Referat fra Programstyrem?te 24. juni 2019

Sak 1: Dagsorden og referat (5 min)

Oppm?te:

• Programstyret:
  • Dekan Sten R. Ludvigsen, UV,fak - leder av programstyret
  • Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Jur.fak - styringsgruppeleder IT-drift
  • Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Med.fak - styringsgruppeleder Fellesl?sninger
  • Fakultetsdirekt?r Gudleik Grimstad, SV-fak - styringsgruppeleder UiO/Saksbehandling og arkiv
  • Direkt?r Ellen Johanne Caesar, Enhet for lederst?tte - styringsgruppeleder UiO/?konomi og l?nn
  • Direkt?r Unni Dalseng, Avdeling for administrativ st?tte
  • Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte
  • Ass. direkt?r Helle Parelius, Avdeling for personalst?tte
  • IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi
• Programkontoret:
  • Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Programleder
  • Seniorr?dgiver Jan Thorsen, referent
  • Senioringeni?r Elisabeth Smokvina
  • Kommunikasjonsr?dgiver Linn Kristin St?lan - meldt forfall

Referat fra m?tet 10.04.2019

Referat og innkalling godkjent.

Sak 2: IT-drift prosjektet (15 min)

• ?Form?l med behandling: Orientering om status og fremdrift i prosjektet, samt prosjektets tre delprosjekter:
  • Innkj?p (Prosjektbeskrivelse)
  • Brukerst?tte (Prosjektbeskrivelse)
  • Drift av arbeidsstasjoner (Prosjektbeskrivelse)
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet, overordnet status fremg?r av de m?nedlige statusrapportene. Forslag til vedtak om at fase 3 (Implementering av vedtak fra Masterplan for IT) utg?r som f?lge av beslutning i Universitetsstyret 19.06.2019
• Saken har tidligere blitt behandlet:? saken utsatt fra m?te 10. april 2019 

Styringsgruppeleder Benedicte Rustad og prosjekteier Lars Oftedal orienterte om status og fremdrift i prosjektet. Universitetsstyret gjorde 19.06 et vedtak om Masterplan for IT, det f?r f?lger for prosjektet IT-drift. Det etableres et eget prosjekt med oppf?lging av Masterplan for IT, prosjekteier er Lars Oftedal. Det skal utarbeides et mandat og sammensetning av styringsgruppe og prosjektgruppe tidlig h?sten 2019.

Vedtak:

• Prosjektets mandat vedtatt (se vedlegg)
• Prosjektperioden utvides til 31.12.2020 og fase 3 utg?r.
• Delprosjektenes prosjektbeskrivelser ble tatt til orientering
• Finansieringen m? gjennomg?s av programkontoret sammen med prosjektleder
  • TopDesk legges under SRF-konseptet hvis verkt?yet skal brukes p? UiO

Sak 3: Fellesl?sninger (15 min)

• ?Form?l med behandling: Orientering om status,  fremdrift og veien videre i prosjektet
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet, overordnet status fremg?r av de m?nedlige statusrapportene. Beskrivelse av prosjektet i vedlagte notat om fellesl?sningen innen forskerst?tte
• Saken har tidligere blitt behandlet: ?saken utsatt fra m?te 10. april 2019

Styringsgruppeleder Unn-Hilde Grasmo-Wendler orienterte.

Konseptfasen er n? ferdig, og anbefalingen er ? g? videre med forskerst?tte. Skissen er ? opprette ekspertgrupper som skal dekke fagfeltet p? tvers gjennom kompetansedeling, samt forsterket Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ p? tvers av UiOs organisasjon. De andre fellestiltakene som kom opp i konseptfasen legges inntil videre p? is.

Fra diskusjonen:

• Stor enighet om at prosjektet b?r videref?res
• Grenseflaten mellom LOS og fakultetene m? g?s opp slik at det blir en helhet
• Gitt at det kan v?re behov for IT-st?tte m? dette f?lges opp i neste fase

Vedtak:

• Programstyret anbefaler at universitetsdirekt?ren godkjenner prosjektstart
• Det oppnevnes en ny styringsgruppe for forskerst?tteprosjektet, nettsiden m? oppdateres etter vedtaket

Sak 4: Nasjonalt Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ og medvirkning (15 min)

• ?Form?l med behandling: Oppf?lging av sak 6, SKAIT-m?tet 7. mars 2019
• Sakspapirer: Notat om hvordan ivareta fagforeninger og verneombudenes rolle i de nasjonale Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ene
• Saken har tidligere blitt behandlet:? SKAIT-m?tet 07.03.2019

Johannes Falk Paulsen og Irene Sandlie orienterte. Notatet ble gjennomg?tt med fagforeningene og verneombudene p? AMU-m?tet og f?lges opp med et seminar til h?sten i regi av avdeling for personalst?tte. I tillegg til ? tydeliggj?re rollene ?nsker man p? det seminaret og starte diskusjonen om intern mobilitet.

