Mandat

Bakgrunn

Universitetet er, gjennom Digitaliseringsrundskrivet fra KMD og endring i eForvaltningsforskriften, p?lagt ? g? over til ? sende utg?ende post digitalt. Det er gitt en frist 31. mars 2016 for ? ha etterkommet rundskrivet. Digitaliseringsrundskrivet p?legger oss ? ta i bruk det nasjonale Kontakt og reservasjonsregisteret som adresseregister for utg?ende post, samt ? sende alle brev digitalt til Sikker digital postkasse, en tjeneste levert via DIFI. Vi m? ogs? forholde oss til at det er gitt en reservasjonsrett for den enkelte. Det ble h?sten 2014 satt ned ett forprosjekt for ? utrede i hvilken grad forskriften og rundskrivet ville p?virke oss. Dette forprosjektet er n? avsluttet og konklusjoner fra dette er klart.

Prosjekt Digitalt F?rstevalg

Med bakgrunn i arbeidet til forprosjektet opprettes det et prosjekt med 3 underprosjekter. Prosjektet ledes av en operativ styringsgruppe best?ende av:

• Leder, Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Enhet for lederst?tte, Strategisk systemeier
• Fakultetsdirekt?r Dag Myhre-Nielsen, Det teologiske fakultet
• IT-Direkt?r Lars Oftedal, USIT
• Seksjonssjef Lena Andersen, Avdeling for administrativ st?tte
• Direkt?r Hanna Ekeli, Avdeling for Fagst?tte
• Sekret?r, Senioringeni?r Kristian Rikvold-Jess, R?dgivings og sekretariatsfunksjonen til SKAIT

Prosjekteier underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Strategisk systemeier, Enhet for Lederst?tte. Prosjektet rapporterer til universitetsdirekt?ren.

Prosjektet har ansvaret for at UiO innf?rer Digitalt f?rstevalg ihht til frist gitt av KMD. Prosjektet har ansvaret for helheten i l?sningen og at alle problemstillinger blir h?ndtert. Prosjektet skal lage en tidsplan som forplikter delprosjektene og en helhetlig kommunikasjonsplan. Styringsgruppen skal p?se at alle delprosjekter leverer ihht avtalte tidsfrister.

Underprosjekt Digitalt F?rstevalg, arkiv og saksbehandling

Lena Andersen, Avdeling for Administrativ st?tte eier delprosjektet. Det skal utpekes en prosjektleder, men ut over det er organisering opp til delprosjekteier.

Delprosjekteier skal:

• Etablere teknisk l?sning for ? sende utg?ende post digitalt fra saks- og arkivsystemet (ePhorte).
• G? gjennom dagens saksbehandlingsrutiner for saksbehandling som gj?res i ePhorte og oppdatere disse ihht ny forskrift og nytt system. Der rutineansvar for saksbehandling ligger utenfor ADS forutsettes det at delprosjektet Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@er med relevant fagavdeling (for eksempel personalsaker som eies av Avdeling for Personal). Gjennomgangen skal ogs? ta for seg om det gj?res saksbehandling utenfor ePhorte som er dekket av forskriften, samt foresl? tiltak for styringsgruppen for ? h?ndtere dette. Dette gjelder ikke innen studieomr?det, da det settes ned et eget delprosjekt for dette.
• Utarbeide oppl?ringsmateriale og oppl?ringsplan for nye rutiner, samt gjennomf?re oppl?ring i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med de andre underprosjektene. Styringsgruppen koordinerer dette.

Underprosjekt Digitalt F?rstevalg, s?kere og studenter

Direkt?r Hanna Ekeli, Avdeling for Fagst?tte eier delprosjektet. Det skal utpekes en prosjektleder, men ut over det er organisering opp til delprosjekteier.

Delprosjekteier skal:

• G? gjennom dagens saksbehandlingsrutiner for saksbehandling innen studieomr?det, med fokus p? saksbehandling som gj?res i FS og utenfor system og oppdatere disse ihht ny forskrift.
• Ha dialog med FSAT om n?dvendige endringer i FS og gjennomf?ring av disse.
• Utarbeide oppl?ringsmateriale og oppl?ringsplan for nye rutiner, samt gjennomf?re oppl?ring i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med de andre underprosjektene. Styringsgruppen koordinerer dette.

Underprosjekt Digitalt F?rstevalg, teknisk st?tte

IT-direkt?r Lars Oftedal, USIT eier delprosjektet. Det skal utpekes en prosjektleder, men ut over det er organisering opp til delprosjekteier.

Delprosjekteier skal:

• Samarbeide n?rt med de andre delprosjektene og bist? dem med teknisk gjennomf?ring av deres systemendringer.
• Ha hovedansvar for integrasjoner og koordinere ihht prosjekt for Integrasjon.
• G? gjennom og oppdatere IT-reglement og eventuelt andre relevante rutiner slik at de er i samsvar med ny forskrift og nye l?sninger.