Brev til journalf?ring
Dette s?ket fanger opp inng?ende og utg?ende brev med status E, S og M. Skal gjennomg?s daglig.
S?k p? status S
Journalf?ringsdato p? disse blir satt til den datoen saksbehandler har importert dem, ikke til datoen der status endres fra S til J. Det er derfor viktig ? journalf?re disse samme uke som importen skjer, slik at de kommer med p? offentlig journal som normalt. Skal gjennomg?s daglig.
S?k p? status M
Denne statusen f?r journalpostene n?r arkivaren skanner inn dokumentene eller skanner over eksisterende fil. Dersom man f?r treff i dette s?ket har arkivaren glemt ? endre status til J etter kvalitetssikring av journalposten. Skal gjennomg?s daglig.
S?kene Brev til journalf?ring og Notater til journalf?ring gir ogs? treff p? journalposter med status S og M, men disse to er skilt ut og fanger opp (Y-notater) i tillegg fordi det er viktig ? v?re ¨¤ jour med journalf?ring av disse statusene.
Notater til journalf?ring
S?ket fanger opp notater med status E, F, S og M. Skal gjennomg?s daglig.
Y - dokumenter til journalf?ring
S?ket fanger opp y- dokumenter med status E, F, S og M. Skal gjennomg?s daglig. Denne dokumenttypen benyttes til ikke-arkivverdig dokumentasjon.
Gamle U med status F - til journalf?ring
Dersom s?ket gir treff etter 28. februar 2017 m? saksbehandler kontaktes for ? avklare om brevet skulle v?rt ekspedert digitalt, eller om saksbehandler skal sette status E manuelt.
S?ket fanger opp journalposter eldre enn 14 dager som har status F. S?ket er ment ? brukes til journalf?ring av utg?ende brev som ikke er ekspedert digitalt i overgangsperioden mellom papirpost og digital forsendelse (innf?ringsdato 13. februar 2017), og siden til ? kontrollere at brev som ikke kan ekspederes digitalt og har blitt skrevet ut av saksbehandler gis korrekt status E for journalf?ring.
Det kan ogs? v?re nyttig ? kontrollere Dagens registreringer-s?ket (se nedenfor) for ? fange opp brev til virksomheter hvor saksbehandler ikke har satt status til E.
EDF - Under forsendelse
S?ket fanger opp utg?ende brev som er under forsendelse digitalt fra UiO. I overgangsperioden mellom papirpost og digital forsendelse b?r s?ket kontrolleres daglig for ? se at g?rsdagens brev ikke ble hengende under sending. Brevene vil normalt ekspederes i l?pet av noen minutter. Dersom brev blir hengende kontakter dere saksbehandler s? denne f?r rettet opp eventuelle feil.
EDF - Overf?ring feilet
S?ket fanger opp utg?ende brev hvor digital ekspedering har feilet.
Dette s?ket skal kontrolleres daglig. N?r brukerst?tte-teamet ser journalposter i dette s?ket kontakter de saksbehandler s? denne f?r rettet opp feilen.
EDF - Sendt
S?ket fanger opp vellykkede forsendelser, digitalt og til utskrift. Dette er ikke et kontrolls?k, men er ment ? hjelpe med ? gi oversikt.
EDF - Sendt til utskrift (Ikke i bruk)
Dette s?ket er ikke lenger i bruk, men kan ikke slettes. Etter overgang til KS SvarUt m? man sjekke portalen til SvarUt for ? se om brevet er sendt til utskrift eller digitalt.
Ufordelte journalposter
Dette s?ket fanger opp ufordelte journalposter av typene I, N og X. For ? fange opp kopier m? det hakes av for Kopimottaker. S?ket vil da fange opp ufordelte kopier av typene I, U, N og X. Dette s?ket m? kontrolleres selv om det er lederne ved UiO som har ansvar for fordeling. Arkivet m? f?lge opp de tilfellene der fordelingen ikke skjer.
Saker opprettet av saksbehandler
Kvalitetssikring av eventuell skjerming.
Saker til avslutning
Kvalitetssikring av hele saker og metadata for avslutning.
Saker uten klassering
Det er ikke et krav at saksbehandlere selv skal klassere sakene. Arkivaren klasserer, eventuelt kvalitetssikrer klasseringen.
Restanser
Det er lederne ved UiO som har ansvar for ? f?lge opp restanser, men i tillegg b?r delarkivene holde et ?ye med tilstanden.
Ufordelte til godkjenner
Det er teknisk mulig i ePhorte ? huke av for Til godkjenning uten ? sette p? godkjenner. Dersom dette skjer kommer ikke journalposten videre i systemet f?r navn p? godkjenner er lagt til.
Ufordelt - ufordelt
Dette s?ket fanger opp journalposter som ikke er p?f?rt verken administrativ enhet eller saksbehandler. Alle delarkiv m? gj?re dette s?ket for ? finne journalposter som tilh?rer deres enheter.
JP som mangler fil - hoveddokument
Det er teknisk mulig i ePhorte ? opprette og journalf?re en journalpost uten dokumentfil. Det vil da bare v?re registrert metadata. Arkivaren m? se til at ogs? dokumentfilen er p? plass. Det er ikke mulig ? avslutte saken uten at alle journalposter har dokumentfiler.
JP som mangler fil - vedlegg
P? samme m?te som for hoveddokument er det teknisk mulig ? opprette vedlegg uten at dokumentfil er p? plass, bare metadata. Arkivaren m? se til at dokumentfilen er p? plass.
Saker uten journalposter
Dersom saker blir liggende sv?rt lenge (for eksempel et halvt ?r) uten journalposter kan de sannsynligvis slettes, etter samr?d med sakseier.
Dagens registreringer
Dette s?ket fanger opp alle dagens opprettede journalposter, ogs? Y-dokumenter, inkludert journalposter med status R.
Mottatte notat
Dette s?ket fanger opp enhetens mottatte interne notater.
Enhetens saker
Enkelt s?k med de feltene som blir mest benyttet i s?k etter saker.
Journalposter for enhet
Enkelt s?k med de feltene som blir mest benyttet i s?k etter journalposter.
Brukere
S?k etter enkeltbruker for ? se brukerens roller og tilganger.