Bakgrunn og hensikt
- Viktige kommunikasjonsmilep?ler i prosjektet:
- Fase 1 av utrullingen med nye maler, retningslinjer og avklarte juridiske prinsipper
- Tilbud til tre fakulteter om ? delta i pilotering av den nye organiseringen og systemene
- Oppstart av piloteringen av ny organisering og nye systemer for desentral datafangst og digital arbeidsflyt
- Utrulling av ny organisering og nye systemer p? alle enheter (i faser)
- Ber?rte akt?rer av prosjektets leveranser og deres antatte forventninger:
Organisasjonen som helhet skal oppleve gevinster av arbeidet. Alle niv?er og enheter vil m?tte reorganisere seg litt for ? kunne ta i bruk de nye systemene.
Saksbehandlere, timel?nnede, ledere som brukere (BDM) og ledere som har personalansvar for saksbehandlere vil v?re direkte ber?rt.
Det er forventninger om at arbeidshverdagen skal bli bedre, nye bedre systemer og en smidig innf?ring av ny organisering og nytt system. Det trolig ikke noen h?y toleranse for mye merarbeid i gjennomf?ringsfasen. Lederne har samme forventninger som saksbehandlerne. I tillegg ?nsker de bedre kontroll og ?konomisk oversikt samt at den nye organiseringen skal v?re ressursbesparende p? enhetene.
- Utfordringer:
- Naturlig menneskelig motstand mot endringer.
- Sv?rt mange forskjellige m?lgrupper med forskjellige utfordringer og behov.
- N? ut i alle ledd av organisasjonen og til alle ber?rte ledere og saksbehandlere.
- Opprettholde interessen hos alle akt?rer b?de de som jobber med prosjektet og mottakerne gjennom en lang prosjektperiode.
- God timing av informasjonen i forhold til n?r aktiviteter faktisk finner sted.
- Tidligere kommunikasjonsarbeid i prosjektet:
- Representanter for brukerne var involvert i arbeidsgrupper under plangruppens utredningsarbeid, og det ble avholdt store workshops p? tvers av alle enhetene i utredningsfasen.
- Alle enhetene har f?tt mulighet til ? delta i h?ringsrunden da plangruppens forslag til ny organisering ble sendt ut p? h?ring sommeren/h?sten 2012.
- Informasjon om status for gjennomf?ringen har blitt gitt til styret p? hvert styrem?te samt sendt ut til alle direkt?rer og fagforeningene.
- Det har blitt informert om utrulling av fase 1 av prosjektet p? direkt?rnettverket.
- Pilotfakultetene har f?tt informasjon om og tilbud om ? delta i pilotering av systemet og har selv valgt ut hvilke institutt som skal delta.
- Den tekniske delen av prosjektet rapporterer tertialt til USITs ledergruppe.
- Det har blitt publisert intervju i Uniforum og nyhetssak p? IHR-nettsiden.
- Plangruppen for bilagsl?nn har hatt en egen nettside under IHR-prosjektet. De nye malene med tilh?rende informasjon og retningslinjer er lagt ut p? egen nettside. Den tekniske siden av prosjektet har en egen nettside under USITs webomr?de.
- M?lsetninger med kommunikasjonsaktivitetene:
- ?penhet og transparens for hele prosessen. M?let er at det skal oppleves som en ryddig prosess for alle involverte.
- Tilpasset informasjon til alle m?lgruppene.
- I f?rste omgang skal alle involverte p? alle niv?er informeres om og bli kjent med at endringer vil komme og hva disse endringene vil best? i.
- Systemeier og plangruppen skal v?re informert og involvert i detaljene p? hensiktsmessig styringsniv?, slik at de har n?dvendig informasjon til ? foreta de rette beslutningene.
- I utrullingen: God involvering, oppl?ring, veiledning og toveiskommunikasjon i linjen for alle involverte.
M?lgrupper
Gjennom interessentanalysen har en rekke m?lgrupper blitt identifisert. Interessentene har blitt bolket sammen i st?rre grupper ut fra deres involvering i prosjektet og informasjonsbehov. M?lgruppene i kommunikasjonsplanen er f?lgende:
- Saksbehandlere av bilagsl?nn p? alle enheter og L?nningsseksjonen i OPA
- Timel?nnende og oppdragstakere
- Ledere med personalansvar for saksbehandlere av bilagsl?nn
- Ledere som er brukere av nye systemer og rutiner (BDM)
- Fakultetsledelse og overordnet ledelse p? enhetene
- Universitetsstyret og UiOs toppledelse
- Deltakere i Direkt?rnettverket
- Systemeier
- Strategisk koordineringsgruppe
- Involverte i arbeidsgrupper (?PA, OPA, USIT, leverand?rer)
- Pilotenhetene (ILOS, IBV, JF)
- Fagforeningene/hovedverneombud
- Andre (media, DF?, UH-sektor)
Kanalvalg
- For toppledelsen er den viktigste kanalen til informasjon den m?nedlige gjennomf?ringsrapporteringen.
