E-post til studenter ved fakultet(er) eller enhet(er)
Fakultetene avgj?r selv hvilke eposter det er n?dvendig ? send ut til egne studenter. Hvis du trenger hjelp til ? hente ut et utvalg av studenter, phd-kandidater eller s?kere, ta kontakt med din FS-koordinator.
E-post til ansatte ved fakultet(er) eller enhet(er)
Hvis det finnes en e-postliste som dekker alle ansatte, skal fakultetet eller enheten sende ut selv. Det samme gjelder for flere fakulteter som ?nsker ? sende ut felles e-post, dersom det finnes e-postlister over mottakerne.
Hvis du trenger hjelp til ? hente ut et utvalg av ansatte, kan USIT sende til lister over ansatte p? stedkoder og stillingskoder (vitenskapelige eller teknisk-administrative) fra SAP. F?lg s?keprosedyren for masseutsendelse nedenfor og oppgi stedkoder og stillingskoder.
E-post til alle ansatte eller studenter ved UiO
E-post til alle ansatte og studenter vil i visse tilfeller v?re et supplement til ? legge informasjon p? v?re nettsider. Det er viktig at informasjonen som sendes ut er relevant for alle mottakerne og ikke oppleves som spam. Slik relevant informasjon kan v?re:
- E-poster som gjelder liv og helse, for eksempel i beredskapssammenheng eller ved informasjon om brannvern
- N?dvendig e-post i forbindelse med studiene som gjelder samtlige studenter
Det er for ?vrig viktig ? vurdere om informasjon som ?nskes distribuert p? e-post kan sendes til mer spissede m?lgrupper enn alle ansatte og/eller studenter.
Se tips til kommunikasjonsplanlegging eller henvend deg til kontaktpersonen p? din enhet hvis du lurer p? om du kan eller b?r sende e-post til mange.
Slik s?ker du om ? f? sende e-post til alle
Nettredakt?r i Seksjon for kommunikasjon er mottaker av henvendelser om masseutsending av e-post til alle studenter eller ansatte.
1. S?knad om masseutsending
S?knad om masseutsending av e-post skjer ved henvendelse til nettredaktor@uio.no. Send s?knad helst to dager f?r e-posten skal sendes ut.
Legg ved:
- forslag til tekst. Husk norsk og engelsk versjon, og b?de nynorsk- og bokm?l-versjon til studenter. Husk ? korrekturlese teksten.
- informasjon om hvem som skal ha e-posten. Hvis det er andre enn alle ansatte, eller alle studenter, m? dere spesifisere hvilke stedkoder det gjelder, eller hvilke andre grupperinger.
- ?nsket utsendelsestidspunkt
- hva som skal st? i tittel-feltet
- hvem som er avsender
- eventuelt utvalg: hvilke stedkoder og tilknytningstype eposten skal sendes til, hvis den skal g? til et utvalg av ansatte.
Unntak
F?lgende kan selv legge inn godkjent tekst og utfyllende informasjon ut fra kriteriene ovenfor i nettskjema, s? sender USIT ut e-post:
- Universitetsledelsen (Rektor og/eller Universitetsdirekt?r)
- Seksjon for samfunnskontakt i LOS
- Det sentrale valgsekretariatet og det sentrale valgstyret
- Den sentrale beredskapsgruppen
- Kulturkonsulenten p? UiO og Kultur- og velferdsutvalget
- UiODoc (til egne medlemmer)
2. Godkjenning og varsling om utsendelse
Seksjon for kommunikasjon vurderer om masseutsending av e-post er egnet kommunikasjonsform, og gir eventuelt veiledning om bruk av andre kanaler.
3. Bearbeiding og oversending av teksten
Seksjon for kommunikasjon bearbeider teksten ved behov. E-posten m? v?re kortfattet for at den skal bli lest og oppfattet. Mer omfattende informasjon legges p? nettsider som e-posten peker til. Meldingen skal alltid starte med setningen "For English, please scroll down." Teksten i Subject-feltet skrives vanligvis p? norsk. Bearbeidet tekst godkjennes av avsender.
Seksjon for kommunikasjon legger inn godkjent tekst i nettskjema ved e-post til ansatte og alle studenter. Nettskjemaet sendes til USIT, som st?r for utsendelsen.
4. Utsending
USIT s?rger for at utsendingene skjer i et tempo og p? et tidspunkt som ikke skaper un?dvendig belastning p? systemene.
5. Oppf?lging
Retur kommer til den e-postlisten som er angitt i reply-to feltet. Det er viktig at de som besvarer e-postlisten er varslet om e-postutsendelsen og s?rger for at eventuelle henvendelser blir besvart.