(UV benytter Zoom webinarl?sning etter beslutning ved UiO sentralt. Dette er en meget avskrellet versjon av ordin?re Zoom m?ter. IT-tekniker er host/vert. Kandidat, disputasleder, 1. og 2. opponent er s?kalte ?pannelister? med visse rettigheter i Zoom, slik at de selv kan styre egen mikrofon og kan dele skjerm for ? vise presentasjoner. Alle andre deltakere er mutet/uten kamera ut fra oppsett og uten mulighet til ? endre dette selv.)
Strukturen for digitale disputaser settes opp s? tett opp til ordin?r prosedyre som mulig. For digital doktorgradspr?ve ved UiO, vises som grunnstruktur ved nettadressen
F?r pr?veforelesning og disputas
F?lgende forhold m? avklares fra administrasjonen i sekretariatet:
I)Dag for doktorgradspr?ven og pr?vekj?ring
Avklare med kandidat, komite, forskerutdanningskoordinator ved enhet og IT ved fakultetet (host) for passende dag for pr?veforelesning og disputas. Ut fra dette informere partene om obligatorisk pr?vekj?ring av digital disputas to dager (48 timer) f?r.
Administrasjonen m? sikre at verken dag for pr?vekj?ring eller dag for disputas kolliderer med andre disputaser.
II) Avklare s?rlig med kandidat:
a)Rutine for pr?veforelesning (opptak eller konferanse)
Kandidaten kan velge mellom opptak eller konferanse for pr?veforelesningen.
Kandidatens valg blir informert til komiteen raskt.
Hvis kandidaten velger konferanse, vil opplegget bli sv?rt likt ordin?r situasjon.
Hvis kandidaten velger opptak, skal pr?veforelesningen oversendes fakultetets administrasjon to (2) dager f?r disputas. Denne oversendes komiteen umiddelbart etter mottatt for vurdering og offentliggj?res dagen f?r disputas (etter godkjenning av komiteen). Se nedenfor punkt V.
b) Avhandlingsopptrykket: UiO har i s?rlig forskrift ?pnet for at man kan fravike opptrykk av 30 eks. avhandlinger. Avklar s?rlig med kandidat at opptrykk skal gj?res for 8 plikteksemplar pluss 10 eksemplar, hvis disse 10 eksemplarer er betalt av den enhet som kandidaten er knyttet til. Kandidaten kan selv ogs? velge ? bestille ekstra eksemplarer til seg selv p? egen kostnad (kandidaten betaler selv).
Kandidaten skal sende rekvisisjon med pdf av avhandlingen til Reprosentralen. Informasjon om at dette er sendt Reprosentralen skal sendes fakultetet ved Anne. Kandidaten skal videre gj?re Reprosentralen oppmerksom p? at fakultetet skal ha oversendt pdf av endelig trykkeklar avhandling senest tre uker f?r disputasen finner sted. Papirutgavene av avhandlingen kan ligge p? vent til Reprosentralen har mulighet til ? foreta opptrykket, og sende dette ut til mottakere etter avtale.
c)Kandidaten f?r informasjon om oppgitt emne via e-post. Kandidaten m? bestemme raskt om pr?veforelesningen gjennomf?res som konferanse eller ved opptak.
d) Beslutning m? tas om hvordan avhandlingen skal offentliggj?res, om fakultetet kan legge avhandlingen p? nett som pdf ¨C eller om fakultetet ved artikkelbaserte avhandlinger m? sende denne til interesserte ved e-post p? anmodning pga embargorestriksjoner fra forlaget
e) Digitalt utstyr tilgjengelig ¨C tilby kandidaten ? bruke kontor p? Blindern for doktorgradspr?ven ved behov.
III) Avklare med komiteen
a)Dersom kandidaten ?nsker en ¡®live¡¯ pr?veforelesning, b?r opponentene foresp?rres om utstyr og mulige store tidsforskjeller
b) Opponentene m? f? tilsendt og gj?re seg kjent med veiledning for digital disputaser og oppfordres til ? sende hverandre sp?rsm?lene til disputasen (ha form?te p? Zoom eller Skype) i tilfelle en av de skulle falle ut.
Ved fastsatt dato for pr?veforelesning og disputas + test
IV) Oppgitt emne
Jf. midlertid forskrift for graden ph.d og dr.philos skal kandidater ved UV n? f? tilsendt tema for pr?veforelesning 15 arbeidsdager f?r disputas.
V) Nettinformasjon
Administrasjonen ved fakultets sekretariat legge informasjon p? nett om disputas, med eventuell utlagt pdf av avhandlingen/ informasjon om mulig innhenting av avhandling f?r disputas, samt agenda for disputas 14 dager (10 arbeidsdager) f?r denne skal finne sted. Noter at bilde av HE-hus legges ut f?r adresse til webinaret legges ut. Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@n legges ut dagen f?r.
