ePhorte-terminologi

Alfabetisk oversikt over begreper i saksbehandling og arkivering.

Begrep	Forklaring
Arkivbegrensning	? holde utenfor eller fjerne dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
Arkivdel	Del av et arkiv hvor arkiverte saker er ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Eksempler: saksarkiv (SAK UIO), personalarkiv (PERS UIO), studentarkiv (STUD UIO).
Arkivverdige dokumenter	Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ ut?ver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Eksempler: m?teinnkallinger, -referater og -protokoller fra eksterne instanser m? vurderes i hvert tilfelle. Innkallinger hvor UiO er direkte involvert i m?te skal normalt journalf?res hvis det medf?rer saksbehandling eller det er viktig ? dokumentere deltakelse. Hvis en UiO-ansatt representerer institusjonen i eksterne organer vil det normalt v?re det organet som har arkivansvaret. Unntak kan v?re at sakene m? saksbehandles ved UiO som forberedelse. Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, s? lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post, jfr. arkivloven med forskrifter § 3-19. Informasjonspost er ikke arkivverdig materiale, og blir distribuert rett til saksbehandler.
Avskrivning	Registrering av opplysninger i journalen om n?r og hvordan behandlingen av et inng?ende dokument er blitt avsluttet. Se ogs? restanse.
Digital forsendelse	? sende brev digitalt til borgerne.
Digital postkasse	Sikkert digitalt postsystem tilsvarende den fysiske postkassen, hvor borgere mottar brev fra offentlige og private virksomheter.
Dokument Dokumentikon:	En avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt form?l. Informasjonen kan best? av for eksempel tekst, data, grafikk og bilder. En journalpost best?r av ett eller flere dokument(er), hvorav ett m? v?re hoveddokument.
Dokumenttype	I ePhorte finnes f?lgende dokumenttyper: I - Inng?ende dokument (brev som kommer til UiO fra ekstern avsender) - genererer restanse U - Utg?ende dokument (brev som sendes fra UiO til ekstern mottaker) N- Internt notat med oppf?lging - genererer restanse X - Internt notat uten oppf?lging Y - Mappedokument, internt arbeidsdokument (dokument som legges p? saken uten dokumentnummer, kommer ikke p? offentlig journal. Brukes til dokumenter som er hjelpemidler for saksbehandlingen, men ikke inng?r i den)
Dokumentkategori	Dokumenter som har noen felles egenskaper som gj?r at de kan beskrives p? samme m?te og kan ha samme type krav til utseende, innhold og lignende. Eksempler: brev og m?tereferater. Det er ikke n?dvendig ? fylle inn dette ved opprettelse av en journalpost, da informasjonen gjerne finnes andre steder i journalposten.
Dokumentflyt	Behandlingsrekkef?lge for et dokument, som omfatter de trinn eller faser som inng?r i rekkef?lgen. Eksempler: sende et dokument til godkjenning, sende en journalpost til l?nnsbehandling.
Ekspedere elektronisk	Den tekniske l?sningen for ? sende brev digitalt til borgerne.
Elektronisk arkiv	Elektronisk lagring av arkivverdige og eventuelt ikke arkivverdige dokumenter innenfor rammen av arkivsystem (NOARK).
Forsendelsesm?te	Viser om et brev i ePhorte er sendt til digital postkasse, via printtjeneste eller manuelt.
Forsendelsesstatus	Viser hvor i det elektroniske ekspederingsl?pet et brev befinner seg.
Hurtigmeny	Hurtigmenyer i ePhorte ?pnes ved at du plasserer musepekeren over et ikon med pil. Eksempelet til venstre er fra et dokumentikon.
Innhold	Brukes i journalposten for ? beskrive dokumentet, blir tittel p? selve dokumentet.
Internt arbeidsdokument	Mappedokument, dokument som legges p? saken uten journalf?ring/dokumentnummer (dokumenttype Y).
Internt notat	Dokument (N eller X) som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av s?rlige r?dgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. Interne notater skal journalf?res.
Journalpost (JP) JP-ikon	Journalpost betegner en journalf?ring av ett eller flere saksdokumenter som inng?r i en felles forsendelse. En journalpost er n?kkelopplysninger/metadata vedr?rende en dokumentforsendelse. N?kkeldata som alltid skal registreres og dermed blir s?kbare: Dokumenttype Overskriften i dokumentet gir dokumentbeskrivelsen. Dokumentdato Avsender og mottaker Saksbehandler p? UiO Lov og paragraf, hvis dokumentet er unntatt offentlighet En journalpost skal alltid v?re knyttet til en sak.
