Kulturhistorisk museum satte fingeren p? fire hovedutfordringer da representanter for de ansatte og tillitsvalgte m?tte universitetsledelsen til dialog og id¨¦myldring om Internt Handlingsrom (IHR).
De fire utfordringene er knyttet til:
- ePhorte som arkiv- og saksbehandlingsverkt?y
- Kulturminneforvaltningen i spennet mellom to departementer
- Kontrollrutiner ved omsetning av varer over disk
- Bygningsforvaltning
Frustrerte ePhortebrukere
Seksjonssjef Susan Matland ved Dokumentasjonsseksjonen tok for seg ePhorte som arkivsystem for et forskningsarkiv. Hun og hennes medarbeidere opplever at systemet ikke er tilpasset museumsbruk. ePhorte vanskeliggj?r bruken av museets arkiver og medf?rer ekstra arbeid. Det kom klart frem at dette var noe man ?nsket at IHR-prosjektet skal ta tak i.
Samhandling med departementene
Ogs? de ytre rammene er viktig for at UiO skal kunne jobbe smartere. Seksjonssjef Karl Kallhovd ved Fornminneseksjonen orienterte om noen av utfordringene museet st?r over for n?r de befinner seg i skj?ringspunktet mellom forskning og forvaltning.
Museet m? forholde seg til b?de Kunnskapsdepartementet og Milj?verndepartementet. Departementene har ulike forventninger til virksomheten og gir f?ringer som ikke alltid er forenlige. I tillegg er det manglende kommunikasjon mellom departementene.
Dagsoppgj?r ¨C en papirm?lle
KHM selger varer over disk, og gruppeleder for ?konomi og IT, Charlotte Ulfeng Berg, orienterte om rutinene rundt dagsoppgj?r, kontoavstemminger og varetelling. Berg er ikke i tvil om at det kan ligge gevinster ? hente ved ? forenkle prosessene, og henviste til h?ndtering av originalbilag, internpost og tidsfrister. Kan man vurdere forenklede kontrollrutiner?
Godt nok er godt nok
Viserektor Ragnhild Hennum pekte p? anmerkninger UiO har f?tt fra Riksrevisjonen.
¨C Disse ble tatt sv?rt alvorlig, og vi la blant annet opp nye kontrollrutiner i etterkant av anmerkningene, sa Hennum.
Verken viserektor eller universitetsdirekt?r Gunn-Elin Aa.Bj?rneboe ser noen grunn til at UiO strever etter det eksellente p? kontrollrutiner.
¨C Vi skal f?lge loven, men godt nok er godt nok, sa universitetsdirekt?ren.
Bedre dialog om bygningsmassen
De ansatte understreket kompleksiteten som ligger i drift og bevaring av gamle bygninger. Museet ?nsker seg bedre dialog med Teknisk avdeling b?de n?r det gjelder planlegging, informasjon og vurdering av sikkerhetstiltak.
M?ter viktig
Det kom ogs? frem at m?ter mellom ansatte er viktig. Ved en stor institusjon der man m? Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@e med flere avdelinger blir det mye enklere n?r man kjenner hverandre. E-post er effektivt, men det skaper ogs? avstand.
Som en av m?tedeltakerne uttrykte det: Vi opplever god service n?r vi snakker med folk. Det er n?r vi m?ter systemene at det kan stoppe opp.