Forfall: Petter Haugen Andersen
Ogs? sjekket av med Tomm Eriksen og Johannes Falk Paulsen i etterkant av m?tet.
Forslag som m? utredes mer
1. Systemst?tte for oppf?lging av prosjekter (varsler og godkjenning)
Hva: Legge inn intern fremlegging som en funksjon i systemet, at leder g?r inn og godkjenner. Legge inn p?minnelse til forsker n?r det n?rmer seg avslutning eller tidspunkt for anonymisering. mail en gang i ?ret, med at du skal g? inn og bekrefte.
For: Dette er noe av det ledere, koordinatorer og forskere er mest opptatt av. det kan bidra til ? ansvarliggj?re eller p?minne b?de forskere og ledere.
Mot: Ikke alle ?nsker seg interngodkjenning, det m? kanskje ligge en mulighet for ? velge det inn eller ut. Noen blir kanskje lei av p?minnelser?
F?lg opp: Snakke med Tomm om at det p?g?r noe arbeid med godkjenning i Vortex? Snakke med Tomm generelt
2. Intergrasjon mot andre systemer (REK, NSD, Cristin)
Hva: Det fylles inn samme informasjon parallelt i REK, NSD, Cristin, Forskpro, NFR, etc. M?let b?r v?re at forskeren bare fyller ut ETT sted, men et mer realistisk m?l p? kort sikt er kanskje "f?rrest mulig".
For: Stor fordel for forsker, samt at det vil minske sjansen for feil.
Mot: Vanskelig og tidkrevende. Fordi vi ikke legger strenge f?ringer p? n?r i prosessen forskeren skal oppf?re prosjektet blir det kanskje vanskelig ? sette opp en god flyt?
F?lg opp:
NSD vil ikke ha info fra REK eller Forskpro?
REK vil ikke ha info fra NSD eller Forskpro?
Cristin vil ta i mot fra REK og fra NSD, men gj?r det ikke per i dag.
Hvis vi f?r importert fra b?de NSD og Cristin - hvordan unng? dubletter?
Hvis Cristin i fremtiden tar i mot fra b?de nsd og rek, og vi importerer fra cristin, hvorfor trenger vi da Forskpro? Er det bare p? grunn av at vi kan styre visningen og tilgangene til filer?
Tomm syns vi ikke b?r f? oss portal. Vi har ikke r?d til det. Det vi m? gj?re da er ? re-implementere hele NSD sin l?sning hos oss, og det blir veldig dyrt.
3. Eksportering av data / mulighet for rapporter
Hva: kunne ta ut f.eks. excel-rapporter.
For: Det kan bli enklere ? f?lge opp n?r man kan filtrere p? kolonner, etc.
Mot: Hver enhet har hatt en oversiktlig mengde (det kan endre seg n?). Faren er at de henter ut rapporter og begynner ? bruke dette utenom Forskpro, sender rundt excel-ark og redigerer i disse.
F?lg opp: mulig l?sning ? legge til flere type visninger i Forskpro, men er det bedre ? gj?re noe om et ?r n?r det er pr?vd p? flere fakulteter? Kunne vi gjort en mini-sp?rreunders?kelse p? hvilke muligheter som er mest popul?re som filtre?
3 a) Mulighet for ? skille ut prosjekter hvor vi er forskningsansvarlig
Kunne v?rt gjort som en del av visningsmal-revidering
3 b) Oversikt over prosjekter med biobanker
Kunne v?rt gjort som egen visning i visningsmalredigering. er det bare Farmasi som har lagt inn biobanker som egne oppf?ringer i helseforsk? sjekk opp REK igjen, hvordan g?r det med eksporten til biobankregisteret?
5. Bedret samspill mellom UiO-prosjektsider og Forskpro-prosjektsider
Hva: veldig mange oppretter nesten identiske prosjektsider p? Forskpro og p? fakultets-eller instituttsiden.
For: Det hjelper b?de forsker og kommunikasjonsmedarbeidere p? UiO hvis vi f?r utnyttet informasjonen. Det vil gi oss bedre data p? Forskpro hvis det oppleves som viktigere.
Mot: Virker ikke ?nskelig p? styringsgruppem?te 2 at det er samme informasjon og utforming i eksternkommunikasjon som det er p? Forskpro.
F?lg opp: Lage et konsept. Hvordan vise hvor stort problemet er?
6. Prossesst?tte for arkivering
Hva: at noe av det man fyller inn og laster opp skal arkiveres automatisk. Kunne i teorien krysset av for "skal arkiveres" og s? kunne det hver gang du endrer bli lastet opp av en robot. Robotene kan opprette mappe og saksnummer? Hva med vedlegg? Hvordan vet den n?r vedlegget er opprettet.
For: Hadde v?rt bra ? slippe ? laste ned og s? opp igjen i arkivet.
Mot: "Prosjektet anbefaler at dette arbeidet avventer inntil nytt arkivsystem er tatt i bruk p? UiO." Og hvor viktig er det egentlig? Hvor mye arbeidstid g?r til spille p? arkiveringen?
