Kataloger

Katalogtyper

• Privat katalog
  Alle som har en rolle i ePhorte kan opprette privat katalog. Det vil kun v?re den som oppretter katalogen som kan legge inn saker,journalposter og dokumenter. Katalogen vil kun v?re synlig i eierens venstremeny.
• Enhetskatalog
  Kun de med lederrolle og arkivansvarligrolle i ePhorte kan opprette og vedlike holde katalogen - Men alle p? enheten kan se og lese dokumentene som ligger i katalogen.
• Felles katalog
  Kun de med arkivansvarligrolle i ePhorte kan opprette og vedlikeholde katalogen - men alle p? UiO kan se og lese dokumentene.

Opprette privat katalog

• Velg Ny privat katalog i menyen for ? opprette mapper og kataloger.

• Sett s? inn Navn p? katalogen du skal opprette og eventuell Merknad. Klikk s? p? Lagre.

• For ? se dine kataloger velger du Kataloger i venstremenyen.

Legge til sak i katalog

• Klikk p? katalogen du har opprettet for ? ?pne den i arbeidsvinduet.
• Her trykker du p? nedtrekksmenyen p? fanen Saksreferanse og velger Ny Saksreferanse.

• Da f?r du opp et vindu hvor du enten kan taste inn et Saksnr eller klikke p? forst?rrelsesglasset for ? s?ke opp en sak.

•  I dette s?ket kan du legge inn s?kekriterier som Tittel, Saksansvarlig, Dato og Adm.enhet.

• N?r du har funnet saken du ?nsker ? legge i katalogen, trykker du Lagre. Saken legger seg da i katalogen under fanen Saksreferanser.

Legge til journalpost

• ?pne Katalogen og velg fanen Journalpostreferanser. Trykk p? nedtrekksmenyen og velg Ny.

• Skriv inn L?penummer eller s?k opp journaposten du ?nsker ? legge til i katalogen med forskjellige kriterier p? samme m?te som vist over (n?r du skal legge til saker i katalogen).

• Klikk p? Lagre for ? legge Journalposten i katalogen. Den legger seg da under fanen Journalpostreferanser i Katalogen.

Legge til dokument

• For ? legge til et dokument i katalogen gj?r man stort sett det samme som n?r man legger saker og journalposter i katalogen.
• I fanen Dokumentreferanser velger du Ny i nedtrekksmenyen.

• Da f?r du som tidligere opp et vindu hvor du denne gangen enten kan taste inn en Dokumenttittel eller ?pne et s?kevindu ved ? trykke p? forst?rrelsesglasset.

• I s?kevinduet kan du avgrense s?ket etter forskjellige kriterier.

• N?r du har funnet dokumentet du ?nsker ? legge i katalogen klikker du p? Lagre.

• Da vil Dokumentet legge seg i Katalogen under fanen Dokumentreferanser.

Lage underkatalog

• Du har ogs? mulighet til ? opprette underkataloger i dine private kataloger.
• For ? gj?re dette ?pner du den private katalogen du har laget og velger Ny underkatalog i nedtrekksmenyen i fanen Underkataloger.

• Da f?r du opp et vindu hvor du m? legge inn navn p? underkatalogen og eventuelle merknader f?r du klikker p? Lagre for ? opprette underkatalogen.

• Underkatalogen vil da legge seg i venstrermenyen under den Private katalogen den er opprettet under. Underkataloger ?pnes som vanlige Private kataloger.

• Merk: Du kan opprette nye underkataloger i en underkatalog.