Interessentanalysen er utarbeidet av kjernegruppen for gjennomf?ringsprosjektet for IHR-bilagsl?nn, og godkjent av Plangruppen i m?tet den 24.6.13.
| Trinn | 1. Hvem stiller krav eller har forventninger til prosjektet | 2. Beskriv hva Interessenten bidrar med | 3. Vurderer interessentens interesse for prosjektet (H?y/Middels/Lav) | 4. Vurderer interessentens innflytelse for prosjektet (H?y/Middels/Lav) | 5. Beskriv interessentens forventninger og ¡±suksesskriterier¡± | 6. Beskriv hvordan interessenten skal h?ndteres |
| Interessentanalyse | |||||
| Interessent (I) | I's bidrag til prosjektet | I's interesse for prosjektet | I's innflytelse p? prosjektet / resultatet | I's forventninger og suksess-kriterier |
Tiltak |
| Saksbehandlere - studiekonsulent | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen og utformingen av maler. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | En bedre, enkel og velfungerende l?sning. God oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| Saksbehandler ¨C Eksamenskonsulent | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen og utformingen av maler. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | En bedre, enkel og velfungerende l?sning. God oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| Saksbehandler - Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@skonsulent | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen og utformingen av maler. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | En bedre, enkel og velfungerende l?sning. God oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| Saksbehandler - Personalkonsulent | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen og utformingen av maler. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | En bedre, enkel og velfungerende l?sning. God oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| Saksbehandler - Bilagsl?nnkonsulent | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen og utformingen av maler. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | En bedre, enkel og velfungerende l?sning. God oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Ekstra personaloppf?lging pga ny rolle.Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| Saksbehandler - ?konomikonsulent | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen og utformingen av maler. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | Forbedret ?konomisk oversikt . En bedre og enkel velfungerende l?sning, god oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| BDM ¨C godkjenner i system | Mottakere/brukere. Har v?rt med p? kartleggingen. Blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. | H?y | Middels | Forbedret ?konomisk oversikt og kontroll. En bedre og enkel velfungerende l?sning, god oppl?ring og oppf?lging. Smidig overgang fra gammelt til nytt. | Tilpasset og god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokal og sentral st?tte i innf?ringsfasen. |
| Universitetsstyret | Beslutningstakere. Har blitt informert gjennom hele prosjektet. | Middels | H?y | ?kt kvalitet, effektivisering og ressursbesparelser. | Jevnlige statusoppdateringer. |
| Universitetstdirekt?r/Rektorat | Innstillere, initiativtakere, delbeslutningstakere. | Middels | H?y | Viktig at UiO lykkes og at UiO har et godt omd?mme. ?kt kvalitet, effektivisering og ressursbesparelser. | Jevnlige statusoppdateringer. |
| Direkt?rnettverket | R?df?res og informeres. | H?y | Middels | ?kt kvalitet, effektivisering og ressursbesparelser. Forbedret ?konomisk oversikt og kontroll. Smidig overgang fra gammelt til nytt. Forn?yde brukere, saksbehandlere og l?nnsmotakere. | Detaljert jevnlig statusoppdatering. Tilgjengelig informasjon p? nettet og presentasjoner p? direkt?rnettverksm?ter. |
