Referat fra Programstyrem?te 31. august 2018

Tid og sted: – , LSH, M?terom 3

Sak 1: Dagsorden og referat

Oppm?te:

  • Programstyret:
    • Dekan Sten R. Ludvigsen, UV,fak - leder av programstyret
    • Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Jur.fak - styringsgruppeleder IT-drift
    • Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Med.fak - styringsgruppeleder Fellesl?sninger
    • Fakultetsdirekt?r Gudleik Grimstad, SV-fak - styringsgruppeleder UiO/Saksbehandling og arkiv - meldt forfall
    • Direkt?r Ellen Johanne Caesar, Enhet for lederst?tte - styringsgruppeleder UiO/?konomi og l?nn
    • Direkt?r Jan-B?rge Tj?der, Avdeling for administrativ st?tte
    • Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte
    • Ass. direkt?r Helle Parelius, Avdeling for personalst?tte - meldt forfall
    • IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi
  • Programkontoret:
    • Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Programleder
    • Seniorr?dgiver Jan Thorsen
    • Senioringeni?r Elisabeth Smokvina

Referat fra m?tet 22.06.2018 godkjent uten kommentarer.

Sten Ludvigsen innledet og ?nsket det nye programstyret velkommen.

Sak 2: Kort presentasjon av programmet og programmets prosjekter

  • ?Form?l med behandling: Introduksjon for nye programdeltakere
  • Sakspapirer:  Presenteres i m?tet
    • Programmet v/programleder - 5 min
    • UiO/Saksbehandling og arkiv v/prosjektleder - 5 min
    • UiO/?konomi og l?nn v/styringsgruppens leder - 5 min
    • Fellesl?sninger v/styringsgruppens leder - 5 min
    • IT-drift v/styringsgruppens leder - 5 min
  • Saken har tidligere blitt behandlet:?

Johannes Falk Paulsen orienterte kort om programmet, med fokus p? st?tte til prosjektene, ressursdisponering, forankring p? UiO og ut?velse av medbestemmelse.

Lena Andersen orienterte kort om prosjektet UiO/Saksbehandling og arkiv. Det nasjonale BOTT-prosjektet skal ut i markedet i januar 2019.

Fra diskusjonen: Programstyret ?nsker en bredere informasjon prosjektet p? neste m?te, bl.annet den prosesskartleggingen som er foretatt. Videre var programstyret opptatt av at prosjektet m?tte v?re tydelige p? bestillinger fra de andre prosjektene og fra resten av organisasjonen. Prosjektet tar disse sp?rsm?lene med seg tilbake.

Ellen Johanne Caesar orienterte krot fra prosjektet UiO/?konomi og l?nn. H?sten vil v?re knyttet opp mot DF?s s?kalte opptaksprosess og bidra nasjonalt til utvikling av bl.annet l?sning for prosjekt?konomi. Prosjektet har behov for st?tte fra programmet til bl.annet organisasjons- og kompetanseutvikling

Fra diskusjonen: Programstyret fokuserte p? hva vi kan gj?re n? mens vi venter p? den standardiserte tjenesteleveransen fra DF?. Hvilke ressurser trenger vi n?r? Prosjektet tar disse sp?rsm?lene med seg tilbake.

Unn-Hilde Grasmo-Wendler orienterte kort om prosjektet Fellesl?sninger.Prosjektet skal se p? omr?der hvor man kan f? gevinster ved ? Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@e mellom to eller flere fakulteter. Det er utpekt 5 omr?der som skal ses n?rmere p? i f?rste omgang, det er: Forskerst?tte, HR/Personal, Innkj?p, Studieadministrasjon og Kommunikasjon.

Fra diskusjonen: Programstyret var opptatt av at man m? analysere avhengigheter, og at det er s?rdeles viktig ? samordne seg med de andre prosjektene.

Benedicte Rustad orienterte kort om status i prosjektet IT-drift. Prosjektet er helt i startfasen, prosjektleder kommer p? plass ca 1.oktober i ?r (er i pappapermisjon). Prosjektet har stor avhengighet av det p?g?ende arbeidet med Masterplan for IT, og vil starte forsiktig ved ? se p? enkelte prosesser. Det planlegges en WS i oktober for ? f? opp et st?rre bilde av hva behovene er.

Sak 3: Godkjenning av prosjektenes mandater

  • ?Form?l med behandling: Formell godkjenning av mandatene
  • Sakspapirer: 
  • Saken har tidligere blitt behandlet:?

UiO/SA, UiO/?konomi og l?nn og Fellesl?sninger godkjent.

Fra diskusjonen: Prosjektet IT-drift fikk noen innspill til noen formuleringer, presiseringer og avgrensinger. Revidert mandat fremlegges p? neste m?te, deretter tas det opp p? IDF-m?te.

Sak 4: Godkjenning av prosjektenes styringsgrupper

  • ?Form?l med behandling: Formell godkjenning av styringsgruppenes sammensetning
  • Sakspapirer: 
  • Saken har tidligere blitt behandlet:?

Styringsgruppene slik de ble presentert i mandatene ble godkjent.IT-drift tas neste m?te.

Sak 5: Orientering fra programleder

Programleder orienterte om programkontorets aktiviteter.

Fra diskusjonen: Programstyret ba programkontoret om ? lage et notatinnspill til budsjettprosessen for 2019 vedr?rende finansiering av HR-ressurs. Videre ?nsket programstyret ? presisere at man ikke m? frikj?pe, men at man m? benytte skj?nn. Eksempler p? frikj?psproblematikk l?ftes til programstyret for beslutning.

Programstyret p?pekte ogs? viktigheten av ? f? startet arbeidet med ? se p? UiOs praktisering av omstillingsavtalen i staten. Det er planlagt et seminar med tjenestemannsorganisasjonene i nov/des.

P? neste m?te ?nsker programstyret ? f? opp saker knyttet til:

  • Kriterier for utvalg av prosesser som skal prioriteres for RPA-teknologi
  • Seminar med tjenestemannsorganisasjonene og verneorganisasjonen
  • Gevinstrealisering skal opp som eget tema.

Sak 6: Til diskusjon

  • Kartlegging av digital modenhet
    • Hvordan m?ler vi?
    • Hvordan tenker andre knyttet til omr?det - presentasjon
  • Kompetanseutvikling
    • Hvilke kompetanseutvikling har programstyret behov for
    • Hvilke kompetanseutvikling har UiO generelt behov for

???????Saken utsettes til neste m?te

Sak 7: Eventuelt

  • Ingen saker under eventuelt
  • Neste m?te er 04.10.2018 kl. 13 - 15, m?terom 3 LSH
    • Hvor bl. annet en bredere presentasjon av UiO/Saksbehandling og arkiv er tema
Publisert 4. sep. 2018 09:21 - Sist endret 24. sep. 2018 12:21
Del p? e-post