Ressurser for Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?dsarbeid ved UiO

Ekspertgruppen for Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?det har samlet ressurser for det forskningsadministrative arbeidet med Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?dss?knader og -prosjektoppf?lging. Ressursene er utviklet ved forskjellige enheter ved UiO, og er ment som en hjelp til alle innen forskningsst?tte. 

Ressurser

Mal for analyse av Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?dets evalueringer av s?knader til Nasjonal satsing p? forskningsinfrastruktur

Forskerst?tte til s?knader og drift av prosjekter

Anbefaler forskningsr?dgivere ? ta en titt p? hvilke rutiner og ressurser som finnes p? UiO-enheters nettsider. Mange enheter har egne rutiner for oppf?lging av forsker som skal s?ke eksterne midler. Her er noen gode eksempler:

I tillegg brukes sentrale UiO-sider som st?tte:

Vi har sortert uio-ressursene i fire faser:

Fase 1: S?knad

Informere s?kere om muligheter

Flere enheter lager tilpassede s?knadskalendre eller sender ut periodiske e-poster med slik informasjon.

Eksempler:

Identifisere potensielle s?kere

Tips:

  • P? noen enheter diskuteres dette i ledergruppa som sammen med forskningsadministrasjonen diskuterer hvilke forskere som kan oppfordres til ? s?ke p? forskjellige utlysninger.
  • Noen forskningsr?dgivere driver opps?kende virksomhet - milde oppfordringer til s?kere de tenker er aktuelle for spesifikke utlysninger.
  • Flere enheter har "lesegrupper" der de leser EU-arbeidsprogrammer. Dette kan overf?res til Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?det og man kan sette av tid til ? lese og diskutere de ulike temaene det lyses ut midler innenfor (eks. Banebrytende forskning, humaniora og samfunnsvitenskap, muliggj?rende teknologier) og annen bakgrunnsinformasjon som p?virker utlysningene.
  • Man kan ogs? vurdere lesegrupper med andre i forskningsst?tte for ? forberede seg til utlysninger, samlese nye retningslinjer, policy osv.

Informere om interne frister og UiO-sentrale prosesser

Det finnes en rekke eksempler p? tidsplan/prosess/dreieplan f?r en s?knadsfrist. Her finner du elementer det er viktig ? ha med i en s?knadsprosess, og noen eksempler p? tidsplaner. Dette kan v?re til inspirasjon, og den enkelte forskningsr?dgiver/enhet kan tilpasse etter eget behov. Tidsplanen du ender opp med vil v?re avhengig av type utlysning, kultur og fagtradisjoner, og hvor tett man skal f?lge opp s?ker.

Elementer i tidsplan: Tilbud om bistand i prosjektutvikling som diskusjon med s?ker om konsept, gjennomlesning av s?knad, konsulentbistand, ekspertpanel, frist for levering av budsjett til prosjekt?konom, godkjenning av s?knad f?r innsending.

Eksempler p? tidsplaner:

Kurs i s?knadsskriving

Tips:

  • S?knadsskrivekurs for ulike grupper (eksempel yngre forskere)
  • Ideutviklings- og prosjekts?knadsseminar. Opptak av slike seminarer kan legges ut til st?tte for s?kere senere.
  • Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sinspirasjonsnettverk for de vitenskapelig ansatte der ulike sider/utfordringer ved forskning og prosjekts?knader tas opp etter forslag fra forskere.
  • Speed date mellom forsker og forskerst?tte for ? sette seg inn i utlysninger.

Veiledning i s?knadsmalen

De fleste st?rre prosjekter deles opp i arbeidspakker eller underprosjekter. PERT- og Gantt-chart er eksempler p? verkt?y for ? planlegge aktiviteten i prosjektet. Les mer om skjemaene og se eksempler p? UiOs "N?r du s?ker"-sider.

Individuell veiledning i utvikling av prosjektid¨¦ og s?knad

Tips: 

  • Forskerst?tte gir individuell oppf?lging av s?kere gjennom arbeidsstuer i etterkant av skrivekurs
  • S?kere sender one-pager/project summary til forskerst?tte som man kan bruke til veiledning og utvikling av id¨¦ og prosjekts?knad.

  • Forskerst?tte kan bruke FANE-nettverkene og Teams (UiO forskerst?tte) til ? st?tte hverandre p? tvers av enheter.

Avklaring av Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartnere i s?knaden

Eksempler:

Tips:

  • Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@sr?dets retningslinjer om hvem som kan v?re Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartnere, hvem som kan v?re FoU-leverand?rer, og hvem som faktisk har lov til ? v?re deltager i prosjektet er i endring. Dette kan oppleves som forvirrende for mange. Husk ? lese utlysningen n?ye for ? finne ut hva som er tillatt. Kontakt ogs? gjerne andre i forskningsst?tte for ? diskutere dette, og involver ogs? ?konomi og juridisk r?dgivning ved behov. 
  • Punktet over gjelder selvsagt ogs? n?r UiO skal inng? som Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@spartner i andres prosjekts?knader.