| Fakultetsledelse | H?ringsinstans. Har gjennomf?ringsansvar i linjen. Ansvar for toveis informasjonsflyt i linjen. | H?y | Middels | ?kt kvalitet, effektivisering og ressursbesparelser. Forbedret ?konomisk oversikt og kontroll. Smidig overgang fra gammelt til nytt. Forn?yde brukere, saksbehandlere og l?nnsmotakere. Velfungerende st?tteapparat i innf?ringsfasen. | Tilgang til status og informasjon i hele prosjektperioden. Jevnlige informasjonsm?ter under pilotering og utrulling. Oppbygging av supportapparat og kompetanse. |
| Instituttledelse/enhetsledelse | Pliktige til ? f?lge vedtaket om innf?ring av nye systemer og arbeidsprosesser. Ansvar for toveis informasjonsflyt i linjen. | H?y | Middels | Oppleve at ny l?sning er tilpasset deres behov. ?kt kvalitet, effektivisering og resursbesparelser. Forbedret ?konomisk oversikt og kontroll. Smidig overgang fra gammelt til nytt. Forn?yde brukere, saksbehandlere og l?nnsmotakere. Velfungerende st?tteapparat i innf?ringsfasen. | Tilpasset informasjons- og oppl?ringspakker f?r, under og etter utrulling. Gode toveis kommunikasjonslinjer. Oppbygging av supportapparat og kompetanse. |
| Enhetsledelse ogandre lederniv?er med direkte personalansvar for saksbehandlere for bilagsl?nn | Direkte ber?rt p? bakgrunn av personalansvar for brukerne/sakbehandlerne. Ansvar for den praktisk gjennomf?ringen/innf?ringen av endringer. | H?y | Middels | Oppleve at ny l?sning er tilpasset deres behov. ?kt kvalitet, effektivisering og resursbesparelser. Forbedret ?konomisk oversikt og kontroll. Smidig overgang fra gammelt til nytt. Forn?yde brukere, saksbehandlere og l?nnsmotakere. Velfungerende st?tteapparat i innf?ringsfasen. | Tilpasset informasjons- og oppl?ringspakker f?r, under og etter utrulling. Gode toveis kommunikasjonslinjer. Oppbygging av supportapparat og kompetanse. |
| Timeansatte | Nye brukere | Lav | Lav | Enkel og velfungerende l?sning. "Rett utbetaling til rett tid". | Gode nettbaserte brukerveiledninger. Nettbasert informasjon om timel?nn tilpasset timel?nnede. |
| Oppdragstakere | Nye brukere | Lav | Lav | Enkel og velfungerende l?sning. "Rett utbetaling til rett tid". | Gode nettbaserte brukerveiledninger. Nettbasert informasjon om oppdragsutbetalinger. |
| Pilotenheter |
Vurdere og teste nye de nye l?sningene (b?de prosess og teknisk). Utvikle den nye forvaltningsorganisasjonen og finne "best practise". Kvalitetssikre de nye l?sningene og prosessen. Gjennomf?re endringene, nye roller, system og arbeidsprosesser p? egen enhet. V?re ambassad?rer for l?sningen ut i resten av organisasjonen. P?se at de nye l?sningene fungerer for alle ved UiO, ikke bare p? egen enhet. Bidra til ? utvikle felles veiledninger og rutiner og et godt oppl?ringsopplegg. |
H?y | H?y |
At det ikke skal v?re for krevende ? v?re pilot, og at de skal f? resultater for arbeidet de legger ned gjennom ? p?ta seg ? v?re pilotenhet. ?kt kvalitet, effektiviseringsgevinster og resurssbesparelser. Forbedret ?konomisk oversikt og kontroll. Smidig overgang fra gammelt til nytt. forn?yde brukere, saksbehandlere og l?nnsmottakere. |
God involvering, informasjon og godt avklarte forventninger for alle involverte parter gjennom hele prosessen.God kommunikasjon mellom prosjektet og pilotene. |
| Prosjektgruppe(r)/utf?rere av arbeid knyttet til prosjektet (OPA, ?PA, USIT, pilotene, leverand?rer/utviklere) | Utvikler nye systemer, b?de teknisk og funksjonelt og alt det praktiske arbeidet i alle faser av prosjektet. Ansvar for framdrift og leveranser i prosjektet, oppl?ring, informasjon, dokumentasjon mv. | H?y | H?y | Nok ressurser og tid til ? utf?re arbeidet p? en god m?te. Klare roller, avklarte forventninger og at alle involverte bidrar som avtalt. | Gode avtaler, kommunkasjon og godt prosjektplanverk. |
