Sak 1: Konstituering
Oppm?te:
- Ingar Pettersen, leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bj?lie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
- Ellen Johanne Caesar, Assisterende ?konomidirekt?r
- Morten D?hlen, Instituttleder, Institutt for informatikk
- Gudleik Grimstad, Fakultetsdirekt?r, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
- Adelheid Huuse, Representant for tjenestemannsorganisasjonene
- Lars Oftedal, IT-direkt?r
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Referat fra forrige m?te:
Det er ikke kommet kommentar til utkastet til referat fra m?te i plangruppa 16. april 2012 ved kommentarfristens utl?p. Referatet godkjent.
Sak 2: Organisasjon og standardisering
Organisasjons- og personaldirekt?r Anita Sandberg, leder av IHR-plangruppe for roller og ansvar deltok under behandlingen av denne saken p? m?tet.
Jf behandlingen av denne saken p? plangruppem?tet 26. mars 2012. Til m?tet var notat til plangruppa fra IT-direkt?ren om ¡°Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet¡° og kommentar til notatet fra arbeidsgruppa for lokal-sentral.
IP ?pnet med ? redegj?re for form?let med behandlingen av denne saken. Det skal utarbeides et notat som kan danne grunnlag for en h?ring f?r behandling av denne saken i universitetsstyret. M?let er ? f? sendt saken p? h?ring f?r sommerferien og f? den behandlet p? universitetsstyrets m?te i oktober.
LO presenterte hovedpunktene i notatet, ¨C jf presentasjon:
- Utgangspunktet er diskusjonsrapporten ¡°Organisering, koordinering og samhandling i UiOs IT-organisasjon¡± fra Lokal-sentral-prosjektet og plangruppas behandling av denne p? m?te 26. mars 2012
- Notatet er presentert og kommentert p? m?te i direkt?rnettverket 25. april 2012, USITs fellesm?te med lokal IT 26. april 2012 og USITs lederm?te 2. mai 2012
- M?l og hensikt med standardisering er gevinstene den kan gi n?r det gjelder kostnader, kvalitet og brukseffektivitet
- Et vesentlig punkt er ? etablere en veldefinert beslutningsmyndighet og en beslutningsprosess som gir klare, tydelig kommuniserete og sporbare beslutninger, ¨C eksempelvis grunnlaget for IT-direkt?rens beslutninger om standardisering innen universitetets IT-virksomhet
- Hensikten er ? utforme forslag til standardisering innen de tre omr?dene:
- Organisasjon: Linje, styring, myndighet, roller, ansvar, bemanning, samhandling etc i IT-virksomheten
- Prosesser og praksis: Rutiner, prosesser, prosdyrere, arbeidsganger, framgangsm?ter i oppgavel?sing og leveranser
- Tjenester og teknikk: Produkter, verkt?y, hjelpemidler
Anita Sandberg orienterte om arbeidet i IHR-plangruppe for roller og ansvar. Plangruppa har gjennomf?rt en kartlegging av ansvars- og oppgavedelingen mellom de tre niv?ene og har startet arbeide med et notat som er planlagt sendt p? h?ring f?r sommerferien.
Plangruppa uttrykte st?tte til hovedlinjene i notatet. I diskusjonen var plangruppa spesielt opptatt av f?lgende:
- Gevinster skal v?re det som styrer beslutninger om organisering og standardisering
- Vesentlig ? ta hensyn til at noen vil og skal v?re innenfor og noen m? v?re utenfor ordninger som vedtas, at det m? v?re klare spilleregler for de som er innenfor og gode innhegninger og avskjerminger for de som m? v?re utenfor
- Standardisering kan v?re ¡®one size fits all¡¯, men vil sv?rt ofte v?re mer en mal som m? tilpasses faktorer som bruksm?nster, omfang, anvendelsesomr?de og andre faktorer for ? oppn? ?nsket gevinst. Dette gjelder spesielt organisering av IT-virksomheten p? fakulteter, institutter og andre enheter
- Kommentarene og innspillene i notatet fra arbeidsgruppa for lokal-sentral kan styrke og utdype IT-direkt?rens notat
Oppf?lging:
IT-direkt?ren bearbeider notatet med utgangspunkt i kommentarene og synspunktene framlagt p? m?tet og kommentarene fra arbeidsgruppa for lokal-sentral. Ny utgave av notatet sendes til behandling p? plangruppem?tet 4. juni 2012.
Sak 3: SUAIT ¨C Sp?rreunders?kelse om administrativ IT
LO orientert om at sp?rreunders?kelsen som ble avsluttet 30. april 2012. Svarprosenten er p? vel 30% hvilket er bra for en slik sp?rreunders?kelse, men lavere enn svarprosenten har v?rt for USITs sp?rreunders?kelser om IT-tjenestene (SUIT).
Forel?pig rapport fra sp?rreunders?kelsen blir lagt fram p? plangruppem?tet 21. mai 2012.
Sak 4: Eventuelt
Ingen saker.
Sak 5: Neste m?te
Neste m?te i plangruppa er mandag 21. mai 2012. Tema p? det m?tet vil v?re gjennomgang av resultatene fra SUAIT ¨C Sp?rreunders?kelse om administrativ IT.