Gjennomlesning/review av s?knaden i perioden f?r innsending

Tips:

  • Man kan koordinere slik at s?kerne f?r m?te erfarne prosjektledere slik at de f?r tilbakemelding p? s?knaden.
  • Seminar for en gruppe s?kere der de gir hverandre tilbakemelding p? s?knadene.

Formaliteter i s?knaden: st?ttebrev, skjemaer, budsjetter

Tips: 

  • For st?rre s?knader: budsjett gjennomg?tt av representant for ?konomi og forskningsadm. i fellesskap f?r det ble oversendt med kommentarer til instituttleder for godkjenning. 
  • For de fleste s?knader: budsjett lages/gjennomg?s i Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@ med ?konomi/adm.

Oppf?lging etter s?knadsfrist og ved avslag

Tips: 

  • Feiring av innsendte s?knader, heller enn av tilslag.
  • Gratulasjonshilsen fra forskningsdekan til alle s?kere i etterkant av s?knadsfristen
  • Alle som f?r avslag blir kontaktet s? snart resultatet foreligger og tilbudt samtale
  • M?te i etterkant for vurdere alternativ finansiering, forbedring av s?knad, CV, ny innsending osv.
  • Gjennomgang av avslagsbrev for ? se om det er noe felles for avslagene
  • Kort administrativt evalueringsm?te mellom ?konomer og forskningsr?dgivere med m?l om ? Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@e og utvikle st?tten til neste utlysningsrunde
  • Evalueringsrunde med s?kerne, hva fungerte godt, hva kunne vi gjort bedre, var det noen hjelp du ?nsket deg som du ikke fikk?

Fase 2: Oppstart

Oppstartsm?te

Tips:

  • For st?rre prosjekter, vurd¨¦r behovet for ? lage en kommunikasjonsplan for prosjektet i oppstartsfasen
  • Husk ? vurdere n?ye formatet p? oppstartsm?tet - skal det ledes av administrasjonen eller av prosjektleder selv, og hvem b?r v?re tilstede, og fra hvilke niv?er? (sentralt/fakultet/institutt). Mulige deltagere: ?konomi, HR, faglig ledelse, administrativ ledelse, forskningsst?tte, eksperter p? etikk og kvalitetssystem osv.

Kontraktsinng?else og konsortieavtaler (og eventuelt IPR og konfidensialitet)

Tips:

  • For ? skaffe signaturer fra ledelsen p? instituttet, bruk Nettskjema: Lokal administrasjon bruker et nettskjema til ? sende dokumenter til ledelsen som ledelsen m? signere p?. (S?knadsbudsjetter, totalbudsjetter, Å·ÖÞ±­ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖÞ±­Í¶×¢ÍøÕ¾ÍƼö@savtaler, tilleggsavtaler osv.)

Datah?ndteringsplan

Fase 3: Drift

Prosjekt- og budsjettoppf?lging

?rshjul for prosjektdrift

Tips:

  • Jevnlige m?ter mellom prosjektleder og administrasjon for ? diskutere b?de progresjon, ?konomi og utfordringer. Husk ? oppdatere ansattlister, datah?ndteringplaner, kommunikasjonsplaner osv.
  • S?rg for at alle etiske problemstillinger rundt prosjektdriften er dokumentert og oppdatert. Husk at Forskpro er p?lagt ? brukes der medisinsk og helsefaglig forskning gj?res.
  • Prosjektlederm?ter - m?ter mellom alle prosjektledere p? enheten jevnlig for erfaringsdeling
  • Mentorordning: erfarne prosjektledere f?lger opp ferske prosjektledere

Fase 4: Avslutning

Prosjektavslutning

Tips:

  • G? gjennom ?konomien i prosjektet - er alle utgifter og inntekter f?rt? Forklar eventuelle overskudd/underskudd.
  • Sjekk at alle relevante dokumenter finnes i prosjektets ePhortesak, og avslutt denne. For oversikt over hvilke dokumenter som er relevante - sjekk nettsiden til din enhets delarkiv.
  • Husk ? evaluere etter at prosjektet er over sammen med alle involverte (forskere, forskerst?tte, ?konomi, HR). Hva kan bli bedre neste gang og hva gjorde vi som var bra? Hvordan kan dette prosjektets resultater generere ny forskning?
Publisert 12. apr. 2021 10:30 - Sist endret 3. aug. 2023 08:09
Del p? e-post