Kontroll av brukertilgang i SAP, Unit4 og Tableau

Hovedomr?de

Brukertilganger

Aktivitet

Kontroll av brukertilganger i SAP, Unit4 ERP og Tableau 

Risiko 

Brukere har feil eller mangelfulle rettigheter i systemene.

Feil personer har rettigheter i systemene, og kostnader som registreres er ikke gyldige og godkjent i henhold til eksisterende rutine.

Forsinkelse i fakturaflyt og bestillinger til leverand?rer

Brukere har tilgang til Tableau-rapporter uten at det foreligger et tjenstlig behov

Intervall

Kontrollen skal leveres sammen med kontrollprogrammet for mars, juli og november

Utf?rer

Lokalt hos hver rapporterende enhet

Ansvarlig

Leder(e) ved enhet

Tilbakemelding

Rapporter gjennomf?rt kontroll som beskrevet: Levering, dokumentasjon og oppf?lging

Beskrivelse av kontrollhandlingen(e):

1. Logg inn i Tableau (html login). 
    
2. Benytt f?lgende rapporter i mappen UiO Brukeroversikter:
    
   • Brukeroversikt Tableau
   • Brukeroversikt SAP
   • Brukeroversikt Unit4
3. Velg filter for din enhet, last ned oversikt via Download/Crosstab og format CSV for Brukeroversikt Tableau. Brukeroversikt SAP og Unit4 har egen knapp ?verst til h?yre for direkte eksport til Excel.
    
4. ?pne nedlastede filer i Excel. Sorter brukeroversikt Tableau etter sist innlogget. G? gjennom de enkelte brukertilgangene med ansvarlig leder og kommenter i egen kolonne. Rapportene lastes opp som vedlegg i Task manager og resultatene rapporteres som beskrevet i rutine for Levering, dokumentasjon og oppf?lging.
    
5. Brukertilganger som skal avsluttes, endres eller opprettes f?lger n?rmere beskrivelse i pkt. 6 og 7. Sletting av Tableau-brukere f?lger regel om manglende p?logging eller ikke p?logget de to siste ?rene. Dette gjelder ogs? brukere som har sluttet. Det er leders ansvar at brukertilgangene til de ansatte ved enheten samsvarer med enhetens aktiviteter og brukernes tjenstlige behov.
    
6. F?lgende nettskjema benyttes fra Brukertilganger i SAPDF?, Unit4 og Tableau:
   • Sletting av systemtilganger for SAP/Unit4/Tableau superbrukere:
     • Sletting av systemtilganger og myndigheter (nettskjema)
   • Bestille/endring av tilganger til Unit4 ERP:
     • ?konomisystemet Unit4 ERP (nettskjema)
   • Bestille/endring av tilganger i SAP:
     • S?knad om brukertilgang til SAP-DF? (nettskjema)
7. Sletting/tilganger for ordin?re Tableau-brukere:
   • Kontakt din lokale Tableau superbruker. Se oversikt.