Mandat
eSak-prosjektet skal:
- Utarbeide overordnet strategi for IKT-st?tte til arkiv og saksbehandling ved UiO, herunder vurdere hvilke arbeidsprosesser og -oppgaver et elektronisk saksflyt og arkivsystem skal omfatte, samt forholdet mellom dette systemet og fagsystemer med overlappende funksjoner.
- Vurdere behov for eventuelle organisasjonsmessige endringer.
- Utarbeide en kost/nyttevurdering, inklusive identifisering av mulige gevinstomr?der.
- Inng? i Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@ med UNINETT og Ergo Group AS og utarbeide avtale om innf?ring av systemet Ephorte gjennom et avrop mot UNINETTS rammeavtale.
- Utarbeide forslag til kravspesifikasjon for UiO og bruke denne i avklaringer mot UNINETT og Ergo Group AS.
- Utarbeide prosjektdirektiv med prosjektbeskrivelse, framdriftsplan, informasjonsplan og budsjett for prosjektet med sikte p? vedtak om igangsetting.
- Framlegge beslutningsgrunnlag om igangsetting for styringsgruppen innen 30.09.06.
- Organisere og bemanne innf?ringsprosjektet.
- Gjennomf?re innf?ringsprosjektet etter den faseplan og med de aktiviteter som vedtas i styringsgruppen.
M?lsetninger for det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet
- Gi raskere flyt av dokumenter i organisasjonen
- Effektivisere lagring, gjenfinning og utnytting av informasjon
- Forenkle saksbehandling og arkivfunksjoner
- Gi bedre kvalitet, forutsigbarhet og gjennomsiktighet i saksbehandlingen
- Sikre at informasjonen er autoritativ, fullstendig og tilgjengelig for interne og eksterne brukere
Valg av system
UiO valgte systemet ePhorte levert av ErgoGroup, n? Evry (evry.no).
Prosjektfaser
ePhorte ble innf?rt i tre faser:
- Fase: Fokus p? arkivfunksjonene
- Hovedresultat: Alle arkiver har lagt om sine rutinger til skanning og elektronisk arkviering
- Gjennomf?ring av tre delprosjekter
- Fase: Systemet tas i bruk ved alle enheter ved UiO
- Fase: Testing og innf?ring av utvidede funksjoner
Personer knyttet til prosjektet
Prosjektleder
Esben Nielsen, arkivleder, OPA
Prosjektgruppen
- Bente Berggren, seniorr?dgiver arkivledelsen, OPA
- Dag Myhre Nielsen, fakultetsdirekt?r, TF
- Walter Martin Tveter, seniorr?dgiver, USIT
- Geir Magnus Walderhaug, r?dgiver arkivledelsen, OPA
- Lena Andersen, r?dgiver arkivledelsen, OPA
- Ann Helen Lang, seniorkonsulent, Institutt for geofag
- Aud-Jorunn Sandal, r?dgiver, OPA
- Marius Sandbu, avdelingsingeni?r, USIT
Ansatte i prosjektet
- Alexander Wivel
- Anne-Gro Berg
- Margit Hytta
- Lillian Trondsg?rd Strandbakk
- Ole-Hermann Lande Karlsen
- Hanne Dorthea Vik
Prosjektdokumentasjon
Dokumentasjon p? eSak-prosjektet er arkivert under f?lgende saksnumre i ePhorte:
- 2008/20256: Avtale mellom ErgoGroup og UiO - Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem ePhorte
- 2009/77725: Serviceavtale - eSak-prosjektet
- 2010/3509: Referat fra Arkivansvarligm?ter 2010
- 2010/5941: Justering av ePhorte-lisenser
- 2010/12845: Arkivansvarligm?ter 1999 - 2006
- 2010/14539: ePhorte teknisk
- 2010/14399: Styringsgruppen til eSak
- 2012/137: ePhorte Prosjektdokumentasjon eSak-prosjektet
- 2012/232: ePhorte eSak-prosjektet: Styringsgruppen for informasjonssystemer (ASGM)
- 2012/718: ePhorte eSak prosjektgruppen