrid: I auditoriet st?r kandidaten foran webkamera p? den faste pcen i auditoriet. Disputasleder bytter plass med kandidaten n?r hun taler. Det kan v?re nyttig ? teste dette ut fysisk i auditoriet, helst med kandidaten tilstede.
5. Gjennomf?ring av de digitale m?tene: Pr?veforelesning og disputas.
Hvis pr?veforelesningen gjennomf?res med opptak, gjelder dette kun for disputas.
a. Avtal og logge inn minimum 20 minutter f?r disputasen starter.
b. Alle de aktive partene skal v?re panelist eller host (se pkt. 5a).
c. Evt. endre navn p? de involverte til (Technician, 1. opponent, 2. opponent, Candidate, Chair) + navnet deres. Det gj?res ved ? h?yreklikke p? deltakerens navn og velge Rename.
d. Pass p? at alles mikrofoner fungerer og at videoen er p? for de aktive partene.
e. Sjekk at kandidaten og andre som skal dele powerpoint-presentasjon f?r delt. Kandidatens powerpoint kan st? klar n?r du setter webinar i broadcast (se pkt 5c). Tips: det kan v?re lurt ? be kandidaten om ? ha f?rstesiden av sin Powerpoint som en generell "screen saver" p? lerret/skjermen n?r ingen andre bruker shared screen funksjonen. P? den m?ten vil ikke bildene av deltakerne v?re s? veldig store p? lerretet.
f. I chat-vinduet (klikk chat og p? knappen med tre prikker [...]) til h?yre. Her kan du velge om man vil tillate at publikum kan sende chat-meldinger til bare panelists/hosts, til alle, inkludert andre attendees, eller til ingen. Tillater man noen form for chat-meldinger for publikum vil de ogs? "plinge" opp p? kandidatens skjerm og dermed lerretet. Det anbefales ? velge Attendee Can Chat With: No One.
g. Ex auditorio. kun for digital disputas: I pausen, p? disputasleders oppfordring bes det om noen ?nsker ordet ex auditorio. Femten minutter f?r pausen er over sjekker du om noen i listen over attendees har klikket raise hand. Dersom de har det s? kontakter du dem p? chat (klikk p? personen og velg chat). Sp?r om de ?nsker ex auditorio (noen klikker feil). Dersom de ?nsker det, f?r du deres fulle navn og skriver at vedkommende vil bli ropt opp av disputasleder. Mot slutten av pausen skriver du listen over ex auditorio i chat til disputasleder.
Dersom det er hybriddisputas noterer du p? en lapp/e-post/sms til disputasleder. For ? gi ordet til en attendee klikker du p? navnet til personen i listen og velger allow to speak. N?r de har stilt sp?rsm?let sl?r du av mikrofonen.
Bruk litt tid p? ? sette deg inn i chat-funksjonen og at disputasleder ogs? er bekvem med ? bruke den. Det gj?r gjennomf?ringen enklere. F?lg ogs? med p? hvem du skriver til, det blir ikke s? proft dersom du sender interne beskjeder til all attendees.
Fakultetet kan bist? kandidaten med opptak av pr?veforelesning.