Saker:
1. Samarbeid med personal
Aud-Jorun fra personal m?tte nettverket og fikk innspill ifbm tilsettingssaker, forlengelser/permisjoner og innsyn i personalmapper. Ph.d.-konsulentene skal st? som kopimottakere og f? tilsendt b?de tilsettingssaker og forlengelser automatisk fra personal. Aud-Jorun tar saken med videre til de andre personalkonsulentene. Tips til s?k i ePhorte - s?k med kandidaten som journalpostmottaker. Aud-Jorun og Cecilie vil fortsette diskusjonen om hvilke formuleringer som m? inn i /beholdes i arbeidsavtaler/tilleggsavtaler for ? sikre at forskriftens krav til individuell prosjektbeskrivelse f?lges opp.
.
2. "FS-kvarter"
Kari Henriksen - FS-koordinator ved SV - m?tte oss for ? snakke med oss om videre arbeid med ph.d.-programmet og FS. Sp?rsm?l/ kommentarer:
a) Studentweb ser ikke bra ut for ph.d.-kandidatene - hva skjer/kan gj?res? Kari unders?ker.
b) Ph.d.-kandidatene (s?rlig utlendinger) forst?r ikke hva de skal gj?re i Studentweb. Kan vi f? til en felles presentasjon for kandidatene? ISV har en PPT-presentasjon om Studentweb for eksterne kandidater - kan den benyttes av andre? Guro sender ut.
c) Kari unders?ker hvordan kandidater p? bachelor og master f?r informasjon om pin-kode og Studentweb - kan noen av disse rutinene brukes av oss? Saken tas med til neste m?te.
d) Meld fra til Kari dersom dere har ?nsker om nye/ endrede brukerveiledninger.
3. Fremdriftsrapportmalene
Rapportmaler ble gjennomg?tt i m?tet og sendt ut av Tina etter m?tet. Husk kandidatenes rapporteringsfrist 1. oktober og enhetenes frist for rapportering til fakultetet 1. februar (eller f?r).
4. Notat til bed?mmelseskomiteer - sp?rsm?l om frist for innstilling:
Notatet skal presenteres for Programstyret 10. oktober - deretter vil det sendes til oversetting og legges p? web. Diskusjonen om kortere tid fra innlevering av avhandling til disputas tas med til Programstyret (med sp?rsm?lene under). Kom gjerne med innspill til forbedringer av teksten til Cecilie innen 1. oktober.
Saken ble diskutert i m?tet:
Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@sdekanen ?nsker at tida fra innlevering av avhandling til disputas skal kuttes. Han ?nsker at frist for innstilling skal v?re fire uker f?r disputas. Saken skal opp i programstyret 10. oktober. Hvilken praksis har dere for ulike trinn i prosessen i dag? (se vedlagte oversikt)
a) tid fra innlevering til oppnevning av bed?mmelseskomit¨¦ - er det mulig ? v?re mer effektive her? I prinsippet kan bed?mmelseskomiteer oppnevnes f?r kandidaten har levert avhandlingen. Er dette praktisk mulig ? gjennomf?re? Er det ?nskelig? Har dere oversikt over hvor lang tid dette tok for kandidater som disputerte i 2012/2013?
b) Hvor raskt mottar komiteen avhandlingen etter at komiteen er oppnevnt. Kunne dette v?rt organisert p? en mer effektiv m?te?
c) I forkriftens ¡ì14.3 heter det at komiteens innstilling skal foreligge innen tre m?neder. MN praktiserer 6 ukers frist. Har vi noe ? tjene p? ? kutte fristen? Hva er ulempene ved kortere frist? Vi har praksis for ? telle juli som feriem?ned - b?r vi det?
d) N?r komiteens innstilling foreligger har kandidaten anledning til ? komme med merknader til innstillingen (frist i Forskriften: 10 arbeidsdager). Er det noen forsinkelser her som kan unng?s? Er det andre momenter i saksbehandlingen som forsinker prosessen?
Beskrivelse av prosessen:
- Instituttets saksbehandler f?r innstillingen fra komiteen, kopi sendes kandidaten - kandidaten har 10 arbeidsdagers merknadsfrist (2 uker)
- Instituttets saksbehandler oversender innstillingen til fakultetet for godkjenning (ePhorte), med eventuelle merknader fra kandidaten
- Fakultetets saksbehandler mottar innstillingen og sender den til forskningsdekan for vedtak
- Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@sdekan kan velge ? be om utfyllende informasjon fra bed?mmelseskomit¨¦/ eventuelt ?nske uttalelser fra sakkyndige
- Vedtaket oversendes til instituttets saksbehandler som informerer kandidat og veileder om utfallet
- Kandidaten fyller inn skjema med personaliaopplysninger, leverer sammendrag og f?r utdelt rekvisisjon til trykking
- Avhandlingen skal v?re offentlig tilgjengelig senest to uker f?r dato for offentlig forsvar av avhandlingen. Akademika forlag ber om ? ha avhandlingen 4-6 uker f?r disputas, for ? kunne levere i tide: http://www.akademikaforlag.no/node/1431. Etter ? ha mottatt filen, klargj?r AF den for trykk og sender den til gjennomsyn p? mail. AF sender ingenting til trykk f?r de har mottatt en godkjennelse. Trykkeriet bruker 6-8 virkedager etter at AF har sendt filene til trykk. I h?ysesong er leveringstiden inntil to uker.
e) N?r fakultetets vedtak foreligger sier Forskriften at offentlig forsvar av avhandlingen normalt skal finne sted innen to m?neder (¡ì18.2).
5. FS-kurs i godkjenningsmodulen
Fredag 20.september 9:30-11:00 i 241 i Helga Engs hus. (OBS: kurset 19. september er avlyst).
6. Tekst om midtveisevaluering er oversatt til engelsk
7. Hvordan gi eksterne ph.d.-kandidater UiO-rettigheter
Send f?dselsdato og navn til IT-hjelp - de oppretter brukerrettigheter. Du kan hente brukernavn og passord hos IT, som sendes til kandidaten (eventuelt leses opp p? tlf). Kandidatene vil da f? tilgang til ? logge p? UiO-nettet, bruke bibliotek, ha utskriftskvote mm.
8. Eventuelt:
a) Kan rekvisisjonene ved trykking av avhandlinger gj?res mer effektivt? Kan ph.d.-konsulentene f? fullmakt til ? signere p? vegne av administrativ leder? Kan denne saken tas i GIR-m?tet? Cecilie f?lger opp. Kan rekvisisjonsskjemaet forenkles? Guro f?lger opp.