N?r m? du opprette papirkontrakt?
For f?lgende personer kan det ikke opprettes digital kontrakt i toa-l?sningen og det m? opprettes papirkontrakt:
- Timeansatte eller oppdragstakere som er fast ansatt p? UiO.
- Unge arbeidstakere og l?rlinger. Unge arbeidstakere er personer under 18 ?r.
- Personer man ikke har klart ? opprette en kontrakt for i toa-l?sningen.
- Fors?kspersoner
Veiledning: Opprette papirkontrakt
Trinn 1: Hvem
Start- og sluttdato for kontrakt: Hvis personen skal levere en reiseregning er det viktig at du inkluderer reisetid. Hvis reisedatoene ikke er med i kontrakten vil oppdragstakeren f? problemer med ? legge inn reiseregning p? datoer som ikke er en del av kontrakten. Sett datoene noen dager f?r og etter selve oppdraget for ? inkludere dette.
Eksempel: Personen skal delta p? en disputas 11. november, sett startdato 9. november og sluttdato 13. november for ? inkludere reisetid.
Ikke lag kontrakten mer enn 6 m?neder i tid, da skattekort ikke vil bli hentet opp automatisk.
Ansattnummer: Alle personer som har hatt en kontrakt ved UiO tidligere har et ansattnummer. Hvis du har ansattnummeret kan du legge inn dette og klikke s?k nederst til venstre. Kontrollerer at e-post og telefonnummer er korrekt. Du kan endre dette f?r du g?r til trinn 2.?
Navn: Skriv inn navnet.?
Initialer: Ikke skriv noe i dette feltet.?
E-post: Skriv inn e-post.
Telefonnummer: Skriv kun inn telefonnummeret, ikke landkode. Hvis man legger inn landkoden foran telefonnummeret vil ikke personen motta SMS for signering.?
Landkode for telefon: Velg riktig landkode.?Norge ligger som standard og m? endres dersom personen har et utenlandsk telefonnummer.
Nasjonalitet: Legg inn nasjonalitet.?
Portalbruker: Haken skal v?re p?, slik at personen f?r de riktige tilgangene.? ?
Klikk p? s?k. Dersom riktig person dukker opp velg denne. Husk ? kontrollere e-post og telefonnummer. Dersom det ikke dukker opp noen person klikker du p? "Ny ansatt".??
Trinn 2: Kontrakt
Du kan velge mellom seks kategorier:
Sensur/veiledning/retting?
Dette gjelder eksterne sensorer og eksterne veiledere. Sensur omfatter b?de sensur av muntlig eksamen, skriftlig eksamen og oppgaveretting. Hvis personen skal sensurere p? samme emne som hen har undervist skal det opprettes en timekontrakt. Personen regnes ikke lenger som ekstern sensor.
Bed?mmelse av doktorgradsavhandling og disputas?
Denne gruppen b?r ikke sl?s sammen med andre typer bed?mmelser, da bed?mmelse her ogs? inneb?rer deltakelse i disputas. For oppdragstakere i utlandet vil normalt gjennomf?ringen av oppdraget v?re delt mellom Norge og oppdragstakerens hjemland.?
Bed?mmelse av kompetanseopprykk
Med dette menes kompetanseopprykk i vitenskapelig stilling, jf. forskrift om ansettelse og opprykk i forsknings- og undervisningsstillinger.
Bed?mmelse av s?kere til stilling
Med dette menes arbeidet til den sakkyndige komit¨¦en som foretar bed?mmelse av s?kere til vitenskapelig stilling.
Generell (annet)
Noen arbeidsoppgaver vil rutinemessig bli h?ndtert som oppdrag. Dette kan eksempelvis dreie seg om gjesteforelesere (enkeltst?ende forelesninger utenom ordin?r undervisning), eksterne oppdragstakere som holder innlegg p? konferanser. Her vil det imidlertid v?re s? stor variasjon at det anses lite hensiktsmessig ? standardisere egne kontraktstyper.?
Studentmentorer (som refunderes av NAV)
Du skal velge denne arbeidsoppgaven dersom du skal opprette kontrakt til studentmentor som refunderes av NAV.
Organisasjonsenhet: Bruk pilene p? venstre siden for ? navigere deg til riktig enhet.?
?
N?r du har valgt enhet f?r du opp et nytt bilde. Du kan velge om du vil bruke en eksisterende stilling eller opprette en ny. De fleste enheter har opprettet stillinger som heter Oppdrag gjesteforeleser, Oppdrag sensur, Oppdrag medlem bed?mmelseskomite, Oppdrag opponent, Oppdrag styremedlem. Bruk gjerne de eksisterende stillingene dersom de passer til arbeidsoppgaven. Dersom disse ikke passer kan du opprette ny stilling.
