Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet
Ny lov om medisinsk og helsefaglig forskning(HFL) tr?dte i kraft 1. juli 2009, og p? bakgrunn av denne har forskningsadministrativ avdeling utarbeidet et kvalitetssystem med rutiner for hvordan roller, oppgaver og ansvar skal ivaretas i helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO. Kvalitetssystemet ble gjort gjeldende 1. juli 2012.
Bakgrunnen for prosjektet er en internrevisjon av kvalitetssystemet fra 18. november 2015, hvor det ble identifisert et behov for et administrativt IT-system som holder oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO. Det kom frem at et slikt system er avgj?rende for ? kunne tilrettelegge for at HFL overholdes. Ulike former for slike st?ttesystemer har tidligere blitt utviklet ved UiO, men det er n? kartlagt at UiO trenger et helthetlig system som er gjeldende for hele organisasjonen.
Prosjektets ?nskede gevinster og effekter
Prosjektets ?nskede gevinster er f?lgende:
- Systemet skal kunne tilrettelegge for at UiO overholder de lovp?lagte krav om oversikt og kontroll gitt av HFL.
- Administrativt ansatte, b?de lokalt p? fakultetene og instituttene samt sentraladministrasjonen, vil f? en bedre oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter. Dette vil lette det administrative arbeidet med oppf?lging av prosjektene og deres tilh?rende godkjenninger.
- Forskere vil n? kun m?tte forholde seg til ett enkelt system for registrering av helseforskningsprosjekter, uavhengig av hvilken enhet ved UiO som st?r ansvarlig. Ved ? forholde seg til det samme systemet hver gang man registrerer et prosjekt, vil mengden feilregistrerte data bli mindre fordi registreringen vil m?tte gj?res p? den samme m?ten hver gang. I tillegg til dette vil bruk av det samme systemet kunne tilrettelegge for f?rre dobbeltregistreringer av det enkelte prosjektet.
Beskrivelse av prosjektets m?l, avgrensning og leveranser
M?l:
Levere et IT-system som gir en helhetlig oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO.
Avgrensninger:
- Prosjektet skal omfatte medisinske og helsefaglige prosjekter
- Prosjektet skal ikke vurdere dagens kvalitetssystem
- Hverken prosjektet eller systemet skal gi tilbud i oppl?ring av regelverk
Leveranser:
Prosjektets leveranser vil v?re direkte knyttet til de tre fasene som er beskrevet under punkt 4.
Funksjonsbeskrivelse
Prosjektet skal utarbeide en overordnet beskrivelse av de funksjoner og behov som UiOs kvalitetssystem for medisinsk og helsefaglig forskning m? ivareta, samt personopplysningslovens bestemmelser om melde- og konsesjonsplikt. Det skal ogs? foreligge prosessbeskrivelser som tar for seg generelle arbeidsoppgaver i tilknytning til bruk av systemet. Disse vil ikke ta hensyn til hvordan de ulike enhetene som skal benytte systemet er organisert, men derimot v?re utarbeidet slik at de enkelt kan benyttes uavhengig av enhet. For utarbeidelsen av beskrivelsen vil det b?de benyttes eksisterende materiale samt egeninnsamlede data i direkte tilknytning til prosjektet.
Anbefaling av l?sning
P? bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen vil prosjektet vurdere om det finnes eksisterende systemer som kan dekke de beskrevne funksjonene og behovene. Dersom eksisterende l?sninger kun delvis dekker funksjonene og behovene, skal det foretas en vurdering av hvilke endringer som m? iverksettes. Dersom det ikke er mulig ? benytte eksisterende l?sninger, skal det utredes muligheter for utvikling av et eget system. Basert p? dette skal det utarbeides en anbefaling av den best passende l?sningen i henhold til funksjonsbeskrivelsen.
System for oversikt over helsefaglige forskningsprosjekter
P? bakgrunn av funksjonsbeskrivelsen og anbefaling av best passende l?sning, skal det utarbeides et system som gir oversikt over alle helsefaglige forskningsprosjekter ved UiO.
Tidsplan og ressursbehov
Prosjektet vil v?re delt inn i tre faser:
Fase 1: Utarbeidelse av funksjonsbeskrivelse:
Oppstart: 1. september 2016
Leveranse: 15. oktober 2016
Fase 2: Vurdering av eksisterende l?sninger
Oppstart: 15. september 2016
Leveranse: 15. november 2016
Fase 3: Tilpasning av eksisterende eller utvikling av nytt system
Oppstart: 15. november 2016
Leveranse: 1. mai 2017
Organisering og ansvar
Prosjektet vil eies av Universitetsdirekt?ren, som vil bli ivaretatt av Johannes Falk Paulsen i Enhet for lederst?tte.
Prosjektet vil ha en egen styringsgruppe som vil bli utnevnt av Universitetsdirekt?ren. Styringsgruppen vil ha representanter fra brukermilj?ene, slik som MED, OD og SV. Videre vil prosesseier og tekniske st?tte milj? v?re representert ved AF og USIT.
Prosjektet vil ha prosjektleder fra USIT. Det vil bli dannet en egen prosjektgruppe med representanter fra fagst?tte, USIT og det medisinske fakultet. Prosjektet m? selv vurdere behovet for referansegruppe.