Mandat for prosjekt Ressursplanlegging for utdanningsvirksomheten ved UiO
UiO ?nsker ? f? en felles digital l?sning til ressursplanlegging for utdanningsvirksomheten ved UiO. Med ressursplanlegging menes her vitenskapelig ansattes (evt. undervisningspersonale) arbeid med undervisning, eksamen og veiledning. (For mange enheter vil det i praksis si registreringer i arbeidspliktregnskapet.)
Prosjektet har mandat til ? kravspesifisere et felles ressursplanleggingsverkt?y og hvordan data kan flyte mellom aktuelle systemer. Prosjektet m? kartlegge systemer p? markedet og de som er i bruk ved UiO, for ? anskaffe, eller utvikle, et egnet ressursplanleggingsverkt?y. Prosjektet skal ogs? gjennomf?re pilot for valgt verkt?y.
Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet
Flere fakulteter og SKAIT har meldt inn at de ?nsker felles system for ressursplanlegging. Avdeling for fagst?tte (AF) hadde derfor v?ren 2017 et forprosjekt for ? utrede behov og ?nsket funksjonalitet for systemst?tte til ressursplanlegging.
Forprosjektet bekreftet inntrykket vi hadde i forkant om at enhetenes ?nsker og behov er forskjellige, og at de bruker flere forskjellige systemer. Felles for alle var imidlertid i utgangspunktet et ?nske om et felles system med felles systemst?tte, selv om det ble uttrykt engstelse for at de skulle miste kontroll og p?virkningsmulighet med et felles system. Den aller viktigste funksjonaliteten for enhetene er dataflyt mellom ressursplanleggingsverkt?yet og fagsystemene, slik at de slipper dobbeltregistrering.
M?l
Prosjektet skal levere en digital tjeneste som skal bidra til at enhetene kan holde oversikt med hvorvidt de besitter de n?dvendige ressursene for utdanningsvirksomheten. Tjenesten skal s?rge for sikker og effektiv oppf?lging av ressursplanlegging av emne- og programportef?ljen lokalt.
Det overordnede form?let med et ressursplanleggingsverkt?y er at enhetene skal kunne holde oversikt med hvorvidt de besitter den n?dvendige kapasiteten til ? tilby undervisning og gi veiledning til sine studenter uten ? foreta ekstra registreringer utover det som er n?dvendig for ? f? data i fagsystemene FS og TP, samt SAP. Ressursplanleggingsverkt?yet skal v?re til hjelp i arbeid med utvikling av emne- og programportef?lje.
Gevinster
Den overordnede gevinsten med et felles ressursplanleggingsverkt?y er ? spare tid. Ledelsen skal ha n?dvendige oversikter lett tilgjengelig for ? kunne fatte beslutninger om bemanning og studieportef?lje, den enkelte ansatte skal lett kunne finne det som til enhver tid er registrert om seg. Ikke minst vil et system med integrasjoner lette arbeidet til studieadministrasjonen, b?de som st?ttespillere for fagledelsen og siden de registrerer planlagt undervisning, veiledning og eksamen for kommende semestre.
Tidsplan
S?knad om prosjektmidler behandles i SKAIT 20. desember. Behandling ble utsatt fra 13. oktober og dette forskyver opprinnelig tidsplan. Prosjektet vil l?pe i 2018 og 2019, utrulling potensielt flyttet fra h?st 2019 (fremdeles et m?l) til v?ren 2020.
Omfang og leveranse
Prosjektet er delt inn i tre faser: en kartleggingsfase som avsluttes med en kravspesifikasjon for tjenesten, en utviklingsfase hvor man finner et egnet verkt?y og en forvaltningsmodell, til slutt en testfase som inkluderer pilot og avsluttes med utrulling av tjenesten i linjen.
| Leveranser | Beskrivelse | |
|---|---|---|
| Fase 1 | Kartlegging funksjonalitet | Prosjektet sammenfatter enhetenes behov og ?nsker knyttet til funksjonalitet fra forprosjektet. |
| Fase 1 | Kartlegging forvaltning | Prosjektet sammenfatter registreringspraksiser og forvaltningsmodeller som er blitt skissert i forprosjektet. |
| Fase 1 | Kartlegging systemer | Prosjektet kartlegger aktuelle systemer som kan anskaffes eller utvikles med henblikk p? utarbeidelse av kravspek. |
| Fase 1 | Kravspesifikasjon (kravspek) | Prosjektet lager p? bakgrunn av kartleggingene en kravspek til verkt?y. Kravspek skal ligge til grunn for anbefaling av anskaffelse/utvikling av verkt?y. |
| Fase 2 | Anbefaling |
Prosjektet anbefaler registreringspraksis og forvaltningsmodell som skal benyttes. |
| Fase 2 | Anskaffelse/Utvikling |
Prosjektet anskaffer eller f?r utviklet ett felles ressursplanleggingsverkt?y p? bakgrunn av kravspek og anbefalt forvaltningsmodell. |
| Fase 2 | Systemst?tte | Prosjektet utarbeider rutiner for brukersupport og veiledninger for bruk av ressursplanleggingsverkt?yet og forvaltningsmodellen, herunder ha avklart systemeierskap og plan for overf?ring til linjen etter pilot. |
| Fase 2 | Registreringspraksis | Prosjektet lager rutiner for registreringspraksis av undervisning, eksamen og veiledning i FS og TP, slik at man f?r de data man trenger i ressursplanleggingsverkt?yet. |
| Fase 3 | Pilot | Prosjektet gjennomf?rer pilot med utvalgte enheter. |
Avgrensninger
Prosjektet er avgrenset til ? gjelde ressursplanlegging for studieportef?ljen. Prosjektet gjelder alts? bare den delen av prim?rvirksomheten som er knyttet til utdanningsvirksomheten.
Prosjektet skal ikke:
- Ha som m?l ? kunne presentere et bilde av undervisningspersonalets reelle arbeidstid.
- Drifte og vedlikeholde lokale l?sninger for ressursplanlegging eller timeregnskap.
- Vise oppgaver knyttet til forskning, administrasjon eller formidling.
Suksesskriterier
- Innen tre ?r fra utrulling er systemet det foretrukne valget for enhetene ved ressursplanlegging.
- Integrasjon med aktuelle systemer, blant annet: FS, TP, SAP.
- Ressursplanleggingsarbeidet blir automatisert.
- Det er minimalt behov for manuelle registreringer.
- Ikke behov for skyggeregnskap.
Organisering, roller og ressurser
Vi vil f?lge UiOs prosjektrammeverk og ?nsker ? nedsette en bredt sammensatt styringsgruppe med medlemmer fra flere enheter, med studiedekaner, instituttleder, fakultetsdirekt?rer og direkt?rer fra LOS. Prosjektgruppen vil ha medlemmer fra operativt niv? p? fakultetene og i AF. Alle skal ha erfaring med ressursplanlegging for utdanningsvirksomheten og/eller digitalisering av prosesser.
Andre ressurspersoner fra UiOs enheter og avdelinger vil bli trukket inn i bestemte aktiviteter knyttet til ulike milep?ler etter behov. Det vil bli inng?tt egne ressursavtaler med de enhetene som avgir ressurser til prosjektet.