Stillingsbetegnelse lang og kort: Merk gjerne stillingen med Oppdrag f?rst, slik at det er lettere ? skille stillingen fra stillinger p? time- og m?nedskontrakter. ??
Stillingskategori: Du kan velge mellom tre kategorier. Velg det som passer til stillingen.?
Yrkeskode: Her kan du enten legge inn tall eller s?ke opp ved hjelp av navn.??
Lagre stillingen.? ?
Under stillingen skal du legge inn delprosjekt. Hak av for ¡°Annen¡±.
?
Klikk i feltet det st?r 100. Du m? legge inn delprosjekt i K7 b?de p? l?nn og reise.??
Fyll inn delprosjektet i feltet K7.?
Dersom du skal legge inn arbeidspakke skal du legge dette inn i K5. Hvis du ikke skal legge inn arbeidspakke m? du passe p? at det st?r Dummy i dette feltet.??
Hvis du skal ha flere delprosjekt i kontrakten m? du opprette flere arbeidsoppgaver med ulike delprosjekt senere i prosessen.
Trinn 3: Arbeidsoppgaver
Arbeidsoppgave: Velg passende arbeidsoppgave.
OBS: Dersom du velger arbeidsoppgaven styrer, r?d og utvalg vil personen bli trukket i skatt selv om hen jobber fra utlandet. Det er ikke mulig ? hake av for unntatt skatt p? denne arbeidsoppgaven. Hvis personen skal delta i andre m?ter enn styrem?ter kan du bruke m?tedeltakelse.
Kostnadstilordning: Du kan klikke p? Annen dersom du skal ha et annet delprosjekt enn det du la inn i trinnet over.
Bel?p: Her skal du legge inn bel?pet som skal utbetales. Bruk l?nnskalkulator (excel) for ? regne ut bel?pet. Se hvilken timel?nn de ulike l?nnstrinnene har.
Unntatt skatt: Denne kan du kun hake av for hvis arbeidet utf?res i utlandet. Unntaket er opponenter som kommer til Norge for ? delta p? disputas, men har gjort mesteparten av jobben utenlands.
Arbeidsland: Hvis oppdraget ikke skal utf?res i Norge m? du hake av for Utland og legge inn landet der arbeidet utf?res.
Trinn 4: Fritekstfelt?
Du kan legge inn annen informasjon til kontrakten i fritekstfeltet. Det du skriver her vil bli synlig i kontrakten. Det er ogs? mulig ? laste opp vedlegg.?
Ved sensur kan det v?re lurt ? legge inn hvor mange oppgaver sensor skal rette, uttelling per oppgave, sats og emnekode. ?
Trinn 5: Merknader?
Dette er informasjon til leder som skal godkjenne kontrakten. Kontraktsmottaker vil ikke se denne informasjonen.??
Send til godkjenning og feilmeldinger
N?r du har g?tt gjennom alle trinnene i kontrakten kan du klikke p? ¡°G? til sammendrag¡±.
Se gjennom kontrakten. Klikk p? "Vis kontrakt" hvis du ?nsker ? se hvordan kontrakten ser ut. N?r alt ser greit ut klikker du p? "Send til godkjenning".
Da kommer det opp en bekreftelsesboks, hvor du m? klikke ?Send inn? p? nytt. Skjemaet blir da sendt til leder (GK2). N?r leder har godkjent kontrakten vil det bli sendt en e-post til den eksterne med lenke for signering.
Hvis ikke det kommer opp en bekreftelsesboks, m? du skrolle deg helt opp i kontrakten. Der vil det ligge en feilmelding. Se kjente feilmeldinger i toa (dfo.no).
Sende e-post til oppdragstaker
N?r du har opprettet kontrakten kan du sende en e-post til den eksterne med informasjon om hvordan signere kontrakt og registrere eventuell reiseregning. Nedenfor finner du forslag p? tekst til e-post samt lenke til UiOs nettside for oppdragstakere. Teksten er b?de p? norsk og engelsk.
Lenke til informasjonsside for oppdragstakere
Hvis du oppdager at du lagt inn feil informasjon i kontrakten
- Kontakt leder og be hen avvise den. Da vil den komme tilbake til deg og du kan rette opp eventuelle feil f?r du p? nytt sender den til leder.
- Hvis leder allerede har godkjent kontrakten kan du be kontraktsmottaker avvise kontrakten slik at du f?r rettet opp.
- Hvis kontraktsmottaker allerede har signert kontrakten m? du f?lge rutiner for endring av kontrakt.
Videre oppf?lging
Trenger du hjelp?
Kontakt: toa-hjelp@admin.uio.no