Referat fra programstyrem?te 2. desember 2019

Tid og sted: – , LSH, Styrerommet

Sak 1: Dagsorden og referat

Oppm?te:

  • Programstyret:
    • Universitetsdirekt?r Arne Benjaminsen - leder av programstyret
    • Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Jur.fak - styringsgruppeleder IT-drift
    • Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Med.fak - styringsgruppeleder Fellesl?sninger
    • Fakultetsdirekt?r Gudleik Grimstad, SV-fak - styringsgruppeleder UiO/Saksbehandling og arkiv
    • Direkt?r Ellen Johanne Caesar, Avdeling for administrativ st?tte - styringsgruppeleder UiO/?konomi og l?nn
    • Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte
    • IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi
    • Aleksander Lorentzen, SADM p? sak 3
  • Programkontoret:
    • Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Programleder
    • Seniorr?dgiver Jan Thorsen, referent
    • Senioringeni?r Elisabeth Smokvina
    • Kommunikasjonsr?dgiver Linn Kristin St?lan

Referat fra m?tet 08.11.2019

Referat og innkalling godkjent.

Sak 2: Prosjektet IT-drift

Lars Oftedal presenterte prosjektet etter replanleggingen.Delprosjektet er avgrenset i omfang. 

  • Delprosjekt Brukerst?tte gjennomf?res som pilot p? HF og avgrenses til:
    • Servicedesk/Helpdesk/Single Point of Contact (SPoC)
    • Kunnskapsbase
    • Fjernassistanse for arbeidsstasjoner
    • Utstyrsbase (Asset Management)
  • Delprosjekt IT-innkj?p avgrenses til:
    • Programvare (SAM-prosjektet)
    • Arbeidsstasjoner med relevant tilbeh?r
    • Avhending av utstyr
  • Delprosjekt Drift av arbeidsstasjoner avgrenses til:
    • Oppsett av Windows-klienter (Windows Autopilot)
    • Drift av Windows-klienter og Mobile enheter

Fra diskusjonen:

  • Hvordan kommuniserer vi kompleksiteten i prosjektet og avhengigheter til andre  prosjekter/aktiviteter?
  • Milep?lsplanen med beslutningsstruktur trenger en gjennomgang med de ivolverte, dvs prosjekt/USIT/Programkontor
  • Vi m? se p? helheten, omfang og sammenhenger slik at vi sikrer fremdrift p? alt vi setter i gang.

Vedtak: 

  • Reviderte prosjektbeskrivelser vedtatt
  • Milep?lsplanen med beslutningsmatrisen m? g?s gjennom og vedtas av de involverte parter.

Sak 3: Presentasjon av verkt?yet Chatbot

  • ?Form?l med behandling: Chatbot-pilotene er n? oppe, vi gir en kort presentasjon av arbeidet s? langt
  • Sakspapirer: Presenteres i m?tet
  • Saken har tidligere blitt behandlet: Ny sak???

Prosjektleder Aleksander Lorentzen (SADM) presenterte status p? arbeidet med piloter innen Chatbot. Chatboten ble lansert 25. november p? 20 nettsider.

Programstyret takket for en god presentasjon.

Fra diskusjonen:

  • Et godt gjennomf?rt prosjekt hvor vi tester ut ny teknologi, smalt og fokusert for ? h?ste erfaringer
  • Krevende, men morsomt for deltakerne. Dette er ingen lettvint l?sning
  • Fremdriftsplan viser at prosjektet skal evalueres til v?ren f?r man tar beslutning om veien videre.

Sak 4: Statusrapportering fra Program og prosjekter

Fra diskusjonen:

  • P? IT-driftprosjektet savnet man en risikovurdering av ressurssituasjonen
  • P? Fellesl?sninger ble det presisert viktigheten av ? forankre arbeidet i prosjektet mot bl.annet dekaner og forskningsdekannettverket
  • P? UiO:?konomi og l?nn er det spesielt fokus p? leveranser fra det nasjonale prosjektet og ressursp?drag. I tillegg m? det ryddes opp i dagens praksis, f.eks ved at UiO i dag har over 400 attestanter
  • UiO:SA - noen av gjennomgangen av studieprosessene er overf?rt til linja for videre oppf?lging. Programkontoret tungt inne UiO:SA i en overgangsperiode.
  • Programkontoret - kommunikasjonspakken som er sendt ut ble godt mottatt og skal brukes og tilpasses av lokale enheter for ? sette informasjonen inn i en lokal kontekst. N?r informasjonspakkene skal sendes ut i tiden fremover vil programkontoret vurdere behovet for ? ta opp informasjon i ulike fora i forkant.

Sak 5: Eventuelt

  • Ingen saker under eventuelt
  • Neste m?te er 14.02.2020
Publisert 15. mai 2019 13:54 - Sist endret 3. des. 2019 09:05
Del p? e-post