UiO-sak skal bidra med felles rutiner og et nytt system for saksbehandling og arkiv p? tvers av organisasjonen.
Like prosesser uavhengig av hvor man jobber
Ved ? utvikle felles tjenester, kan vi jobbe enhetlig og helhetlig. Brukerne skal v?re trygge p? at det er samme policy og praksis, uavhengig av om de er tilknyttet SV, MN eller HF.
Det er gjennomf?rt et stort kartleggingsarbeid for ? dokumentere hvilke prosesser de ulike enhetene har.
Tre arbeidsprosesser f?rst ut
Ved utrulling av tjenesten f?r UiO prosesst?tte for tre definerte arbeidsprosesser:
- Vurdering av ekstern utdanning
- Behandle s?knad om opprykk til professor
- Behandle sak i styre
Ephorte byttes ut med nye systemer
For ? forenkle og effektivisere saksbehandling og dokumentforvaltning ved UiO, innf?rer vi systemene Service Now og Documaster, som erstatning for Ephorte.
De nye systemene gir ?kte muligheter for ? bygge brukertilpassede l?sninger, og skal legge til rette for selvbetjening og raskere saksbehandling for studenter og ansatte.
UiO f?r en verkt?ykasse for digitalisering av saksbehandlingsprosesser. Saksbehandlere, ledere og dokumentasjonsforvaltere f?r et verkt?y som gir god st?tte i arbeidsprosessene. I tillegg skal l?sningene gi god oversikt over egne arbeidsoppgaver.
Standardiserte, robotiserte og automatiserte tjenester skal sikre ?kt dokumentfangst til arkiv, og dermed bedre etterlevelse av lovkrav.
M?let er ? lage gode systemer som frigj?r tid og ressurser, slik at forskerne f?r mer tid til ? forskere, studentene f?r mer tid til ? studere.
Hva ?nsker vi ? oppn??
Kort sagt:
- Effektivisering av administrative arbeidsprosesser
- ?kt kvalitet i administrative tjenester
- Helhetlig administrasjon
- Bedre etterlevelse av lovkrav gjennom ?kt dokumentfangst
- Videreutvikle kompetanse og kultur for prosessforbedring og organisasjonsutvikling