Sak 1: Dagsorden og referat
Oppm?te:
- Styringsgruppen
- Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Det juridiske fakultet, leder
- Fakultetsdirekt?r Jarle Nygard, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Fakultetsdirekt?r Monica Bakken, Det humanistiske fakultet- meldt forfall- Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Det medisinske fakultet
- Direkt?r Hanna Ekeli, leder Avdeling for Fagst?tte
- Direkt?r Jan-B?rge Tj?der, Avdeling for administrativ st?tte
- Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte
Direkt?r Ellen Johanne Caesar, Enhet for lederst?tte- meldt forfall- Ass. direkt?r Helle Parelius, Avdeling for personalst?tte
- IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT)
- Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, leder systemeierskap i lederst?tte
- Prosjektledere
- Prosjektleder Camilla Kuhlman, ADS
- Prosjektleder Lena Andersen, ADS
- Programkontor
- Senioringeni?r Elisabeth Smokvina, Programkontor
Kommunikasjonsr?dgiver Tonje Robertsen, Programkontoret- meldt forfall- Seniorr?dgiver Jan Thorsen, Programkontor - sekret?r
Referat fra m?tet 16.04.2018
Innkalling og referat godkjent.
Sak 2: Orientering om de nasjonale BOTT-prosjektene
- ?Form?l med behandling: Informere programstyret om status i det nasjonale Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@et
- Sakspapirer:
- BOTT/SA - markedsdialog v/Jan-B?rge Tj?der
- Dokumenter p? Doffin
- BOTT/?konomi og l?nn v/Johannes Falk Paulsen, presentasjon.
- Styresak felles for BOTT-ene
- Styresak
- Vedlegg om DF?s tjenesteleveranse
- Styresak felles for BOTT-ene
- BOTT/SA - markedsdialog v/Jan-B?rge Tj?der
- Saken har tidligere blitt behandlet:? Programstyrem?te 16.04.2018
Jan-B?rge Tj?der orienterte kort om BOTT/SA som har startet en markedsdialog. Det var ti interessenter som meldte seg, det gjennomf?res m?ter med hver enkelt i perioden 11. - 15. juni. Deretter jobber man videre med anskaffelsesstrategien og formell utlysning. Videre arbeides det nasjonalt med ? etablere et felles forvaltningsapparat, samt en kommunikasjonsplan for BOTT.
Johannes Falk Paulsen orienterte kort den felles styresaken om valg av DF? som tjenesteleverand?r. saken skal opp p? alle de fire styrene, UiB er f?rst den 30. mai. UiOs styrem?te er 19. juni.
Fra diskusjonen:
- Det er mye IT i dette, og det er veldig viktig at det samordnes nasjonal slik at alle de ulike bitene henger sammen, som IAM (Identity Acces Management), MDM (MasterData Management), Integrasjonsarkitektur mm. Dette m? tas i BOTT-regi, og det jobbes n? med ? etablere et overordnet program for ? ivareta helheten.
- Prosjekt?konomi er veldig viktig leveranse, dette vil gi UiO etterspurt funksjonalitet.
- HR-BOTT har kommet med en rapport, denne gj?res tilgjengelig for programstyrets medlemmer
- Programstyret tar statusrapporteringen til etterretning
Sak 3: Status fra de lokale prosjektene
- ?Form?l med behandling: Holde programstyret informert om status og utvikling i prosjektene
- Sakspapirer:
- Saken har tidligere blitt behandlet: Fast punkt p? m?ter i Programstyret
Jan Thorsen gikk kort gjennom endringene i mandatene fra forrige runde med programstyret. Det kom innspill om mindre justeringer, programkontoret retter opp mandatene basert p? innspillene. Programstyret anbefaler for Universitetsdirekt?ren at de godkjennes p? m?tet 4. juni.
Lena Andersen orienterte kort om p?g?ende faglige aktiviteter for arkivgruppen.
Johannes Falk Paulsen gikk kort gjennom UiO-delen av styresaken.
Sak 4: Programaktiviteter i tiden fremover
- ?Form?l med behandling: Programleder informerer om aktuelle saker
- Status:
- Revidert programmandat v/Jan Thorsen
- Revidert programbeskrivelse V/Jan Thorsen
- Status etablering av programkontoret v/Helle Parelius
- Informere om RPA v/Elisabeth Smokvina - utsatt til neste m?te
- Veien videre v/Johannes Falk Paulsen
- Prosjekt Fellesl?sninger
- Kort status v/Unn-Hilde Grasmo-Wendler
- Mandat og organisering
- Tidsplan
- Prosjekt IT-drift - utsatt til neste m?te
- Kort status v/Lars Oftedal
- Mandat og organisering
- Tidsplan
- Prosjekt Fellesl?sninger
- Saken har tidligere blitt behandlet:? Fast punkt p? m?ter i Programstyret
Jan Thorsen gikk gjennom endringene i Programmandat og Programbeskrivelse som f?lge av de to nye prosjektene. Programstyret godkjente de endrede mandatene med noen sm? justeringer. Programkontoret innarbeider innspillene og legger de oppdaterte dokumenter ut p? programsiden som versjon 1.5.
Helle Parelius orienterte kort om arbeidet med ? etablere programkontoret. Arbeidet er utf?rt av Cecilie Andersen (AP), Ellen Koyote Millar (ADS), Lars Fl?nes Ravn (EL) og Jan Thorsen (EL). Programstyret takket for et godt forarbeid, og ba om at det ble jobbet videre med ? konkretisere hva som trengs av ressurser i kjerneteamet og hvordan man skal sikre tilstrekkelig ressurstilgang fra tilknyttede ressurser.
Unn-Hilde Grasmo-Wendler orienterte om oppstarten av prosjektet Fellesl?sninger. Her planlegges det en analysefase som g?r fra august til oktober. Det jobbes med ? f? p? plass en prosjektleder. Styringsgruppen i denne fasen vil v?re fakultetsdirekt?rene. Prosjektet kommer tilbake til programstyret i november med en detaljert plan med prioriteringer for det videre arbeidet.
Informasjon om RPA (Robotic Process Automation) - utsettes til neste m?te
Informasjon om prosjektet IT-drift - utsettes til neste m?te
Sak 5: Eventuelt?
Ingen saker under eventuelt - neste m?te er satt til 22. juni 2018.