Ellen Johanne Caesar, Jo D?hl, Knut Tore Stokke, Kjetil Kirkeb?, Trude Jensen, Irene Sandlie, Tone Morken og Line Dolmset
Sak nr
Beslutning
Kommentarer og innspill
1
Ingen kommentarer til referat fra forrige m?te
2
Til etterretning
O-sak: Status i prosjektet
Line, Tone og Ellen Johanne orienterte rundt oppdatert risiko pga korona og status i de forskjellige delprosjektene.
Enighet i vurdering av at vi ikke kan g? live uten at v?re medarbeidere har f?tt oppl?ring i den l?sningen vi skal ta i bruk. Vi kan ikke fire p? kvaliteten i oppl?ringen, oppl?ring kan ikke bli en ?salderingspost? i tidsplanen.
Det er viktig at vi ikke g?r p? et ?halvferdig? system.
USIT jobber med opplegg rundt undervisning/oppl?ring via ZOOM. Kjetil kan kontaktes hvis vi ?nsker hjelp rundt dette
Kommentar: En del av arbeidet med spesialisering og gevinstrealisering m? nok komme etter innf?ringen
Innspill: Direktoratisering av universitetssektoren skaper flere typer rapporteringsbehov som er tidkrevende i forhold til NIFU og andre. Er disse koplet p? i arbeidet?
Styringsgruppens medlemmer bekrefter prosjektets opplevelse av stort engasjement hos kontorsjefer og andre
Skredders?m pga asymmetri i organisasjonen m? ikke bli et hinder for ? gjennomf?re endringer
Det p?g?r mange store prosesser og endringer samtidig, flere av de treffer de samme ansattgruppene. Digital semesteroppstart er ressurskrevende for enhetene, dette treffer s?rlig kontorsjefene, som ogs? er sentrale i endringsarbeidet som f?lger av ny l?sning for ?konomi og l?nn.
3
Til etterretning
O-sak: Overordnet oppl?ringsplan
Line orienterte
Foresl?r ? vise malverket vi f?r fra det nasjonale prosjektet neste gang. Gir gode beskrivelser av roller og prosesser
4
Til etterretning
O-sak: Teknisk innf?ring: Plan sikker drift
Tone orienterte
Fristene for rydding gjelder uansett. N?r fristen er utg?tt sletter vi. Dette er ogs? etter ?nske bla fra ?konomilederne p? enhetene. Frister er satt bla for ? rekke teknisk konvertering. Det vil bli lagt opp til avviksrutiner der det m? legges inn kontrakt/bestilling mv etter at fristene er passert, slike rutiner vil inneb?re manuelle operasjoner.
5
Til etterretning
O-sak: Oppdatert risikovurdering
Line orienterte om oppjusterte og nye risikoer
Ingen sp?rsm?l eller kommentarer
6
Godkjent
V-sak: M?teplan 2020
Kalt inn til m?ter for hele h?sten 2020. Forel?pig uten temaer
Neste m?te er 24.6
7
Eventuelt
Runde "rundt bordet"
Ellen Johanne ba alle komme med tilbakemelding p? to-tre ting vi b?r ha fokus p? fremover:
F? sikkerhet i det usikre. N?r kan vi vite at vi blir forsinket og hvor mye?
Dyrt ? utsette ¨C vurdere om det er mulig ? sette p? flere eksterne krefter? Ogs? mangel p? ressurser i integrasjonsutviklingsarbeidet
Vesentlig ? redusere usikkerheten. Folk venter p? det som kommer, viktig ? holde p? motivasjonen. En tertialutsettelse er s?nn sett bedre enn et helt ?r?
Sentralt i oppl?ringen, og en viktig suksessfaktor, er ? skj?nne hvordan ?konomimodellen skal brukes og hvordan systemene kan underst?tte dette slik at man klarer ? utnytte potensialet som ligger i den nye modellen. Viktig med tydeliggj?ring p? hvordan disse systemene virker ift virksomheten.
Skj?nner at utsettelse koster motivasjon og penger, men vi m? v?re s? sikre som mulig f?r vi gjennomf?rer implementering.
Uansett om det blir utsettelse eller ikke, er det mye vi kan gj?re utover h?sten, f.eks starte oppl?ring i ny ?konomimodell
En grense for hvor mye eksterne ressurser man kan ta inn i prosjektet uten risiko for ? miste eierskapet, kanskje bedre da ? ta i bruk de ekstra fire mnd i 2021