Importere e-post til en sak i ePhorte.
- St? i hovedbildet i ePhorte.
- Klikk p? Importsentraler som du finner i venstremenyen.
- Klikk p? Innboks.
- Du f?r da opp en ¡±feilmelding¡± (dette kan ta litt tid). Skriv inn ditt vanlige passord og klikk OK (ikke bruk enter-tasten).
- E-post du har overf?rt til din esak-mappe i MS Outlook kommer opp i bildet til h?yre.
- Klikk p? ikonet til den e-posten du vil importere og velg Importer E-post. Velg s? hvilken type journalpost du ?nsker ? opprette, eller som vedlegg til eksisterende journalpost.
- Merk: Mappedokument (sak) er Y-notat. Mappedokument (mappe) er ikke i bruk ved UiO.
- N?r du har valgt dokumenttype f?r du opp bildet som vist under.
Felt til utfylling
Fanen Saksdetaljer:
- Til sak: Dersom du vet hvilken sak e-posten skal importeres til kan du skrive inn saksnummeret og trykke p? tabulatorknappen p? tastaturet. Sakstittel vil da automatisk komme opp. Dersom du ikke vet saksnummeret kan du klikke p? forst?rrelsesglasset til h?yre og s?ke opp saken.
- Ny saksmappe: Alle journalposter i ePhorte m? tilh?re en saksmappe. Dersom du ikke har en sak ? importere til, vil ePhorte opprette en sak for deg. Denne vil f? samme tittel som e-posten, men kan redigeres. En trenger ikke slette tittelen p? Ny saksmappe dersom en har f?rt inn Til sak, da sistnevnte overstyrer f?rstnevnte.
- Arkivdel, Ordningsprinsipp og Ordningsverdi kan fylles ut her dersom du oppretter ny sak.
Fanen Journalpostdetaljer:
- Innhold: Her kommer automatisk tittelen p? e-posten opp. Det er denne tittelen som g?r ut p? offentlig journal og den b?r i mange tilfeller redigeres. I eksemplet som er vist her b?r tittelen endres til for eksempel "Sanghefte til julebord".
- Dokumentdato: fylles ved import automatisk ut til ? v?re e-postens dato.
- Adm. enhet og Saksbehandler fylles automatisk ut til ? v?re den som importerer e-posten. (Dersom en arkivar importerer vil sakseier komme opp i disse feltene).
- Tilgangskode og Hjemmel u.off. kan fylles ut her dersom journalposten inneholder informasjon som skal hjemles.
Fanen Avsender/Mottaker:
- I feltene her vil avsender av e-posten legge seg automatisk inn. Dette kan redigeres og en kan legge inn ekstra informasjon ved behov.
- U.off - hukes av dersom avsenders navn skal skjermes. NB! man m? velge tilgangskode og hjemmel f?r man huker av for u.off. for at skjermingen av avsender/mottaker skal bli st?ende.
- N?r du har lagt inn all informasjon klikk Importer.
- Du har n? importert e-posten til saken du valgte.
- Dersom du vil endre p? journalpostopplysningene etter importen gj?r du det ved ? redigere via journalpostikonet p? vanlig m?te.
Dersom du importerer en e-post du har sendt til en person eller virksomhet utenfor UiO:
Importerte utg?ende e-poster ferdigstilles ikke automatisk, som importerte inng?ende e-poster gj?r. Disse m? du manuelt gi status E for ? gj?re dem ferdige og klare for journalf?ring.
Klikk p? nedtrekksmenyen for journalposten e-posten ble importert til og velg Rediger.
Klikk p? nedtrekksmenyen i feltet Status ID og velg E - Ekspedert.
Klikk p? Lagre.