Denne rutinen er som f?r. Pr?veforelesning og avhandlingen avpubliseres n?r disputasen er over. Ved opptak av pr?veforelesningen, legges denne ut p? nett dagen f?r disputasen, kl. 10.
VI) Avklare en ?velsessesjon for deltagerne
Det er obligatorisk med en ?velsessesjon for deltagerne (kandidat, komite, disputasleder, IT- administrasjon) i disputasen 48 timer f?r disputasen avholdes. Det m? s?ledes avtales tid og Zoom webinar adresse for dette i god tid f?r disputas i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med IT. Disputasleder, komite, kandidat og ph.d.-administrasjon skal v?re tilstede i Zoom rommet sammen med IT. IT generere adressen og forskerutdanningsadministrasjonen innkaller disputasleder, komite, kandidat til dette m?tet. IT ?pner Zoom webinaret.
VII) Saksbehandling for ?vrig
a)Utarbeide ?lekse? til disputasleder b?de for disputas og test.
b) Utarbeide protokoller ¨C oversendes pr. e-post til komiteens koordinator.
Informere komiteens koordinator om at protokollene oversendes fakultetets sekretariat ved Anne Evandt ved e-post hvor det i e-posten bekreftes at pr?veforelesning og disputas er gjennomf?rt tilfredsstillende og at komiteen anbefaler overfor fakultetet ? innstille for doktorgraden (ph.d. eller dr.philos)(om vi etter denne situasjonen trenger fysiske signaturer, kan vi komme tilbake til det). E-posten legges ved protokollene som dokumentasjon for signatur.
c) Sikre at pr?veforelesning av avhandling avpubliseres fra nett, n?r disputasen er over.
VIII Pr?veforelesningen(e)
1)Ved opptak av pr?veforelesning ¨C se
Opptak av pr?veforelesningen skal gj?res via. Zoom
a) Sikre at kandidat oversender pr?veforelesningen til administrasjonen to dager f?r disputas ved hjelp av filesender - https://filesender2.uio.no/?s=home
M? avklare om kandidaten har brukernavn og passord ved UiO. Hvis ikke m? administrasjonen invitere kandidaten til ? bruke Filesender slik:
- Ask for files
- Skriv inn kandidatens email
- Huk av (bort) begge valgene for ¡®Guest options¡¯
- Send
b) Sikre at gjennomf?rt pr?veforelesning sendes til komiteen for vurdering. Denne skal v?re godkjent f?r den legges p? nett dagen f?r disputas.
c) Sikre at gjennomf?rt pr?veforelesning legges p? nett under annonsesiden. Fakultetsadministrasjonen laster pr?veforelesningen opp i Vortex og linker den opp p? nettsiden.
d) Sikre at pr?veforelesningen avpubliseres n?r disputasen er ferdig.
2) Ved en gjennomf?ring av pr?veforelesning som videokonferanse
a)Ved en gjennomf?ring av pr?veforelesning som videokonferanse i Zoom, er kandidat, bed?mmelseskomiteen, disputasleder og en tekniker deltagere. Ved videokonferanse ?pnes denne for publikum ogs? via disputasoppslaget. Man bruker samme webibaradresse som for disputasen.
Noter at:
Det er ikke forskriftsfestet at pr?veforelesningen skal v?re offentlig. Det er likevel tradisjon for at den er ?pen for publikum, og denne vil derfor gj?res tilgjengelig. Ved opptak kan opptaket gj?res tilgjengelig for publikum via disputasoppslaget p? nett. Ved videokonferanse kan konferansen ?pnes for publikum ogs? via disputasoppslaget.
b) IT gj?r klar link til nedlastning av Zoom adresse for annonsesiden med ?pning 30 minutter f?r selve pr?veforelesningen begynner. Da g?r IT st?tte, kandidat, komite og settedekan inn via s?rlig webinaradresse, mens publikum fremdeles sitter i venterom. Publikum gis tilgjengelighet for Zoom rommet 10 ¨C 15 min f?r.
IX Disputas
Digitale disputaser bruker Zoom som verkt?y. Ved UV gjennomf?res disputaser p? f?lgende m?ter:
a)Gjennomf?res helt digitalt, med alle involverte p? videokonferanse i Zoom. Opponenter deltar via Zoom. Publikum f?lger disputasen via Zoom, noe som ogs? gir mulighet til kommentarer ex auditorio. IT tilrettelegger Zoom rommet som for pr?veforelesningen (se detaljer over)
b)Administrasjonen i fakultetets sekretariat kontrollerer at avhandlingen er avpublisert etter disputasen dersom denne er lagt p? nett ved pdf. Utsending av avhandling via e-post stopper n?r disputasen begynner.
Kravet til offentlig disputas anses som tilfredsstilt dersom offentligheten gis mulighet til ? f?lge disputas via egnet digitalt verkt?y og ogs? gis anledning til ? kommentere ex auditorio.