Form?l og risiko
M?lgruppe: Prosjekteier, Prosjektleder, Prosjektkontroller
Hyppighet: L?pende
Rutineansvarlig: ?konomidirekt?r
Form?l
Form?let med arkivrutinen er ? sikre at UiO har tilstrekkelig dokumentasjon p? inng?tte avtaler og forpliktelser i forkant av prosjektoppretting, og ved evt endringer underveis i prosjektet, og derved ? sikre ivaretagelse av BOA-reglementet.
Risiko
Ufullstendig arkiv vil kunne medf?re at beslutninger fattes p? feil grunnlag, og s?ledes sette UiO i ?konomiske og personalrettslige problemer. Ved prosjektopprettelse m? arkivet v?re fullstendig for ? sikre korrekt kategorisering og tilstrekkelig grunnlag for opprettelsen.
Kommentar
Rutinene m? sees i sammenheng med BOA-reglementet, og krav fra Riksrevisjonen om fullstendige arkiver og dokumentasjon som sikrer godt grunnlag for kontroll/kvalitetsstyring.
Utf?rende
Saksbehandler har ansvar for at arkivet inneholder relevant dokumentasjon: Prosjektkontroller, forskningskoordinator el. Materialet skal normalt arkiveres p? det stedet hvor prosjekteier er tilknyttet.
S?knad om prosjektmidler
Signert s?knad, prosjektbeskrivelse og signert totalbudsjett skal arkiveres p? et unikt saksnummer i ePhorte
Dialog med finansi?r
Enhver endring av kontrakt, prosjektbeskrivelse eller prosjektbudsjett m? journalf?res sammen med opprinnelig prosjektdokumentasjon for ? sikre sammenheng mellom opprinnelig s?knad/eventuell ny s?knad/endelig kontrakt/tildelingsbrev, og arkiveres p? saksnummeret i ePhorte
Prosjektaktivering
F?r foresp?rsel om prosjektaktivering skal prosjekt?konom sjekke at prosjektarkivet i ePhorte er fullstendig (ihht foreg?ende punkt), og registrer saksnummer i prosjektregisteret
Ved kontroll hos RS, vil manglende arkivdokumentasjon kunne f?re til avvist prosjektaktivering
Husk at prosjektbudsjett skal legges inn i BOAPRO innen 4 uker etter prosjektoppretting
Framdriftsrapportering
Framdriftsrapporter, b?de faglige og ?konomiske, til finansi?r i l?pet av prosjektperioden, b?r legges p? saken i ePhorte
Endringer i prosjektet
Vesentlige endringer underveis i prosjektet skal dokumenteres p? saksnummeret i ePhorte gjennom kontraktsendringer og eventuelle vesentlige endringer i prosjektets totalbudsjett.
Ved forlengelse av prosjektets levetid i prosjektregisteret i U4, m? dokumentasjonen p? avtalt forlengelse med finansi?r legges p? saksnummeret i ePhorte
Prosjektavslutning
Ved prosjektavslutning b?r sluttrapport og fullstendig prosjektregnskap legges p? saksnummeret i ePhorte