Tilgangskoder

Tilgangskodene som skal benyttes

Du og dine tilgangskoder

Som bruker av ePhorte har du f?tt ett sett med tilgangskoder. Du har ikke n?dvendigvis f?tt alle. Hvilke koder du har f?tt er bestemt av lederen for din avdeling, som bestiller dem med et eget skjema. Tilgangskodene dine har forh?ndsdefinerte niv?er de er autorisert for.

Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst

Tekst som ikke skal komme frem i offentlig journal eller kunne leses av alle brukere ved UiO m? i tillegg til tilgangskode skjermes aktivt/teksten m? sladdes.

Hvor settes tilgangskoder?

• Tilgangskoder settes b?de p? saksniv? og journalpostniv?.
• Hver journalpost i en sak m? offentlighetsvurderes uavhengig av sakens tilgangskode.
• Dokumentene i en journalpost blir f?rst skjermet n?r tilgangskode settes p? journalposten.
• Feltet tilgangskoder er ikke obligatorisk, og m? derfor settes manuelt.
• N?r du skal sette en tilgangskode p? en sak/journalpost kan du kun bruke de kodene du har f?tt autorisasjon for p? de niv?ene autorisasjonen gjelder.
   

Eksempel p? hvordan offentlig journal ser ut og hva brukere uten tilgangskode og niv?autorisasjon vil kunne lese n?r det er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

Eksempel p? offentlig journal n?r det ikke er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

Eksempel n?r det er brukt tilgangskode men ikke aktiv skjerming

Tilgangskoder og niv?er

Alle tilgangskodene dine har forh?ndsdefinerte niv?er de er autorisert for.

Det er 3 niv?er du kan f? tilgang til:

1. Egne saker
2. Administrativ enhet (seksjon/kontor/institutt/fakultet/museum/tilsvarende enhet)
3. UiO (h?yeste niv?)

Konsekvenser av tilgangskode og niv?autorisasjon n?r tilgangskode er p?f?rt saken/journalposten

• For ? kunne lese journalposten/saken:
  • Du m? ha har samme tilgangskode (uavhengig av de 3 niv?ene) og st? som mottaker /kopimottaker av journalposten.
  • Du har tilgangskoden autorisert for enheten som er eier av saken/journalposten du ?nsker ? lese
• Brukere innenfor samme avdeling/enhet har ikke n?dvendigvis f?tt autorisasjon for de samme tilgangskodene og niv?ene.
  • Dette betyr at i en enhet vil det kunne v?re brukere som ikke kan jobbe (opprette journalposter) p? tvers innad i enheten.
  • Dette kan eventuelt l?ses med ? opprette ad hoc-tilgangsgrupper eller en fast tilgangsgruppe.
• Du kan ikke lese elektroniske dokumenter (selve dokumentet) hvor saken/journalposten har en tilgangskode og et niv? som du ikke er autorisert for, men du kan s?ke opp og lese metadataene p? saken/journalposten. Du vil ikke kunne lese tekst som er sladdet/skjermet.

Metadata er den informasjonene som legges inn i selve registreringsbildet n?r man journalf?rer saker og journalposter.

Tilgangskoder og tilgangsgrupper

I noen tilfeller vil det v?re n?dvendig ? gi brukere som ikke er autorisert for niv?et (egne saker/avdelingens saker/enhetens saker/andre enheter enn din egen/UiOs saker) en sak/journalpost tilh?rer, tilgang til ?nsket sak/journalpost ved hjelp av tilgangsgrupper.

Brukeren som ikke er autorisert for niv?et blir da opprettet i en tilgangsgruppe og f?r en midlertidig tilgang til en bestemt sak/journalpost.

Det er to former for tilgangsgrupper:

1. Ad hoc-tilgangsgrupper (se veiledning)
   • Saksbehandlere og arkivpersonell kan lage slike grupper selv.
   • Forutsetningen for ? opprette en bruker i en tilgangsgruppe er at brukeren allerede har tilgangskoden som er satt p? saken/journalposten. Hvis du ikke har tilgangskoden, ta kontakt med leder for din enhet.
   • Tilgansggruppen opprettes og tilknyttes saksmappe eller journalpost.
   • Tilgangsgruppen kan ikke gjenbrukes p? andre saker eller journalposter.
   • Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk ogs? gir leserettigheter.
2. Faste tilgangsgrupper (se veiledning) 
   • Faste tilgangsgrupper er lite i bruk. De administreres av Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon.
   • Tilgangsgruppen er opprettet p? forh?nd.
   • Tilgangsgruppen er permanent og kan derfor gjenbrukes p? senere saker og journal- og dokumentposter.
   • Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk ogs? gir leserettigheter.

Tilgangskoder og arkivdel

Tilgangskoder som h?rer til i bestemte arkivdeler er i utgangspunktet P-kodene til arkivdel Personal og S-kodene til arkivdel Student.

Teknisk sett er det mulig ? benytte b?de P- og S-tilgangskodene p? tvers av arkivdeler.

Her er det viktig ? v?re bevisst p? ? benytte de rette arkivdeler for henholdsvis personal- og studentsaker.