Godkjenningsprosess
- Godkjenningen blir registrert i ePhorte. Dette erstatter underskrifter og dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur.
- Dokumentet blir sendt til ¨¦n og ¨¦n mottaker i din angitte rekkef?lge. Hvis en av mottakerne ikke godkjenner dokumentet, avbrytes dokumentflyten og du f?r dokumentet i retur.
- N?r godkjenningsrunden er fullf?rt, f?r du dokumentet tilbake for kontroll. Eventuelle kommentarer m? leses og h?ndteres.
- Merk: Kontrakter og avtaler m? fysisk signeres og skannes p? nytt etter signering.
Krav
- Du m? ha skrevet inn i dokumentet hvem som har elektronisk godkjent dokumentet f?r det blir sendt til mottaker. Dette skal st? i dokumentet p? samme m?te som dersom dokumentet fysisk skulle signeres og paraferes. Dersom det er to som skal godkjenne, skal den med h?yest rang st? til venstre (signerer) og den med lavest rang st? til h?yre (paraferer).
- Den med h?yest rang skal v?re den som godkjenner sist i godkjenningsrunden. Dersom det er bare ¨¦n som skal godkjenne, skal dennes navn st? til venstre i dokumentet og saksbehandlers navn st? til h?yre.
F?r du sender p? godkjenningsrunde
- Du har skrevet brevet i Word, lagret og f?r opp bildet som vist under.
- Huk av for Legg p? skrivebeskyttelse.
- Ikke huk av Til godkjenning (denne brukes kun til enkel godkjenning, ikke sekvensiell).
- Har du allerede produsert dokumentet uten ? ha satt p? skrivebeskyttelse?
- Velg Rediger tekstdokument, og dokumentet ?pner seg i Word.
- Klikk s? p? Return to ePhorte.
- Du f?r da opp bildet hvor du kan legge p? skrivebeskyttelse.
Hvordan sende et dokument p? godkjenningsrunde
- F?r du sender p? godkjenningsrunde: Journalposten skal st? i status R.
- Du g?r inn p? journalposten hvor dokumentet ligger og velger Send p? godkjenningsrunde.
- Du kommer til skjermbildet Ny saksgang.
- Fyll ut f?lgende felt:
- Tittel: Vil inneholde teksten Godkjenn + innholdsbeskrivelse til journalposten. Ikke gj?r endringer p? den.
- Prioritet: Feltet angir hvilken prioritet oppgaven skal ha. Som standard foresl?s Normal. Dersom du velger h?y vil oppgaven markeres med et r?dt utropstegn hos dem som f?r tildelt oppgaven, velger du lav vises en bl? ned-pil.
- Beskrivelse: Her kan du legge inn en kommentar til den/de som skal godkjenne.
- Eier: Navnet du skriver f?rst vil v?re den f?rste p? godkjenningsrunden. Den som st?r sist skal alltid v?re den som endelig godkjenner. Eksempelvis skal assisterende fakultetsdirekt?r st? foran fakultetsdirekt?r. Dersom den f?rste i runden ikke godkjenner vil ikke den neste f? aktivisert sin oppgave og godkjenningsrunden blir avsluttet.
- N?r du har fylt ut klikker du Lagre.
- Dokumentet er n? sendt p? godkjenningsrunde og du kommer tilbake til journalpostbildet.
- I fanen Dokumentflyt er godkjenningsrunden registrert.
- Den f?rste linjen best?r av en ¡±overskrift¡± p? dokumentflyten med underliggende punkt:
- Den som sender p? godkjenning har en P?g?ende aktivitet.
- Den som skal f?rst godkjenne har f?tt sin oppgave Aktivisert.
- Den som godkjenner sist har status Ikke startet.
- Den som sender p? godkjenning skal til slutt kontrollere og fullf?re, og denne oppgaven har status Ikke startet.
Oversikt over det du har sendt p? godkjenningsrunde
- Klikk p? Oppgaver i venstremenyen og du f?r opp fire ulike s?k.
- Nye oppgaver. I dette s?ket f?r du opp nye oppgaver som du skal utf?re. Disse kan deles inn i to kategorier som vil v?re markert i oppgavetittelen.
