Organisering av m?temapper og -dokumenter

Dagsorden, referat og sakspapir knyttet til m?ter kan publiseres i Vortex. Dette opplegget gj?r arbeidet med utarbeiding og publisering av dagsorden, sakspapirer og referat enkelt.

M?ter, m?tereferater og sakspapirer

Dette opplegget kan brukes for b?de uformelle og formelle m?ter, for m?teserier og for enkeltm?ter.

Opprett en "m?ter-mappe" der innkalling, referater skal publiseres.

Arrangement og arrangementsmappe

Den tekniske l?sningen gj?r bruk av  dokumentmalen ¡°Arrangement¡± og mappetypen ¡°Arrangementsliste¡± i Vortex. Strukturen ser slik ut:

Kompleks versjon

For m?ter med mye dokumentasjon, vedlegg etc, l?nner deg seg ? strukturere referatene slik:

  • I "M?ter"-mappa opprettes det en mappe for hvert ?r, navngi dem med ?rstall, eksempelvis 2015.
  • I denne mappa opprettes en mappe for hvert m?te hvis det er behov for vedlegg og andre dokumenter knyttet til mappa.
  • I denne mappa ligger et dokument og en mappe:
    • Arrangementsiden for m?tet er index.html i mappa, dette dokumentet tjener som innkalling og dagsorden f?r m?tet og referat etter m?tet
    • En ¡°Sakspapir¡±-mappe for de dokumenter, presentasjoner etc som ikke har sin naturlige plass andre steder, denne mappa skjules for navigasjon

Det er lagd et eksempel p? en m?temappe med dette opplegget. I denne finnes to varianter av arrangementsdokumentet. I den ene varianten er det lagt struktur p? hvert dagsordenpunkt, ¨C sakseier, bakgrunn og behandling, oppf?lging, i den andre varianten er det ikke lagt slik struktur.

Enkel versjon

For enkelte m?ter og m?teserier kan det v?re litt mye ? opprette en mappe for hvert m?te. Det er derfor lagd en enklere utgave der hvert m?te er et dokument og der det er en felles ¡°Sakspapir¡±-mappe.

For begge deler er det ogs? lagd malmapper som kan kopieres, tilpasses og brukes til ? bygge egne ¡°M?ter¡±-mapper. Etter ? ha kopiert malmappa til eget ¡°M?ter¡±-omr?de, er det arbeidsbesparende ? legge inn faste elementer som for eksempel deltakerlista f?r det mapper og dokumenter for det enkelte m?te bygges.

Redigering av dagsorden og referat

For den som skal utarbeide dagsorden og referat er dette s?rdeles enkelt og effektivt. Det krever kun at vedkommende skj?nner enkel redigering i Vortex, det vil si bruke knappene for overskrifter, lister og lenker p? knappelista):

Oppretting av mapper og dokumenter

For den som skal opprette og vedlikeholde en "M?ter"-mappe, kreves det litt mer kunnskap om administrasjon og vedlikehold av mapper og dokumenter i Vortex. Det meste blir det redegjort for nedenfor, resten finnes dokumentert p? hjelpesidene for Vortex, og spesielt sidene:

Det enkleste er naturligvis ? kopiere aktuell mappe herfra og bygge videre p? den.

1: M?temappe

F?rste skritt i organiseringen av m?tedokumentasjonen er ? lage en mappe for form?let.

For denne mappen velges mappetype arrangementsliste, en mappetype designet for ? vise fram lister med arrangementer i undermapper eller fra andre mapper.

S? settes rettigheter til denne mappen i "Rettigheter"-fanen i Admin-modus, rettigheter som arves ned gjennom mappetreet dersom de ikke overstyres. Rettighetene som skal settes:

  • Lese: Alle som kan tenkes ? ha en aktverdig grunn for ? lese:
    • Alle brukere p? universitetet
    • Alle tilsatte p? universitetet
    • Alle p? USIT
    • Etc
  • Lese og skrive: Alle som i tillegg til ? lese, skal kunne se innhold i mappa, opprette og slette mapper og dokumenter der, samt redigere dokumenter
  • Administrere: De f? som i tillegg skal kunne endre rettigheter til mapper og dokumenter. USITs web-redaksjon skal normalt v?re blant dem som har administratorrett

Det er naturligvis et *must* ? f?lge med p? hva som f?lger med m?tene av saksdokumenter og ha minst to ?yer p? om det krever endring av rettigheter.

Inngangen til m?temappene settes opp ved ? redigere mappa (i "Rediger-fanen"):

  • "Tittel" skal identifisere hva slags m?te det dreier seg om, for eksempel ¡°IT-direkt?rm?te¡±, ¡°UAV-lederm?te¡±, ¡°IT-drift-sjeferm?te¡±
  • "Innledning" beskriver hva slags m?ter denne mappen inneholder
  • "Skjul fra navigasjon" = "Nei"
  • "Vis arrangementer fra" = "Denne mappen og undermapper"
  • "Vis som" = "Kalender" (for m?teserier med f? m?nedlige m?ter, s? passer kanskje ¡°Standard¡± bedre)
  • "Alternativ tekst i ledetekster og overskrifter" = "Lederm?ter" (eller noe annet dekkende)

Valget av "Kalender" medf?rer at det i h?yrespalten vises kalender for innev?rende m?ned der m?tedatoer er uthevet. Anbefales generelt n?r det dreier seg om mange m?ter i m?neden. Dette valget gir ogs? en visuelt sett bedre arrangementsliste enn alternativet ("Standard"), selv om ingen av dem er optimale (tror det jobbes med det).

I tillegg kan det legges inn bilde med bildetekst, innhold i h?yrespalten ("Relatert innhold) etc for ? dekorere siden p? en god m?te.