| Systemgruppa i fellestjenester | Deltar i prosjektarbeidet. M? bygge opp organisasjon for ? kunne ivareta nest siste ledds support p? det nye systemet. | Middels | Middels | At enhetene f?r den oppl?ringen som beh?ves for ? kunne ivareta grunnleggende support til brukerne b?de p? de funksjonelle delen av bilagsl?nn og support p? systemene. Systemgruppa er involvert i arbeidet. | Involvering i prosjektarbeidet og utforming av ny forvaltningsorganisasjon. God informasjon om hva de nye systemene inneb?rer av endringer for systemgruppa. |
| OPA - l?nningsseksjonen | Mottakere/brukere. Har deltatt i kartleggingen og utformingen av nye maler. Har blitt r?df?rt gjennom hele prosjektet. Ny rolle i prosessen. | H?y | H?y | ?kt kvalitet og mindre feil. Forventer gevinsrealisering i form av ressursbesparelser. Enklere arbeidshverdag: | Tilpasset god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Lokalt st?tteapparat og prosjektst?tte i innf?ringsfasen. |
| ?PA | Bidratt til utformingen av retningslinjer, faglig bidragsyter, r?df?rt. | Middels | Lav | Bedre kontroll og oversikt. F?rre feil. | Jevnlige statusoppdateringer |
| OPA - personal | Bidratt til utforming av retningslinjer, faglig bidragsyter, r?df?rt, utforming av maler. | H?y | H?y | Forventer bedre oppf?lging av regelverket og betraktelig ?kt kvalitet. | Oppbygging av forvaltningsorganisasjon, oppbygging av supportapparat og kompetanse |
| USIT ¨C systemforvalter | Har blitt r?df?rt og bidratt inn i hele prosjektet. Ansvarlig for teknisk utvikling. Ansvarlig for framtidig forvaltning. M? avsette resursser til utvikling og forvaltning. | H?y | H?y | Velfungerende og smidig l?sning. | Tilpasset god oppl?ring og oppf?lging. God jevnlig informasjon. Oppbygging av supportapparat og kompetanse. |
| USIT ¨C systemdrift | Informeres og r?df?res. Ansvarlig for drift. M? avsette resursser. | Lav | Lav | Enkle systemer ? drifte. Bruk av standard platform for drift. | Informasjon. |
| Plangruppen for IHR-Bilagsl?nn | Beslutningstaker, informeres og r?df?res, initiativtaker, styringsgruppe. | H?y | H?y | Forventer et godt resultat levert innenfor avtalt tid og kostnad. | Jevnlige statusm?ter og kontinulerilg oppdatering. |
| Systemeier OPA | Fremskaffelse av n?dvendige midler for utvikling og gjennomf?ring | H?y | H?y | Et godt omd?mme. God l?sning levert innenfor gitte tids- og ?konomiske rammer. | Kontinuerlig involveres og informeres. Initiere veikart for l?sningene. |
| Prosesseier OPA-personal | Eier av den faglige prosessen; regelverk og innholdet i felles standarder og rutiner samt og innholdet i skjemaene som skal inng? i den nye tekniske l?sningen. | H?y | H?y | Forventer at alle timeansatte f?r gyldige kontrakter og at regelverket f?lges. | Kontinuerlig involveres og informeres. Jevnlig avsjekk av utviklingsarbeidet. |
| Internmedier | Nysgjerrige, kan benyttes som informasjonskanal | Lav | Lav | En god historie. | Informere og be om intervjuer. |
| UH-sektoren | Interesserte, kan r?df?res | Lav | Lav | ?nsker at prosjektet lykkes. Gjenbrukbare systemer de kan benytte. | Tilgjengelig nettinformasjon. |
| DF? - system | R?df?rte | Lav | Lav | ?nsker at prosjektet lykkes. Gjenbrukbare systemer de kan benytte. Klare gjenbruksavtaler og god kommunikasjon. | Godt avtaleverk. Tilgjengelig nettinformasjon. |
| Fagforeningene | Har bidratt inn i plangruppe, informeres og r?df?res | Lav | Middels | God prosess og medvirkning fra alle involverte ansatte. Forn?yde brukere. | Involveres og informeres. M? forsikres om at de ansatte blir ivaretatt. |
| Strategisk koordineringsgruppe | Ansvar for strategisk overordnet veikart, setter overordnede rammer | Lav | H?y | Brukervennlig l?sning tilpasset UiOs systemportef?lje | S?rge for at systemeier Informerer. |
| Zalaris/underleverand?rer | Utvikler systeml?sning, birdar med kompetanse | H?y | H?y | ?nsker ? levere et godt resultat innenfor gitte rammer for kostnaderer og tid | F?lge opp leveranser. Tett Å·ÖÞ±ÔÚÏßÂòÇò_Å·ÖޱͶעÍøÕ¾ÍƼö@. |