Bakgrunn
Plangruppe ble opprettet p? m?tet i universitetsstyret 21. juni 2011 p? grunnlag av notat om ¡°Prioriteringer p? IT-omr?det¡±. Dette notatet skisserte tiltak p? tre omr?der:
- Kortsiktige tiltak
- Strukturelle endringer/tilpasninger av organisasjon med sikte pa? a? tydeliggj?re og forbedre de viktigste rollene rundt administrative IT-?systemer
- Strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer innen administrative IT-l?sninger
Mandat
Universitetsdirekt?ren ga plangruppa f?lgende mandat:
Plangruppen skal utarbeide et forslag til tiltak som kan gj?re administrative IT-?systemer mer brukervennlige og gi en bedre st?tte til de viktigste administrative prosessene ved UiO.
- Kortsiktige tiltak
- Strukturelle endringer/tilpasninger av organisasjon med sikte pa? a? tydeliggj?re og forbedre de viktigste rollene rundt administrative IT-?systemer
- Strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer innen administrative IT-l?sninger
Kortsiktige tiltak
Kortsiktige tiltak for administrative IT-?systemer foresl?s som f?lger:
- F?rre innlogginger, enklere tilgang til administrative IT-?systemer
- Mer effektiv brukeradministrasjon
- Bedre oversikt over oppgaver i de admininstrative IT-?©\systemene
- Retting av feil i systemene
Strukturelle forhold
Det skal gj?res en vurdering av forholdene knyttet til utvikling og eierskap av de enkelte systemene. Som et ledd i dette arbeidet skal det lages et overordnet funksjons©\/oppgavekart for de aktuelle omra?dene. Et slikt kart ma? beskrive:
- De forskjellige funksjonene / oppgavene innen det enkelte omra?dene
- Funksjonenes viktighet
- Funksjonenes volum (hvor mange som er involvert og hvor ofte funksjonene ut?ves, mm)
- Hvordan funksjonene avhenger av hverandre
Strategi
Det skal etableres en tydelig strategi for den videre utviklingen av de sentrale administrative IT©\systemene. F?lgende aktiviteter skal innga? i strategiprosessen:
- Prioritering av de mest kritiske systemene, med sikte pa? identifisere hvor gevinstpotensialet er st?rst
- Benchmarking i forhold til liknende organisasjoner, eksempelvis andre akt?rer i den norske UH-?sektoren, nordiske universiteter og andre akt?rer med liknende problemstillinger som UiO.
- Kartlegging av dagens kommunikasjonlinjer rundt disse systemene mellom niva?ene (fra sentralt hold og nedover pa? enhetene og motsatt)
Plangruppen skal:
- Vurdere behovet for a? gj?re en detaljert analyse innenfor omra?det, og gjennomf?re en detaljanalyse dersom en slik er n?dvendig
- Foresla? endringer i systemlandskapet med sikte pa? a? oppna? bedre brukervennlighet og/eller en mer tilpasset prosess-?©\st?tte
- Foresla? ma?lekriterier for a? kunne kvantifisere effekten av de foresla?tte endringene
- Foresla? en tidsplan for implementering av endringene
- S?rge for at det utvikles en oppl?ringsplan knyttet til endringer av systemer og funksjonalitet.
- Plangruppen skal s?rge for at det informeres om plangruppens arbeid pa? alle niva?er i organisasjonen
Plangruppen organiserer selv arbeidet innenfor et hensiktsmessig antall arbeidsgrupper. Plangruppen rapporterer til universitetsdirekt?ren.