- Dersom du skal godkjenne et dokument, vil du f? det til godkjenning i dette s?ket. Oppgavetittelen vil da begynne med Godkjenn + dokumenttittel. Se egen veiledning for ? godkjenne.
- Det du har sendt p? godkjenning vil komme inn som en ny oppgave n?r godkjenningsrunden er ferdig. Dette gjelder b?de for de dokumentene som er blitt godkjent og de som ikke er blitt godkjent. Oppgavetittelen for disse vil begynne med Kontroller godkjenning av + dokumenttittel.
- P?g?ende oppgaver: Oversikt over alle dokumentflyter som du har ansvar for. S?ket er ment som en oversikt.
- Utdelte oppgaver: Oversikt over hvilke journalposter med dokumenter du har sendt p? godkjenningsrunde og til hvem.
Eksempel: Journalpost 2008/1-1 er sendt p? godkjenning til ANNGBER og AREHOL. Journalposten ligger n? hos ANNEBER (status Aktivisert) til godkjenning og skal deretter til AREHOL (status Ikke startet) dersom ANNGBER godkjenner den.
- Ufordelte oppgaver: Dokumenter du har gjort klar til ? sende p? godkjenningsrunde, men hvor du ikke har satt p? mottakernavn.
Avslutning av godkjenningsrunden og ferdigstilling av journalposten.
- N?r godkjenningsrunden er fullf?rt vil saksbehandler f?r aktivisert en kontrolloppgave i Nye oppgaver. Det er saksbehandler som skal markere oppgaven som fullf?rt, hvis ikke vil oppgaven bli liggende i s?ket Nye oppgaver. Dersom en journalpost ikke er blitt godkjent m? man redigere tekstdokumentet og sende journalposten p? ny godkjenningsrunde. I s? fall skal en ikke slette den gamle.
- Klikk p? Oppgaver og Nye oppgaver i venstremenyen.
- Oppgaver du f?r utdelt etter godkjenner har tatt stilling til journalposten begynner med Kontroller godkjenning av i feltet Oppg.tittel.
- Hent frem journalposten ved ? klikke p? Tittel/Innhold. Du f?r da opp journalposten i jobbildet nederst og klikker videre p? fanen Dokumentflyt for ? kontrollere.
- I kolonnen Beslutning fremkommer det om godkjennerne i godkjenningsrunden har godkjent eller ikke godkjent. I kolonnen Kommentar vises eventuelle kommentarer fra hver enkelt i en godkjenningsrunde. Hold pekeren over kommentaren for ? se hele kommentaren i gul boks (gjelder lange kommentarer).
- N?r du har kontrollert godkjenningsrunden g? tilbake til s?ket Nye oppgaver. Klikk p? dokumentflytikonet og klikk Marker som fullf?rt.
- Oppgaven forsvinner n? fra s?ket Nye oppgaver (og P?g?ende oppgaver).
- V?r oppmerksom p? at selv om godkjenningsrunden er fullf?rt, er ikke journalposten ferdig. Du m? redigere journalposten og endre status til F-fullf?rt.
- N?r status p? dokumentflyten er Fullf?rt og status p? journalposten er F-Ferdig kan dokumentet og evt. vedlegg ekspederes til mottaker. Dersom dokumentet er et utg?ende brev og mottaker er en innbygger med norsk f?dselsnummer/D-nummer ekspederes brevet elektronisk. Dersom dokumentet er et utg?ende brev og mottaker er en virksomhet eller en person uten norsk f?dselsnummer/D-nummer sendes brevet p? papir.
Rediger/endre den som skal godkjenne
I venstremenyen velger du "Oppgaver" og deretter "Utdelte oppgaver" - du f?r opp dokumentflytene du har sendt og hvem som st?r som godkjennere.
For ? endre godkjenner ( eksemplet under - skal vi endre AREHOL )- klikk p? bl? trekant og velg "Rediger oppgave "
G? til feltet Saksbehandler - her bytter du til den saksbehandleren som skal st? som godkjenner.
Husk ? Lagre.
Du har n? endret godkjenner
Klikk p? "Utdelte oppgaver" - og du vil se endringen av godkjenner. I eksemplet er AREHOL n? endret til IBJORGEN.
