Som leder skal du holde l?pende kontakt med den sykmeldte, vise omsorg og vurdere behov for tilrettelegging. Alt legemeldt sykefrav?r f?lges opp digitalt p? nav.no.
Dokumentasjon av oppf?lgingen de fire f?rste ukene
Det anbefales at dokumentasjon av oppf?lgingen av den sykemeldte starter allerede fra f?rste dag av sykefrav?ret. Se trinn for trinn-veiledning for hva dette inneb?rer. Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT) har anledning til ? bist? med veiledning om gjennomf?ring av samtaler og oppf?lging.
Unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger
Ved langvarig sykdom/kronisk sykdom og ved svangerskapsrelatert frav?r kan arbeidsgiver s?ke om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger.
Informasjon om ytelser etter maksdato
Se informasjonsside om syk ut over et ?r.
Oppf?lging trinn for trinn
Fra dag 1: Dialog med sykmeldt og kontroll av sykmelding
Oppf?lging av sykmeldt
Hold l?pende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.
Avklar:
- Forventet sykeperiode
- Forventet tilbakekomst
- Sykmeldtes arbeidsevne
- Behov for tilrettelegging
- Mulighet for reduksjon/behov for ?kning av sykmeldingsprosenten
Administrativ oppf?lging - kontroll og godkjenning av sykefrav?ret
F?r godkjenning av egenmelding, sjekk at den ansatte har rett til bruk av egenmelding.
Unders?k samtidig om det er krysset av for "arbeidsrelatert frav?r" i egenmeldingen. For slike tilfeller kreves en s?rskilt oppf?lging av tilretteleggingsbehov og hvordan framtidige arbeidsrelaterte frav?r kan forebygges.
F?r kontroll og godkjenning av sykmelding/s?knad om sykepenger, skal selvbetjeningsportalen (DF?) v?re oppdatert s? langt det er mulig. Dette gjelder framm?te, egenmelding og ferie.
S? tidlig som mulig, og innen 4 uker: Oppf?lgingsplan
Oppf?lging av sykmeldt
Inviter den sykmeldte til en samtale (m?te/telefon) og utarbeid i felleskap en oppf?lgingsplan (nav.no). For digital oppf?lgingsplan, se informasjon fra Nav (nav.no).
Planen skal inneholde:
- Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne
- Avklaring av om sykefrav?ret skyldes forhold p? arbeidsplassen
- Vurdering av tilrettelegging, gradert sykmelding (nav.no) og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomf?re
- Dato for neste m?te og m?l som skal oppn?s i mellomtiden
Administrativ oppf?lging
Send oppf?lgingsplan til sykmelder.
Innen 7 uker: Dialogm?te 1
Oppf?lging av sykmeldt
I god tid innen 7 uker: innkall den 100 % sykemeldte til et dialogm?te for ? evaluere oppf?lgingsplanen og vurdere andre tiltak som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. V?r oppmerksom p? at aktivitetsplikt (nav.no) inntrer ved ?tte ukers sykmelding.
Ved gradert sykmelding anbefales det ogs? ? gjennomf?re et dialogm?te s?fremt det ikke er ?penbare grunner til unntak.
Det anbefales ? gjennomf?re samtalen f?r den digitale planen fylles ut.
Oppf?lgingsplanen b?r ogs? sendes til sykemelder.
Hvis en av parten ?nsker det, kan f?lgende ogs? delta p? dialogm?tet:
- Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT)
- Sykmelder og/eller annen behandler dersom arbeidstaker godkjenner det
- En tredjepart, for eksempel tillitsvalgt eller annen r?dgiver
Unntak fra ? avholde dialogm?te:
- N?r sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er n?dvendig med s?rlige tilretteleggingstiltak.
- Ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastsl?s at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil v?re i stand til ? vende tilbake til arbeid.
- I tilfeller der det ikke er behov for dialogm?te anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogm?te er vurdert, men at det ikke er behov for ? avholde.
Administrativ oppf?lging
Send oppdatert oppf?lgingsplan til sykmelder og til NAV.
Innen 6 m?neder: Dialogm?te 2
Oppf?lging av sykmeldt
NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (vanligvis n?rmeste leder) og sykmelder til dialogm?te 2 (nav.no):
- Sykmeldt arbeidstaker og leder som representant for arbeidsgiver har som hovedregel m?teplikt.
- Hvis ?nskelig kan ogs? Enhet for bedriftshelsetjeneste innkalles.
- Tema er evaluering av oppf?lgingsplanen og vurdering av muligheter for l?sninger som ikke er utpr?vd p? arbeidsplassen.
- Ved behov kan ogs? rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV diskuteres.
- I tilfeller der det ikke er behov for dialogm?te anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogm?te er vurdert, men at det ikke er behov for ? avholde.
Administrativ oppf?lging
Oppdatert oppf?lgingsplan skal sendes NAV senest ¨¦n uke f?r m?tet. Planen skal vise hvilke virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.
Fra 8 m?neder: Oppf?lging av langtidssykemeldte
Oppf?lging av sykmeldt
Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner (GRUF) i Seksjon for l?nn tar kontakt med den sykmeldtes n?rmeste leder og lokal personalkonsulent. Etter avtale med leder vil GRUF invitere til et m?te med den sykmeldte, n?rmeste leder og personalmedarbeider.
Form?let med m?tet er ? avklare veien videre og eventuelle s?knader om st?nader.
I m?te med Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner gjennomg?s f?lgende:
- Forhold som kan p?virke maksdatoen, som ferieavvikling under sykmelding og eventuelle friskmeldingsperioder.