2: Mappe for ?rets m?ter

Neste skritt er ? opprette en mappe for ?ret.

Dette er ogs? en mappe av typen "Arrangementsliste" og den settes opp omtrent som mappen over, men med tilpasset "Tittel" og "Innledning". I dette tilfellet er det lagt inn en kortversjon ("2013") av "Tittel" i feltet "Tittel i navigasjon" for ? unng? overfl?dighet og lange titler i mappelister (for  eksempel venstremargen i mappa over).

I h?yrespalten legges det inn et s?kefelt med komponenten:

${include:search-form}

3: Malmappe for m?te

Deretter opprettes en mal for et m?te (et "arrangement") som er en mappe av typen "Vanlig mappe" og inneholder to ting:

  • Et "index.html"-dokument som er et dokument av typen "Arrangement"
  • En "sakspapir"-mappe som er en vanlig mappe

Index-dokumentet beskriver arrangementet og opptrer i to skikkelser i m?tets levetid:

  1. F?r m?tet er dette innkallingen og dagsorden for m?tet
  2. Etter m?tet er dette referatet fra m?tet

I dokumentet "index.html" i mal-mappa legges inn mest mulig av faste elementer i m?tet:

  • M?tetittel
  • Tid og sted for m?tet
  • Komponenten ¡°resource:toc¡± med ¡°title=[Dagsorden:]¡±.
  • Faste m?tedeltakere
  • Etc

Mappen "sakspapir" er en "Vanlig mappe" for ? lagre:

  • Saksdokumenter i den grad de ikke er publisert andre steder p? web og kan lenkes til
  • Presentasjoner framf?rt p? m?tet

Denne mappen skjules fra navigasjon:

  • "Skjul fra navigasjon" = "Ja"

Komponenten ¡°resource:toc¡±

Komponenten ¡°resource:toc¡± brukes til ? generere innholdsfortegnelse basert p? bruken av ¡°Overskrift 2¡± og ¡°Overskrift 3¡± i et dokument. Denne m? legges inn p? riktig sted i HTML-koden. Det gj?res ved ? klikke p? ¡°Kilde¡±-knappen. Hva denne komponenten gj?r, kan styres av to klasser:

  • ¡°vrtx-toc-only-one-level¡± inneb?rer at komponenten lager innholdsfortegnelse basert kun p? bruken av ¡°Overskrift 2¡± i dokumentet
  • ¡°vrtx-toc-style-like-h3¡± eller ¡°vrtx-toc-style-like-h4¡± inneb?rer at det som legges inn som ¡°Title=¡± i komponenten vises med samme skrift og skriftsst?rrelse som henholdsvis ¡°Overskrift 3¡± eller ¡°Overskrift 4¡± i dokumentet

To eksempler p? hvordan komponenten kan legges inn i HTML-koden:

<div class="vrtx-toc-style-like-h4 vrtx-toc-only-one-level">
${resource:toc title=[Dagsorden:]}</div>

og:

<div class="vrtx-toc-only-one-level">
${resource:toc title=[Dagsorden:]}</div>

4: Mappe for m?te

Deretter klones "mal"-mappen et antall ganger for ? lage mapper for m?tene de n?rmeste dagene, ukene, m?nedene. I admin-modus gj?res s? f?lgende med hver av de klonete mappene:

  • Hver mappe gis et navn som representerer m?tedatoen p? formatet "yymmdd", eksempelvis ¡±130131¡°
  • Mappen gis tittel, eksempel vis med tittel ¡°31. januar 2013¡±

I admin-modus endres deretter index-dokumentet slik at f?lgende blir riktig:

  • Tittel
  • Tid og sted

I tillegg m? index-dokumentet publiseres ved ? klikke "Publiser"-knappen og svare OK p? sp?rsm?let som dukker opp.

Etter at dette er gjort vil arrangementene dukke opp p? arrangementslistene i mappene over.

5: Gevinster

Med den strukturen som n? er bygd er det enkelt ? f? gjort forarbeid og etterarbeid i tilknytning til m?tet:

  • All informasjon om et m?te er samlet ett sted
  • Sporbar saksbehandling og beslutning
  • Dagsorden skrives inn i index-dokumentet og pekes til i innkallingen, sakene gis saksnummer, tittel etc og det lenkes til relevante saksdokumenter
  • Saksdokumenter legges i "sakspapir"-mappa hvis de ikke allerede er publisert andre steder og kan lenkes til i dagsorden
  • Under og etter m?tet kan referat skrives inn direkte i det samme dokumentet som var dagsorden f?r m?tet
  • Enkelt ? s?ke i og enkelt ? finne igjen
  • Enkelt ? sette riktig tilgang til dokumenter og mapper

Er dagsorden satt opp ordentlig i utgangspunktet med all relevant informasjon om sakene, s? er referatet halvferdig f?r m?tet avholdes.

6: Huskeliste

Ved oppsett av dagsorden beskrives den enkelte sak slik:

  • Saksnummer og sakstittel
  • Sakseier
  • Hva saken gjelder
  • Saksdokumenter og bakgrunnsmateriale

I referatet beskrives f?lgende:

  • Vedtak og eventuelle avtaler om oppf?lging (ansvar og frist) gjort p? m?tet skal alltid v?re med
  • Oppsummering av saksbehandlingen p? m?tet, de viktigste sp?rsm?lene og problemstillingene som ble diskutert b?r v?re med

Ethvert m?tereferat avsluttes med dagsordenpunktet ¡°Neste m?te¡± med opplysning om tid, sted og eventuelle saker til dagsorden for det m?tet.

 

Publisert 20. apr. 2015 13:36 - Sist endret 20. nov. 2022 04:39
Del p? e-post