Kassasjon	Fjerning/tilintetgj?ring av arkivmateriale som har v?rt gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon.
Klassering	Registrering av en eller flere ordningsverdier spesifikk for den arkivdelen saken tilknyttes.
Offentlighetsvurdering	Se tilgangsvurdering.
Oppslagsknapp	Knappen gir mulighet for oppslag i et register. Eksempler: lovhjemmel-, adresse- eller brukerregister i ePhorte.
Ordningsprinsipp	Hovedprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel er for eksempel en arkivn?kkel. UiOs arkivn?kkel er basert p? statens fellesn?kkel. Det finnes ogs? andre ordningsprinsipper som f?dselsnummer og navn. Disse benyttes for eksempel p? personalmapper eller bygningsnummer i eiendomsarkiv. Ordningsprinsipp med tilh?rende verdier kan ogs? benyttes som s?kebegrep for ? lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.
Ordningsverdi	De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp. Eksempler: en arkivkode hentet fra arkivn?kkelen,ansattnummer, bygningsnummer osv.
Periodisering	Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne eller ujevne mellomrom. Dette inneb?rer at alle saker med dokumenter som har v?rt registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgj?r en egen enhet i et bortsettingsarkiv. I elektroniske arkivsystemer foretas periodisering ved at alle registreringer innenfor en eller flere arkivperioder tas ut av den aktive basen og legges i en historisk base.
Post	Innkomne dokumenter, uavhengig av forsendelsesm?te (elektronisk -post, telefaks, skjema, innskannede dokumenter osv). Budtjenesten bringer post ut p? de enkelte enhetene. Dokumenter som kommer p? faks eller e-post m? arkivtjenesten skanne og journalf?re p? samme m?te som med dokumenter mottatt per post. Dersom et originalt saksdokument ettersendes skal dette erstatte tidligere innskannet faks eller e-post. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.
Presedens	Prinsipielt viktig avgj?relse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.
Restanse	N?r saksbehandler mottar et dokument som krever oppf?lging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved ? avskrive dokumentet. Se ogs? avskrivning.
Sak Sakikon	En sak best?r av én eller flere journalposter med tilh?rende dokumenter. Saksbegrepet benyttes til ? lenke registrerte journalposter som logisk h?rer sammen til en felles identitet og som identifiseres med et felles saksnummer.
Saksansvarlig	Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet.
Saksbehandler	Den person som er ansvarlig for oppf?lging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Det m? v?re samme saksbehandler for alle dokumenter i én journalpost.
Saksbehandling	Saksbehandling er st?tte til det konkrete arbeidet med ? etablere fakta og formulere resultatet i en sak. I ePhorte legges spesifikasjonen av dette i Statens generelle kravspesifikasjon (SGK).
Saksdokument	Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan , og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. Et saksdokument er alltid arkivverdig, men ikke alle arkivverdige dokumenter er saksdokumenter.
Saksflyt	Saksflyt er en beskrivelse av hvilke etapper og instanser et dokument/en sak g?r gjennom i saksbehandlingen.
Saksgang	Saksgang er dokumentets formelle gang gjennom arkivsystemet. Mottak Journalf?ring Fordeling Saksbehandling, inkludert saksflyt Godkjenning Ekspedering og arkivering
S?keknapp	Her kan du utf?re s?k utover det som ligger i venstremenyen ePhorte.
Tekstdokument	Det elektroniske dokumentet som saksbehandler selv produserer, enten det er et hoveddokument eller et vedlegg.
Tilgangskode	Kode som benyttes for ? skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt. Bare de som er klarert for den aktuelle tilgangskode og autorisert for koden f?r se de opplysninger som er skjermet.
Tilgangsvurdering	Vurdering av om dokumentet skal skjermes mot innsyn, valg av korrekt lovhjemmel og p?f?ring av tilgangskode. Dette gjelder b?de internt og eksternt. Leder/saksbehandler har plikt til ? kontrollere anvendt hjemmel som er p?f?rt journalf?rte dokumenter. Delarkivene m? kontrollere at riktig tilgangskode er benyttet p? grunnlag av arkivdel og p?f?rt hjemmel.
Vedlegg	Dokument som ligger ved hoveddokumentet i en journalpost.