- Informasjon om s?knad om uf?repensjon fra SPK/ arbeidsavklaringspenger (AAP) fra NAV.
- Informasjon om uf?repermisjon fra UiO.
- Sykepengerettigheter etter maksdato.
Ansvaret for ? s?ke om uf?repensjon og -permisjon ligger hos den sykmeldte og sykmelder. Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner kan bist? med veiledning til ? fylle ut s?knadene. Det er anbefalt ? s?ke minst tre m?neder f?r maksdato.
Er det ?nske om bistand fra Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner p? et tidligere tidspunkt kan n?rmeste leder eller personalmedarbeider ta kontakt.
Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner sender informasjonsbrev til den sykmeldte ut fra den enkeltes situasjon. Leder og personalmedarbeider er kopimottakere. I de fleste tilfeller vil det forutsette at n?dvendige avklaringer om videre prosess er foretatt mellom leder og ansatt.
Administrativ oppf?lging
- Bist? Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner med ? avklare behovet for et m?te, finne m?tetid og sted som passer for alle parter, samt delta p? m?tet sammen med den ansatte.
- Bidra med n?dvendig informasjon til Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner for ferdigstillelse av brev til den ansatte om maksdato.
- Motta og behandle s?knad om permisjon.
- Gj?re permisjonsbrev tilgjengelig for Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner innen gitte frister for l?nnskj?ring ved UiO.
- Informere Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner om friskmelding innen maksdato.
Friskmelding
Oppf?lging av friskmeldt medarbeider
? komme tilbake p? jobben, s?rlig etter langvarig sykefrav?r, er ikke alltid enkelt. Det kan v?re behov for tilrettelegging n?r en ansatt kommer tilbake i arbeid. Tilrettelegging kan v?re viktig for ? forebygge nytt sykefrav?r. Tilretteleggingsbehovet kan v?re kortvarig i en overgangsfase eller mer langsiktig. Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er derfor viktig ogs? i oppstartsfasen.
- Avklar om det er behov for fysisk og/eller organisatorisk tilrettelegging etter gjeninntredelse i stillingen.
- S? lenge det er behov for det, b?r leder og ansatt ha jevnlige m?ter for ? sikre god integrering og for raskt ? kunne forebygge nytt sykefrav?r. Enhet for bedriftshelsetjeneste kan bist? med r?d og veiledning.
- Tilretteleggingstiltak b?r f?lges opp og evalueres underveis.
- For hjemmekontor som tilretteleggingstiltak, se gjeldende regelverk for fjernarbeid.
Administrativ oppf?lging
- Informer Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner om at den ansatte er friskmeldt.
- Hvis det er s?kt uf?repensjon fra SPK:
- Den ansatte m? selv melde fra til SPK ved friskmelding.
- Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner kansellerer pensjonsmelding til SPK.
Fortsatt syk etter maksdato
Oppf?lging av syk medarbeider
Dersom den ansatte ikke kommer tilbake til stillingen etter ett ?r med sykepenger (maksdato), kan den ansatte innvilges permisjon uten l?nn fra stillingen i totalt inntil ett ?r. Det m? vurderes fra sak til sak om permisjon skal gis for eksempelvis tre m?neder, seks m?neder eller ett ?r av gangen. Ha jevnlig dialog med den ansatte om muligheten for ? gjeninntre helt eller delvis i stillingen.
F?r den ansatte har hatt permisjon i ett ?r skal sp?rsm?let om gjeninntredelse i stilling tas opp med arbeidstakeren. Dersom den ansatte p? dette tidspunktet er i et behandlingsopplegg med sikte p? ? f? tilbake full eller delvis arbeidsevne, m? den ansatte, p? oppfordring fra n?rmeste leder, kunne legge frem dokumentasjon som viser hvilke muligheter vedkommende har til ? komme tilbake til arbeid i virksomheten, jf. SPH punkt 2.8.2 4. avsnitt.
Innen utl?pet av ?ret med permisjonen uten l?nn skal det avklares om vedkommende kommer tilbake til stillingen, om hel eller delvis permisjonen unntaksvis skal forlenges eller om vedkommende skal fratre stillingen. Det er s?ledes viktig at dialogen mellom den ansatte og leder opprettholdes under permisjon.
Administrativ oppf?lging
- Behandle permisjonss?knad i henhold til gjeldene personalrutine, se personalrutine for s?knad om permisjon ved uf?repensjon
- Det b?r opprettes en skriftlig oppf?lgingsplan for hver periode med permisjon uten l?nn, som inkluderer en plan for regelmessig dialog/m?ter med den ansatte i l?pet av permisjonstiden.
- Klinmed: Er du leder ved Institutt for klinisk medisin, skal du f?lge Klinmeds rutine for oppf?lging av sykemeldt over ett ?r.
Fortsatt syk etter to ?r
Oppf?lging av syk medarbeider
Hvis medarbeideren fortsatt er syk etter to ?rs frav?r (ett ?r med sykepenger og ett ?r med ul?nnet permisjon), m? leder i samr?d med medarbeideren avklare om det unntaksvis er hensiktsmessig ? forlenge permisjonen helt eller delvis, se UiOs praksis om uf?repermisjon.
Den ansatte m? kunne legge frem dokumentasjon som viser hvilke muligheter vedkommende har til ? komme tilbake til arbeid i virksomheten.
Ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal for bistand til videre oppf?lging og avklaring.
Administrativ oppf?lging
- F?lg personalrutinene ved uf?repensjon og fratredelse.
- Klinmed: Institutt for klinisk medisin har en s?rskilt praksis for innvilgelse av permisjon utover ett ?r.