- Muntlig presentasjoner p? direkt?rnettverk og kontorsjefnettverk
- Lederm?ter p? fakultetene som er piloter
- USITS ledergruppe informeres i faste m?ter
- Plangruppem?ter
- Allm?ter p? pilotenhetene
- Egne nettsider for gjennomf?ringen av IHR-bilagsl?nn og jevnlig utsending av nyhetsbrev
- Prosjektgruppem?ter og arbeidsgruppem?ter
- Workshops b?de under pilotering og utrulling med involverte personer p? enhetene
- Skriftlig dokumentasjon og rutinebeskrivelser (tilgjengelig p? nett)
- Bruk av internmedia og UiOs nettsider
Kommunikasjonsaktiviteter
|
Til hvem? M?lgruppe rolle/navn |
Hva? Innhold | Hvordan? Kanaler | N?r? Tidsfrist/hyppighet | Hvem? Ansvarlig |
|---|---|---|---|---|
| Universitetsstyret/Universitetsdirekt?r/Rektorat | M?nedlig statusrapportering p? skjema (skriftlig) | Oppdatert gjennomf?ringsplan og kort skriftlig statussammendrag inng?r i orienteringssakene i hvert styrem?te. | Hver m?ned | Prosjektleder (OPA) |
|
Direkt?rnettverket |
Presentasjon av status og overordnede detaljer ved personlig oppm?te | Muntlig presentasjon og powerpointpresentasjon i direkt?rnettverksm?ter | M?tene avholdes fast hver andre uke og kan benyttes ved behov (rundt hovedmilep?ler) | Prosjektleder (OPA) |
|
Fakultetsledelse og overordnet ledelse p? enhetene |
Presentasjon av utrullingsplan og oppl?ringtilbud gjennom personlig oppm?te | Deltakelse og presentasjon p? lederm?ter | Oppstart ca. 3 m?neder f?r utrulling og deretter jevnlige m?ter | Prosjektleder (OPA) |
|
Systemeier |
L?pende informasjon om status, detaljer om utviklingen av prosjektet og beslutningspunkter. Informasjon om l?sningsvalg. | Egne m?ter og direkte kontakt. Plangruppem?ter. M?ter mellom systemeier og andre akt?rer. | Ofte og ved behov | Prosjektleder (OPA)/Prosjektleder (USIT) |
| Strategisk koordineringsgruppe | Veikart | Faste m?ter | Ved behov | Systemeier |
| Pilotenhetene | Direkte og detaljert informasjon om innf?ring av ny l?sning i m?ter og p? oppl?ringstiltak. Toveiskommunikasjon og kontinuerlig tilbakemeldinger i faste m?ter og skriftlig underveis. Skriftlige veiledninger, rutinebeskrivelser, nettinformasjon ol. |
Direkte oppm?te p? enhetene, allm?ter, egne oppl?ringsdager, forel?pige/utkast til nye nettsider. Superbruker og lokal prosjektgruppe p? enheten korodinerer tilbakemeldinger til prosjektgruppen, skriftlig innmelding av saker til RT-k? og gjennom faste m?ter. |
F?rste beskjed ca. to m?neder f?r pilotering p? enheten, rett etter sommerferien. Informasjonspakke rett i forkant av oppl?ringen. Oppl?ringen skjer samtidig med at enheten tar i bruk de nye standardene og rutinene samt de nye tekniske l?sningene for desentral datafangst og digital arbeidsflyt. Nettinforsjon finnes alltid tilgjengelig. |
Prosjektleder (OPA) |
|
Enhetsledere med personalansvar for saksbehandlere av bilagsl?nn |
Direkte og detaljert informasjon rundt innf?ring av ny l?sning (teknisk og funksjonell). Involvering i og opplevelse av eierskap til oppl?ringen. |
Introduksjon til planene i kontorsjefsnettverket |
Oppstart ca. 3 m?neder f?r utrulling og deretter jevnlige m?ter | Prosjektleder (OPA) |
|
Saksbehandlere av bilagsl?nn p? alle enheter og L?nningsseksjonen i OPA Ledere som er brukere av nye systemer og rutiner (BDM) |
Direkte og detaljert informasjon rundt innf?ring av ny l?sning muntlig i m?ter og p? oppl?ringstiltak. Skriftlige veiledninger, rutinebeskrivelser, nettinformasjon ol. | Direkte oppm?te p? enhetene, allm?ter, egne oppl?ringsdager. Nettsider. |
F?rste beskjed ca. to m?neder f?r utrullking p? enheten. Informasjonspakke rett i forkant av oppl?ringen. Oppl?ringen skjer samtidig med at enheten tar i bruk de nye standardene og rutinene samt de nye tekniske l?sningene for desentral datafangst og digital arbeidsflyt. Nettinforsjon finnes alltid tilgjengelig. |
Prosjektleder (OPA) |
|
Involverte i arbeidsgrupper (?PA, OPA, USIT, leverand?rer) |
Koordinering av detaljert informasjon rundt utvikling av l?sningen | Workshops, prosjektm?ter | Ukentlige m?ter. | Prosjektleder (OPA)/Prosjektleder (USIT) |
|
Timel?nnende og oppdragstakere |
Skriftlige veiledninger p? nettsider. | Egne nettsider | F?r utrulling av pilot | Prosjektleder (OPA) |
|
Fagforeningene/hovedverneombud |
Direkte informasjon om l?sning og informasjon | Egne informasjonsm?ter og nettinformasjon |
M?te i september. Nettinformasjon finnes alltid tilgjengelig. |
Prosjektleder (OPA) |
|
Andre (media, DF?, UH-sektor) |
Nettsinformasjon, interviewer | Nettsider til Bilagsl?nn, nytehsbrev. Invitere til intervju | Ved store milep?ler. Oppstart pilotering og utrulling av hele l?sningen | Prosjektleder (OPA) |