Sak 5: Budsjett 2020 (15 min)

• ?Form?l med behandling: Orienteringssak om budsjettinnspillene for 2020
• Sakspapirer: Se vedlagte notat
• Saken har tidligere blitt behandlet:? SKAIT-m?tet 01.02.2019, sak 4

Jan Thorsen orienterte. Programmet fikk tildelt midler av universitetsstyret p? m?tet 19.06.2019. Detaljene i budsjettet vil justeres i l?pet av h?sten i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med prosjektlederne.

Sak 6: Strategier for gevinster og usikkerhet (20 min)

• ?Form?l med behandling: Diskusjonssak om programmets gevinstrealiseringsstrategi og usikkerhetsstrategi
• Sakspapirer: Managing Successful Programmes (MSP) er en helhetlig metodikk for programstyring, utviklet av den britiske forvaltning med utgangspunkt i erfaringer fra en stor mengde statlige programmer. Programmet har benyttet metoden i sitt arbeid med ?  etablere programmet. To sentrale dokumenter er gevinstrealiseringsstrategi og usikkerhetsstrategi.
  • Se vedlagte presentasjoner om gevinststrategi og usikkerhetstrategi
  • Se  DIFI sin informasjon om programstyring, og etablering av norsk modell for ESP.
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Direkt?rnettverksseminar 05.11.2018

Johannes Falk Paulsen innledet til diskusjon.

Fra diskusjonen:

• Det var en livlig og engasjert diskusjon om et viktig tema - hvordan skal vi gj?re dette i praksis?
  • Det er viktig at begrepene som gevinsteier, gevinstansvarlig mm blir riktig oppfattet og forst?tt.
  • Hvordan m?le?
  • Hvordan f? en god dialog med enhetene om gevinstrealisering?

Vedtak:

• Saken tas opp igjen p? neste m?te (29.08.2019)
• Programkontoret forbereder saken og tar med seg innspillene fra dagens diskusjon.

Sak 7: Kompetanseutvikling: Digital modenhet (20 min)

• ?Form?l med behandling: Diskusjonssak om operasjonalisering av kompetanseutvikling knyttet til Digital modenhet
• Sakspapirer: Presentasjon
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Ny sak

Johannes Falk Paulsen orienterte.

Vedtak:

• Programstyret anbefaler at man g?r videre med forslaget om en digitaliseringsdag p? UiO. Videre at man b?r se n?rmere p? tidspunkt for gjennomf?ring og sammensetning av komite¨¨n.
• Ressurser fra Masterplan for IT m? involveres i arbeidet for ? sikre en god koordinering mellom programmet og oppf?lgingen av Masterplan for IT-arbeidet
• Programleder f?r fullmakt til ? jobbe videre med konseptet.

Sak 8: Statusrapportering fra Program og prosjekter (10 min)

• ?Form?l med behandling: Gi en kort oversikt over status i programmet og dets prosjekter
• Sakspapirer: 
  • Programmet
  • UiO/SA
  • UiO/?konomi og l?nn
  • Fellesl?sninger
  • IT-drift
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Fast punkt

Jan Thorsen orienterte kort. To prosjekter fikk s?rskilt oppmerksomhet, UiO:SA som f?lge av forsinkelsene fra det nasjonale Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@et og UiO:?konomi og l?nn hvor arbeidsbelastningen i ADS er stor for tiden.

Vedtak:

• Programkontoret jobber videre med prosjektlederne for ? forbedre rapporteringen, spesielt med fokus p? risiko.

Sak 9: Eventuelt (5 min)

• Neste m?te er 23.08.2019
  • Irene Sandlie tar opp en sak om fullmaktsstruktur til m?tet