Rutinebeskrivelse
BOTT-rutine: Avsetning p?l?pte kostnader (pdf)
Opprette avsetningsbilag
Avsetningsbilaget
- opprettes i omposteringsl?sningen.
- g?r p? en sentral godkjenningsflyt. Det m? derfor legges ved dokumentasjon p? godkjenning fra lokal BDM.
- skal tilbakef?res i neste periode. Det er en egen knapp for dette i avsetningsmalene i omposteringsl?sningen.
Hvilke kostnader kan jeg avsette for?
Du kan avsette for
- p?l?pte, ikke-fakturerte kostnader
- investeringer
- forskuddsbetalte kostnader
Kostnader du ikke trenger ? avsette for
Avsetning av f?lgende l?nnskostnader gj?res automatisk andre virkedag hver m?ned:
- bilagsl?nn
- reisekostnader
- fleksitid
- opptjent, ikke avviklet ferie (bare ved ?rsskifte)
Avsette for p?l?pte, ikke-fakturerte kostnader
Varer og tjenester blir ofte fakturert etterskuddsvis. Dette kan medf?re at UiO ikke har mottatt faktura for leverte varer eller tjenester ved periodeslutt. I slike tilfeller kan det v?re aktuelt ? avsette for kostnaden.
Vurdering av vesentlighet
Du m? vurdere om de p?l?pte kostnadene er vesentlige ut fra hvilke ?konomiske konsekvenser det vil ha for din enhet om kostnaden kommer med i regnskapet eller ikke.
Dersom kostnaden er stor nok til ? kunne p?virke styringen av enheten, er den vesentlig og du m? gj?re en avsetning, slik at kostnaden kommer med i regnskapet.
Slik avsetter du for p?l?pte, ikke-fakturerte kostnader
Ta ut rapporten ?Avsetningsgrunnlag (AVS01)? fra Unit4 ERP. Denne rapporten bruker du for ? vurdere vesentlighet og lage et grunnlag for avsetningsbilaget. Selve bilaget oppretter du i Omposteringsl?sningen.
I omposteringsl?sningen velger du bilagsmal "Manuelle avsetninger - kostnader".
Konti for avsetninger
Det er tillatt ? avsette for p?l?pte kostnader p? alle relevante konti som er tilgjengelige i kontogruppe 59* og kontoklasse 6 og 7 i omposteringsl?sningen.
Det vil si at du kan avsette p? den kontoen som kostnaden vil bli eller er bokf?rt p?.
Linjebeskrivelse (Teksting av transaksjonen)
Lag en linjebeskrivelse som gir en god beskrivelse av hva avsetningen gjelder og hvorfor den er gjort.
Eksempel p? kontobruk og linjebeskrivelse:
- DEBET KONTO: 6790 Kj?p av forsknings- og labtjenester, tekstet med: Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@stjeneste utf?rt, faktura ikke mottatt.
- KREDIT KONTO: 2960 P?l?pte kostnader
Merk at linjebeskrivelsen p? transaksjonen ikke skal inneholde navn p? personer.
Avsette for investeringer (inntektsreduksjon)
Det er tillatt ? avsette for motatte aktiva/anleggsmidler, n?r fakturaen ikke er bokf?rt i Unit4 ERP.
Eksempel: Avsetninger for investeringer i inventar skal gj?res p? f?lgende konti:
- DEBET KONTO: 1258 Avsetning inventar
- KREDIT KONTO: 2960 P?l?pte kostnader
Ved ? kontere avsetningen trygges det automatpostering mot konto 391 og 251 for ? tilfredstille krav i forplikteklsesmodellen
Avsette for forskuddsbetalte kostnader
Enkelte kostnader i en periode kan v?re forskuddsbetalt og/eller gjelde for flere perioder. I disse tilfellene er det viktig at vesentlige kostnader henf?res til riktige perioder.
Dette vil typisk v?re aktuelt for kostnader som faktureres p? forskudd for lengre perioder, for eksempel
- husleie
- leie av utstyr
- ulike typer abonnementer (str?m, aviser, lisenser, tjenester o.l.)
Slik avsetter du for forskuddsbetalte kostnader
Ta ut rapporten ?Avsetningsgrunnlag AVS01? fra Unit4 ERP. Denne rapporten bruker du for ? vurdere vesentlighet og lage et grunnlag for avsetningsbilaget. Selve bilaget oppretter du i Omposteringsl?sningen.
I omposteringsl?sningen velger du bilagsmal "Manuelle avsetninger - kostnader".
Linjebeskrivelse (Teksting av transaksjonen)
Lag en linjebeskrivelse som gir en god beskrivelse av hva avsetningen gjelder og hvorfor den er gjort.
Eksempel: Faktura p? leie av lokaler p? forskudd 3 m?neder er bokf?rt i regnskapet.
- DEBET KONTO: 1701 Forskuddsbetalt leie, manuell postering
- KREDIT KONTO: 6310 Leie lokaler -Statsbygg.
Merk at linjebeskrivelsen p? transaksjonen ikke skal inneholde navn p? personer.
NB: Delprosjekter med sluttdato i perioden
Du skal ikke avsette kostnader p? delprosjekter som skal avsluttes i rapporteringsperioden, ettersom avsetningene tilbakef?res i p?f?lgende periode.
Du m? selv kontrollere at delprosjekter du avsetter p? ikke skal avsluttes i rapporteringsperioden.
Standard periodiseringsn?kler i Unit4 ERP
DF? har innf?rt standard periodiseringsn?kler i Unit4 ERP. N?klene, som identifiseres ved hjelp av tallene 901-936, fordeler kostnader jevnt utover 1-36 perioder. Hvis du har behov for annen fordeling, m? dette l?ses manuelt.