Stadier i EpN
EpN er laget for ? kunne sende et emne gjennom en arbeidsflyt; en kvalitetssikringsprosess. Emnet hentes fra FS, eller opprettes direkte i EpN, og flyttes deretter oppover, eller returneres nedover, mellom ulike stadier.
Det tidligste stadiet er enten opprettet i EpN for nye forekomster eller importert fra FS, avhengig av om emnet er helt nytt eller hentet fra FS. Deretter f?lger:
- Utkast - fagl?rernes stadium
- Kvalitetssikring - brukes ikke ved UiO, s? ingen feltinnstillinger skal ha dette niv?et
- Godkjenning - studiekonsulentens stadium
- FS-klarering - fakultetenes kontrollstadium
- Eksportert til FS - n? er det for sent ? gj?re noe mer i EpN, g? til FS for ? gj?re eventuelle endringer
Brukerroller i EpN
Brukerrollene i EpN er knyttet til hvilke stadier de skal h?ndtere et emne innenfor, samt hvilke data de m? fylle ut for ? kunne sende et emne videre i kvalitetssikringsprosessen.
Se Sikt sin veiledning for beskrivelse av hvem som har tilgang og ikke.
- Fagperson: er typisk emneansvarlig, og kan opprette nye emner og se emner som er hentet fra FS. Kan redigere emneutkast med data om faglig innhold og sende disse til godkjenner (studiekonsulent), med kommentarer
- Kvalitetssikrer: rollen brukes ikke ved UiO, og ingen brukere skal tilkjennes denne rollen
- Godkjenner: er typisk en studiekonsulent og mottar utkast fra fagperson, redigerer disse og legger til administrativ grunnlagsdata p? emner. Kan sende ufullstendige eller uklare utkast tilbake til fagperson og sender godkjente emner videre til fakultetets FS-klarerer
- FS-klarerer: er typisk fakultetets FS-koordinator eller har tilsvarende ansvarsrolle for emneoppretting ved fakultetet. FS-klarerer legger til mer administrative grunnlagsdata for fakultetets emner og kan sende ufullstendige eller uklare utkast tilbake til godkjenner. Emner som blir klarert oppretter FS-klareres i FS, inkludert vurderingskombinasjon for kommende semester.
- EpN-admin: er typisk ansatt i studieavdelingens Digitale tjenester, men du kan se ansatte fra SIKT her ogs?. De har tilgang for ? kunne hjelpe til ved feil. EpN-admin har ellers ansvar for ? sette UiOs rammer for emneplanleggingen i EpN.
Synkronisering - hente emner, fagpersoner og studieprogrammer
Emner
N?r planleggingsperioden er ?pnet b?r du unng? unng? ? hente inn nye verdier til EpN, men dersom man oppdager at det mangler kritiske verdier, som semester eller studieprogram, s? er det ikke krise med mindre det er snakk om infotyper (emnetekstkategorier).
Det er ogs? enkelt ? hente inn emner som fakultetene har glemt ? sette J for EpN, ved ? hente inn emner fra et begrenset sted eller ett enkeltemne etter at EpN har ?pnet for registreringer.
Fakultetene melder inn emner som skal hentes via nettskjema i EpN-veiledningene. Skjemasvarene kommer til epn-hjelp@admin.uio.no.
Fagpersoner
Det er imidlertid innhenting av fagpersoner som krever kontinuerlig oppdatering gjennom planleggingsperioden. Hent gjerne inn fagpersoner ca. ¨¦n gang i uken s? EpN er oppdatert for fakultetene, ellers er det bare ? synkronisere fagpersoner n?r fakultene melder at de ikke finner ansatte i EpN.
Hva skal til for ? komme inn som fagperson i EpN?
- Personen m? ha et aktivt tilsettingsforhold ved UiO
- Brukerrolle for andre enn fagpersoner m? tilordnes i EpN
- Brukere velger selv sine egne stedtilknytninger. EpN har ingen begrensninger p? hvilke emner/steder brukere f?r sted
Studieprogrammer
N?r det blir opprettet nye studieprogrammer, f?r du beskjed via e-post til FS-core. Hvis det skjer i planleggingsperioden, m? du g? inn i EpN, synkronisere verdilistene, og s? huke av det nye programmet i verdilisten Studieprogrammer og lagre.
Sjekke RT jevnlig (sadm-dig-epn-hjelp)
F?lg med p? RT-k?en jevnlig i hele planleggingsperioden. Svare p? sp?rsm?l fra fakultetskoordinatorene, tildele roller til nye saksbehandlere, hente inn emner som mangler i EpN o.l.
F?lge med p? fremdriften
Se felles veiledning for godkjennere og fs-klarerer om stedoppf?lging og rapporter.
Legge ut driftsmeldinger
Hvis Sikt gir beskjed om planlagt nedetid, eller hvis noe krasjer, legg ut beskjed under Driftsmeldinger i EpN-veiledningene.
Tidlig eksport av FS-klare emner
Se Forberede ny planleggingsperioden i EpN-admin-veiledningene for datoer. Se Avslutte planleggingsperiode for veiledning til ? overf?re emner til FS, f?lge opp feilmeldinger.