F?lg opp: Hvem er det som arkiverer hva fra prosjektprosessen i ePhorte? N?r og hvordan?
anbud p? nytt system i januar
HMS-parametre inn i registreringsskjemaet
Hva: Enkelte enheter ?nsker ? registrere HMS-opplysninger i prosjektene. Det er laget en liste.
Forslag som er sjekket ut / avskrevet
7. Tilgang til eksterne brukere
Hva: Man skal kunne gi tilgang til eksterne prosjektdeltagere for eksempel, eller til TSD: Istedenfor at TSD i s?knaden sin sp?r om de samme vedleggene som de har lastet opp i Vortex. men vi kan bare gi dem tilgang til de filene. S?nn det er i dag s? kunne en administrator fra backend gi tilgang til TSD, eller ogs? til eksterne brukere med WebID: men det er ikke gjort noen l?sning for ? kunne gj?re dette enkelt fra prosjektsiden sin.
For: Kan v?re bra for TSD eller forsker at de slipper ? fylle ut et skjema et annet sted. Kan v?re bra ? dele dokumenter med andre deltagere ogs?.
Mot: Det kan v?re et sikkerhetsproblem dersom noen f?r tilgang til et prosjekt p? mappeniv?, men det er begrenset hvor farlig det er. Og TSD-administrasjonen kan man stole p?, og gi tilgang. Kanskje det hjelper ? bare gi TSD tilgang? Ikke trenger ? lage en egen intergrasjon. Da m? forsker fortsatt s?ke TSD gjennom eget skjema, men slipper ? laste opp vedlegg, bare linke til Forskpro.
TSD trenger flere opplysninger enn det som Forskpro krever, s? da m? det legges til flere sp?rsm?l og en ID-porten bekreftelse hvis de skal s?ke TSD inne i Forskpro. Tomm mener at dette bare er 2 UV, men at det ikke er like viktig som de andre. M?l man bidrar til ? oppn?? Forenkle prosessen for forskeren.
8. Prosjekt-ID
Hva: Det opprettes prosjekter parallelt i REK, NSD, Cristin, Forskpro, NFR, men det er ikke mulig ? sjekke informasjon opp mot hverandre fordi de ikke har noen unik ID. Det burde v?rt en prosjekt ID som fulgte prosjektet. Cristin /UNIT f?r forh?pentligvis p? plass en nasjonal prosjekt ID og da bruker vi den.
For: Hadde unng?tt dobbeltarbeid, dubletter, feil.
Mot: Kommer til ? ta tid f?r dette er p? plass. Vi kan ikke vente med ? forbedre Forskpro til da.
9. Oversikt over hvor og hvordan forskningsdata er lagret
Hva: ? f? en oversikt over hvilke data som er lagret hvor, hvor lenge, etc.
For: Man ?nsker en oversikt over dette b?de p? grunn av at data ikke skal komme p? avveie, men ogs? for at data skal kunne deles. UiO ?nsker ? ?ke bevissthet rundt datalagring, deling og h?ndtering, og det p?g?r et prosjekt rundt dette, ledet av Margaret Fotland.
Mot: Det b?r ikke legges inn egne sp?rsm?l om dette i Forskpro. Forsker besvarer tilsvarende sp?rsm?l i blant annet NSD. I tillegg s? skal alle prosjekter ha en datah?ndteringsplan (selv om dette ikke alltid gj?res).
Det virker prematurt ? gj?re noe med datah?ndtering n? fordi det ikke er etablert noen praksis. Det er ikke Forskpro-prosjektet sitt mandat ? finne en god praksis, men datah?ndteringsplanprosjektet.
F?lg opp: Jeg holder dialog med datah?ndteringsplanprosjektet ved UiO og det kan godt bli relevant p? et senere tidspunkt ? integrere datah?ndteringsplaner p? en mer eksplisitt m?te.
10. (Faglig) kategorisering av prosjekter
HRCS-kategorisering ble utredet i Helseforskprosjektet i 2017. Ble avvist da fordi det var komplekst og tidkrevende (ble estimert til 2 m?nedsverk). Det vil begunstige enda mindre del av brukergruppa i Forskpro enn det gjorde i Helseforsk, s? prosjektgruppa tenker at dette kan skrives ut.
11. Relevant informasjon om kvalitetssystemet for helse integrert
Det er lagt inn lenker til mer informasjon til kvalitetssystemet der hvor det er relevant. Utover dette er det vanskelig ? se for seg at kvalitetssystemet for helse skal l?res gjennom ? fylle ut Forskpro-skjemaet.
Form?let med dette forslaget er at forskere skal kjenne til og forst? kvalitetssystemet for helse, det er ikke egentlig Forskpro-prosjektet sitt m?l.
12. Kategorisering av vedlegg i systemet
Dette ble utredet i forrige runde av Helseforsk, og det ble implementert l?sninger p? dette i Forskpro fase 1. Det er implementert en relativt enkel l?sning med ? navngi eller velge type fil etter at de er lastet opp.