Sak 1: Dagsorden og referat
Oppm?te:
- Programstyret:
- Dekan Sten R. Ludvigsen, UV,fak - leder av programstyret
- Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Jur.fak - styringsgruppeleder IT-drift
- Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Med.fak - styringsgruppeleder Fellesl?sninger
Fakultetsdirekt?r Gudleik Grimstad, SV-fak - styringsgruppeleder UiO/Saksbehandling og arkiv- meldt forfall- Direkt?r Ellen Johanne Caesar, Enhet for lederst?tte - styringsgruppeleder UiO/?konomi og l?nn
- Direkt?r Unni Dalseng, Avdeling for administrativ st?tte
Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte- meldt forfall- Ass. direkt?r Helle Parelius, Avdeling for personalst?tte
- IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi
- Programkontoret:
- Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Programleder
- Seniorr?dgiver Jan Thorsen, programkontoret
- Senioringeni?r Elisabeth Smokvina, referent
Referat fra m?tet 07.03.2019
Innkallingen godkjent.
Kommentarer til referatet:
Oppf?lging av sak 5 - Programkontoret jobber sammen med HR for ? lage et notat om problemstillingen, hvordan ivareta fagforeninger og verneombudenes rolle i de nasjonale Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ene.
Kommunikasjonsdirekt?r Berit Kolberg Rossin¨¦ vil delta p? neste fakultetsdirekt?rm?te for ? orientere om viktigheten av kommunikasjon i endringsarbeidet.
Sak 2: Statusrapportering fra Program og prosjekter v/Jan Thorsen
- ?Form?l med behandling: Gi en oversikt over status, fremdrift og utfordringer i prosjektene
- Sakspapirer:
- Programmet
- Ressurser - det er gjennomg?ende problemstilling ? f? tak og beholde ressurser. Det jobbes med ? f? p? plass en ny kommunikasjonsressurs - dette vil bli viktigere og viktigere i tiden framover. Det er ogs? knyttet bekymring til at UiO:SA prosjektets ene prosjektleder er avgitt til et annet prosjekt frem til 31.12.19. Prosjektet mister med dette en 100% ressurs som det n? jobbes ? erstatte.
- Gevinstrealisering og ambisjoner - det m? utarbeides modeller og en strategi for gevinstrealisering. Disse m? avstemmes med ledelses ambisjoner, og utfra dette ambisjonsniv?et m? virkemidler og tiltak, utarbeides og klargj?res.
- Kort om SRF og verkt?ykassen (RPA, Nettskjema, Chatbot) v/Elisabeth Smokvina
- Presentasjonen ble godt mottatt - det er ?nske om at presentasjonen ogs? blir gitt til direkt?rnettverket, gjerne p? m?te 24. april 2019
- Finansieringsmodell til SRF-ene m? det jobbes med, fordi utgifter og inntekter/gevinster er forskjellige steder i organisasjonen.
- UiO/SA
- Fase 1 av prosjektet - fristen for h?ringen er n? ute, h?ringssvarene behandles i styringsgruppen til prosjektet 26. april 2019. Fase 1 avsluttes etter dette.
- Prosjektleder for fase 2 og 3, Gry Anita Hemsing er tatt av prosjektet for ? v?re prosjektleder for Strategi:2030. Dette er av prosjektet i rapporten ikke varslet som noen risiko. Det at fase 1 av prosjektet n? g?r over til ? bli en linjeaktivitet, vil kreve ressurser av linjeorganisasjonen.
- En generell utfordring er at anskaffelsene i BOTT:SA utsettes, dette gir f?lgefeil for prosjektfasene i det lokale prosjektet.
- UiO/?konomi og l?nn
- Prosesskartlegging av n?-situasjonen er godt i gang
- Utfordrende at det planer og avklaringer fra det nasjonale prosjektet kommer sent.
- Det nasjonale prosjektet har behov for ressurser, men det er en utfordring at disse henvendelsene har korte tidsfrister - lite forutsigbarhet
- Dette medf?rer stort ressursp?drag, slitasje og mye ac hoc-jobbing
- ADS bidrar med ressurser i ti forskjellige faggrupper i BOTT
- Frikj?p fra enhetene er en utfordring.
- Fellesl?sninger
- Det er ingen risikoer forbundet med aktivitetene n?.
- IT-drift
- Det er ingen risokovurdering n?, fordi man er ved oppstart av fase 2
- Det har blitt gjort et bytte av prosjekteier, ny prosjekteier er Ivar Holm, underdirekt?r p? USIT.
- Det er opprettet tre delprosjekter, det er n? funnet tre delprosjektledere til disse prosjektene. Prosjektledelsen for IT-drift fortsetter
- IT-drift-prosjektet skal v?re konkrete avgrensede oppgaver
- Programmet
Sak 3: Masterplan for IT v/Lars Oftedal
- ?Form?l med behandling: Hovedfunnene fra arbeidet med IT Masterplan presenteres for programstyret
- Sakspapirer: Presenteres i m?tet
- Saken har tidligere blitt behandlet: ?Ny sak
Arbeidsgruppen for IT-masterplan har gjort et solid arbeid og arbeidsgruppens innstilling er levert styret og vil bli behandlet p? UiOs styrem?tet 7. mai 2019.
Lars Oftedal holdt en god presentasjon, for detaljer se presentasjonen.
Fra diskusjonen:
- Det er et godt framleggsnotat
- Finansieringen er en utfordring av Masterplan IT dr?ftes videre. Prioritering er en utfordring
- Gevinstene med Lokal IT b?r utvikles mer
- Masterplan IT vil bli en krevende omorganiseringsprosess
- Det ble uttrykt bekymring for manglende kommunikasjon - mange myter og rykter ute i organisasjonen som m? tas ned
Sak 4: IT-drift prosjektet v/Lars Oftedal - utsatt
- ?Form?l med behandling: Orientering av prosjektets tre delprosjekter: Innkj?p, Brukerst?tte og Drift av arbeidsstasjoner
- Sakspapirer: Presenteres i m?tet
- Saken har tidligere blitt behandlet:? Ny sak
Saken ble utsatt til neste m?te.
Sak 5: Fellesl?sninger v/Unn-Hilde Grasmo-Wendler - utsatt
- ?Form?l med behandling: Orientering om status og videre fremdrift i prosjektet
- Sakspapirer: Presenteres i m?tet
- Saken har tidligere blitt behandlet: Ny sak?
Saken ble utsatt til neste m?te.
Sak 6: Eventuelt
- Neste m?te er 13.05.2019, kl 12:00 - 14:00, Styrerommet, LSH